電大開放教育成績歸檔有關(guān)問題及其對策

【摘 要】電大開放教育已經(jīng)進(jìn)行了14年之久，其規(guī)模、質(zhì)量和效益有目共睹，但其成績歸檔問題鮮有提及，本文試從成績歸檔分析入手，探討電大開放教育學(xué)生成績歸檔如何適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電大；開放教育；成績；歸檔

學(xué)生從報名入學(xué)開始，歷經(jīng)每學(xué)期的學(xué)習(xí)、考試，取得課程成績通過幾個學(xué)期的學(xué)習(xí)，最終修完教學(xué)計劃規(guī)定課程，取得相關(guān)學(xué)分，獲得教學(xué)計劃規(guī)定的畢業(yè)最低學(xué)分即可畢業(yè)。在這其中，每個學(xué)期考試后的成績歸檔就顯得尤為突出，它最終衡量的是學(xué)生成績是否符合要求，能否順利通過畢業(yè)審核以及畢業(yè)后歸入學(xué)生個人學(xué)業(yè)檔案等方面的成績是否客觀、真實、有效，是我們?nèi)粘９ぷ鞑蝗莺鲆暤囊豁椫匾ぷ鳌?/p>

一、學(xué)生成績涉及的要素

（1）形成學(xué)生成績的有機構(gòu)成。學(xué)生成績并不僅僅只是傳統(tǒng)意義上的試卷卷面成績，學(xué)生成績一般是根據(jù)幾個部分的成績加權(quán)計算得來，并且不同性質(zhì)的課程，一般各個部分的權(quán)重也會有區(qū)別，從寬泛的角度，課程總評成績一般包括平時作業(yè)、考勤、終結(jié)性考試試卷卷面成績等等。當(dāng)然，在一些課程中，還包括學(xué)生參與網(wǎng)上活動、分組討論、社會實踐報告等等。（2）學(xué)生成績原始依據(jù)的保管。嚴(yán)格說來，既然課程總評成績一般包括平時作業(yè)、考勤、終結(jié)性考試試卷卷面成績等等，并且其中最重要的一般是終結(jié)性考試試卷，那么，作為最終成績的有機組成部分，不管是平時作業(yè)、考勤記錄還是終結(jié)性考試試卷都應(yīng)該作為成績檔案予以歸檔，否則，一旦在成績認(rèn)定上有所異議或者日后需要查詢，則應(yīng)該做到有據(jù)可依、有案可查，而不是簡單理解上的只要保管好試卷即可這么簡單。

二、現(xiàn)階段學(xué)生成績保管流程

（1）有關(guān)原始成績的歸集。既然課程總評成績一般包括平時作業(yè)、考勤、終結(jié)性考試試卷卷面成績等等，那么，在我們的管理流程中，一般將學(xué)生成績分為幾個大的模塊，并且將不同模塊根據(jù)管理權(quán)限分配給相應(yīng)的管理者，由不同的管理者根據(jù)要求將相應(yīng)的模塊成績進(jìn)行輸入，最后由課程總評成績管理者對不同的模塊進(jìn)行加權(quán)計算，就得出學(xué)生的成績。相應(yīng)地，有關(guān)原始資料一般也由不同的管理者負(fù)責(zé)整理歸檔、備查。（2）有關(guān)成績的發(fā)布。現(xiàn)在成績一般通過電子形式發(fā)布，但是根據(jù)管理需要，通常是每學(xué)期考試結(jié)束，試卷評閱完畢，有關(guān)成績參與加權(quán)計算的相關(guān)項目錄入完畢后，進(jìn)行成績合成，再將成績以班級為單位進(jìn)行打印后下發(fā)，通常是用專用套打紙張打印一式三套，加蓋成績專用章后保管，省校、市州電大及縣市電大分校（教學(xué)點）各一套，各自作為檔案進(jìn)行保管。（3）學(xué)生畢業(yè)審核及成績處理。打印保管的一般是按照學(xué)期下發(fā)的成績表，如果歸集到一起并與教學(xué)計劃進(jìn)行核對，就可以判定學(xué)生是否達(dá)到畢業(yè)要求，申請學(xué)位者，還需參照學(xué)位申請標(biāo)準(zhǔn)，通常，這些成績在學(xué)生畢業(yè)以后就很少涉及，絕大部分都作為永久檔案進(jìn)行保管。但仍有極少部分學(xué)生由于各種原因未按期畢業(yè)，還需要利用這些檔案。

三、現(xiàn)行管理模式下存在的一些問題

（1）輕原始證據(jù)留存，重結(jié)果管理。打印出來進(jìn)行保管的成績表實質(zhì)上是總評成績，而形成總評成績的各分項資料的保管則處于一種邊緣狀態(tài)，除試卷保留一段時間以外，其余資料的保管處于失控狀態(tài)，雖有保管要求，但因各種原因，實際上是沒有進(jìn)行具體監(jiān)控，而試卷本身的保管，其形勢亦不容樂觀，主要原因在于如果長期保管，保管場所是一個老大難問題。其結(jié)果是，往往保存不了幾年，就因場地問題而不得不處理掉了，既不嚴(yán)肅，也不規(guī)范。（2）電子化形勢下的隱患。現(xiàn)行的成績保管除紙質(zhì)成績表外，更多的是依賴電子數(shù)據(jù)形式，但是，一個無法回避的問題是，一旦數(shù)據(jù)服務(wù)器出問題，所帶來的后果就極有可能是災(zāi)難性的，比如黑客入侵、病毒感染及硬件故障等，因此，數(shù)據(jù)安全尤其是電子狀態(tài)的成績數(shù)據(jù)就顯得尤為重要。另一方面，由于電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子形式儲存的數(shù)據(jù)信息，有可能由于操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件不斷升級、變革等原因，導(dǎo)致無法使用。

四、應(yīng)對之策

（1）強化原始資料保管。縱然最終成績是由不同的部分組成且由不同的責(zé)任者負(fù)責(zé)，那么，就應(yīng)該建立具體的原始材料歸檔體制，如：試卷保管應(yīng)該說是最難解決的問題，我們應(yīng)該創(chuàng)新思維，充分利用現(xiàn)