淺談公證文書檔案管理

摘 要：公證檔案是公證機構對其公證證明活動的一個完整、真實的記錄，屬于國家檔案的重要組成部分，在日后的工作中具有重要的考查和利用價值。因此，有效地整理、保管好公證檔案是公證機關的重要任務。

關鍵詞：公證文書 檔案管理

公證檔案體現了公證機關貫徹執行國家有關法律、法規和各項方針政策的執行情況，公證檔案對公證工作的總結、研究也起著非常重要的作用，它體現了公證機關的基本職能，體現了公證機關的證明效力。如今隨著社會經濟的發展、人們法律意識的提高，大家的公證觀念也明顯增強，因此對公證檔案的管理水平的要求也越來越高。

一、對檔案管理人員的要求

公證檔案管理人員應由具有一定專業知識的人員擔任。公證檔案管理人員應堅持四項基本原則，能夠認真執行黨和國家的方針、政策，忠于職守、嚴守法紀，熱愛公證檔案工作。

二、檔案的立卷歸檔、接收和整理

公證事項辦結后，首先應當對公證文書進行整理。公證檔案立卷的原則是按年度一證一卷、一卷一號。對于同一當事人為同一目的而辦的多項公證可以合并成一卷，辦證人員應當在三個月內將公證文書整理完畢并移交給檔案室，并辦理好必要的交接手續。

檔案管理人員在接收檔案時，應按照《公證文書立卷歸檔辦法》的各項要求，嚴格檢查案卷質量，對于符合要求的進行接收，辦理好檔案移交手續。公證檔案分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類，并按公證檔案的類別、年度、保管期限等編寫歸檔順序號，并逐一錄入微機進行歸檔。對以密卷保存的檔案，應當單獨編號進行歸檔。

三、檔案的借調與查閱、保管和防護

在借閱檔案時必須履行一定的審批和登記手續，并限制一定的借閱期限，在限期內因某些特殊情況不能按期歸還公證檔案的，在經領導批準后辦理延期借閱手續。對于需要借出的公證檔案，借出時要辦理好交接手續及借據，并在規定的期限內按期歸還檔案。還回時如發現文件材料有缺損、案卷被拆封、涂改、增刪等情況，應立即向領導匯報，并及時進行追查。

對公證檔案的管理應當做到防潮、防火、防蟲、防污染、防高溫、防盜、防光，檔案室內要保持清潔、整齊，并經常通風。檔案室應由公證機關專門設立使用，不應存放與公證檔案無關的其他物品，禁止在檔案室及周圍存放易燃物。檔案管理人員應定期對公證檔案進行檢查和清點，對出現破損、變質、字跡褪色的檔案要及時采取有效措施，如采取修補和復制等補救措施，盡可能地減少損失。

四、檔案的保管期限

公證檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的公證檔案，一般是與變更人身權利、義務關系方面及涉及不動產所有權轉移方面有關系的公證檔案，如收養、繼承、出生遺囑等需要長時間利用的公證檔案；長期保管的檔案一般是涉及一些關于履行期取限在十六年以上的合同、協議等屬于在相當長時期內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為六十年；短期保管的檔案一般是履行期限在十六年以下的合同、健康證明等在較短的時間內需要查考、利用的公證檔案，保管期限為二十年。在對公證檔案劃分保管期限時應嚴格按照《公證管理辦法》進行，以免造成不必要的損失。

總而言之，公證文書檔案是公證活動中形成的、對整個公證活動進行的真實記錄，因此它對當事人合法權益的維護、公證效力的保障發揮著不可替代的作用，同時它對公證工作的發展，對公證活動的實施、監督具有重要的查考和利用價值。對公證檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作都是為了日后更好地利用，因此在公證檔案的管理過程中，應強化法律意識和檔案意識，牢固樹立依法管理檔案的觀念，實現公證檔案的規范化管理，在公證檔案管理的每一環節都要本著嚴謹的工作態度，管理好公證檔案，利用好公證檔案，使公證檔案的價值得以充分實現。

參考文獻：

[1]姚偉鳴，周蘇平.對公證檔案管理的理解[J]中國公證，2010（6）.

（作者單位：黑龍江省寧安市公證處）