現代企業內部長效溝通機制建立分析

【摘 要】有效的企業內部溝通可以提高企業管理水平。但目前企業內部溝通存在許多問題。企業需建立良好的長效溝通機制，才能實現長效溝通，不斷發展壯大。

【關鍵詞】企業內部；長效溝通；機制

溝通是指信息、思想和情感在個人或群體間傳遞的過程。溝通在企業內部是普遍存在的。但目前企業內部溝通存在著許多問題，難以真正達到溝通的預期效果、發揮長效作用。因而，企業有必要盡早建立健全內部長效溝通機制，這是企業管理是否成功的關鍵。

一、企業內部有效溝通特點分析

（1）非正式溝通比正式溝通更容易產生建設性的構想。正式溝通是指在企業內依據企業規定來傳遞信息并進行交流。其手段和形式有公函、文件、會議、報告、調查、培訓、面談、書面交流等，其具有約束力較強，效果較好且易于保密等優點。但這種方式刻板，溝通速度慢，并且存在失真的可能。非正式溝通指的是正式溝通渠道以外的信息的自由交流和傳遞以及相互之間的回饋，以達成雙方利益和目的一種方式。這種溝通方式不受組織監督，是由企業員工自由選擇溝通渠道進行的。團體成員私下交換看法、朋友聚會、工會組織的文娛活動、走訪、議論某人某事、傳播小道消息等都屬于非正式溝通。與正式溝通相比，非正式溝通形式靈活、直接明了、速度快、效率高、溝通的信息比較準確，容易及時了解到正式溝通沒有預料的或難以獲得的信息，能真實地反映員工的思想、態度和動機。因此采用非正式溝通更容易使員工暢所欲言和相互激發，從而產生許多建設性的構想。（2）滿足員工尊重需要的溝通更能提高溝通的效果。馬斯洛的需要層次理論告訴我們，尊重需要得到滿足，能使人對自己充滿信心，對社會滿腔熱情，體驗到自己活著的用處和價值。企業如果通過提高溝通的頻率，溝通深入、徹底，不流于形式，且注意給予員工平等的地位，溝通時管理者不凌駕于員工之上，員工就感覺到自己得到了重視和尊重，從而在與管理人員溝通時敢于說出自己的真實感受和想法，甚至愿為公司的發展奉獻一切。（3）完善的溝通制度是企業生存和發展的基礎。完善的溝通制度能夠規范企業的溝通規則，增強企業全方位的內部溝通頻次與途徑，使員工敢于打開心門袒露心聲，積極建言獻策，增強員工凝聚力；同時，企業通過對溝通中不良行為的約束，促進員工行為一致性，共建積極向上的企業文化，提高企業溝通效率與效果，完善企業的組織形式和管理制度，推動企業創新活動。而這一切構成了企業生存和發展的基礎。（4）恰當的溝通技巧有利于提高溝通效果。現代企業員工大都個性張揚與自我，在價值觀與行為特征上，沒有主義、沒有信仰，崇尚自由，不愿受太多約束。管理者在與他們溝通時，如果不注意溝通技巧的運用，很難實現雙方的溝通。因此管理者須掌握溝通技巧，才能與員工的溝通中達到溝通的目的。

二、企業內部溝通存在的問題

（1）溝通系統不完善。一個良好的信息溝通系統不僅要有向下的溝通渠道，還應有向上的、橫向的以及非正式的溝通渠道。但目前企業中溝通渠道管理薄弱，缺乏科學有效的溝通系統。主要表現在：第一，企業管理者只重視正式溝通渠道的信息傳遞，而忽視非正式溝通渠道的建設，很少創造非正式溝通渠道的門交流。第二，上下溝通和縱橫溝通比例不協調。企業更多的是通過層層下達指令發布信息，而忽視信息執行情況的反饋。第三，直接溝通方式較少。（2）缺乏深度溝通。深度溝通就是建立在互相平等、相互尊重基礎上的一種正式的、有計劃的、有目的的雙向溝通。但目前的企業溝通，大多是僅限于辦公室、會議室內的正式溝通，手法也僅限于“你問我答”式的座談、訪談。這些方式的訪談，常會帶有“居高臨下”的態勢，不能滿足員工受尊重和互相平等的情感需要；另一方面，許多企業與員工溝通的內容也是過于膚淺，基本上是些無關緊要的事情，或者是企業一些重要的問題和政策的制度，沒有給予員工足夠的討論，只是走過場，流于形式。這樣缺乏深度的溝通是達不到溝通的效果的。（3）溝通制度不健全。目前許多企業，尤其是民營企業和私營企業，內部溝通沒有向制度化和規范化發展，溝通制度不健全、不完善。以致于廣大員工未能夠直接參與管理、上情下達、下情上知以及未能與管理者保持實質性的溝通，使員工對企業的各種意見不能公開表達出來，聽不到處理的結果，出現了隨心所欲或漫無邊際的溝通現象。從而降低了企業內部溝通的管理水平。（4）管理者缺乏良好的溝通技能。溝通是企業管理者最為重要的職責之一。但是，在現實的管理活動中，卻常出現部門之間無法協調，員工無法說服，管理者不知道如何表達不贊同的意見等這樣的現象。這主要的原因是管理者缺乏良好的溝通技能造成的。

三、企業內部長效溝通機制建立分析

1.建立完善而有效的溝通系統。（1）健全企業溝通渠道。企業應設計一套包含正式溝通和非正式溝通的溝通渠道。在正式溝通渠道方面，除運用公函、文件、會議、報告、調查、培訓、面談、書面交流等這樣的傳統手段和方式上傳下達外，實行定期的領導見面和不定期的群眾座談會等這種有利于獲得員工真實思想、情感的正式溝通渠道；在非正式溝通渠道方面，除定期舉行郊游、聯誼會、聚會、工會組織的文娛活動等有計劃、有組織的活動外，還可以利用電子網絡技術這一溝通領域，為非正式溝通搭建良好的溝通平臺。（2）建立有效溝通反饋機制。第一，實施月會議、周會議、日常溝通交流會，建立快速溝通與反饋機制，對相關階段的工作情況、存在問題及偏差等進行充分溝通、反饋意見，以達成高效、雙贏的溝通。第二，積極反饋信息。作為信息的發送者，在傳遞信息后要通過提問以及鼓勵接收者積極反饋來取得反饋信息，同時信息傳送者也要仔細觀察對方的反應或行動以間接獲取反饋信息。接收者在反饋信息時，信息發送者要積極接受接收者的反饋信息。以使得企業溝通成為真正意義上的雙向溝通。第三，拓寬信息溝通反饋渠道。企業為員工提供多種溝通反饋渠道，如采納員工優秀合理化建議，采取匿名的方式提意見和問卷調查，開展企業非決策性問題的“出謀獻策”大賽，設立BBC論壇、內部郵箱，建立短信平臺及OA系統等方式，在企業內部營造鼓勵員工相互交流的民主氛圍，讓員工能隨時反饋信息，提出意見和建議，以實現組織的有效溝通。（3）加強橫向溝通。企業應通過部門、基層單位的每周例會、布置工作等方式，也可以定期召開部門會議、協調會議，員工日常面談、離職面談、考核面談、績效面談、關鍵事項面談、備忘錄、主題報告、例行的培訓等方式來加強橫向溝通。（4）重視直接溝通方式。對于一些與員工切身利益相關的問題溝通、對實際情況摸底調研溝通及分歧不大和比較簡單問題的快速交流，應更多地實行直接溝通的方式。公司領導要主動和部室負責人直接溝通，利用一些會議或活動的機會進行溝通，如經營分析會、計劃調度會和工會活動等，見縫插針地對涉及改革和經營的內容上傳下達。

2.制定和健全溝通制度。企業應通過推行上下級深度溝通制度，制定績效溝通制度、員工溝通交流會制度、員工面談溝通制度、員工意見溝通制度、員工溝通管理制度等制度來規范溝通的內容和溝通的行為，以達到企業內部長效溝通的目的。

3.提高管理者溝通技巧。溝通技巧是管理者必備的基本技能。在與員工溝通時，管理者如能恰當地掌握溝通技巧，就可以有效的提高溝通效果。為此企業的人力資源部要定期組織管理者進行溝通技巧的培訓，以利于管理者掌握多種溝通技巧，進一步提高溝通能力。

總之，企業只有建立完善的溝通平臺和機制，讓建言獻策的人得到鼓勵，這樣企業才能實現長效溝通，才能不斷發展壯大。

參 考 文 獻

[1]陳麗金.基于馬斯洛需要層次理論的員工激勵與溝通[J].中國商貿.2010.（8）：57～58

[2]論企業內部有效溝通.建設工程教育網.http：//www.jianshe99.com/html/2008-7-9 11：25

[3]商榮華，楊萍.淺析企業管理溝通中的問題及對策[J].時代經貿.2008.（2）178

基金項目：本文為廣西壯族自治區教育廳科研項目一般資助項目（編號：201203YB213）研究成果。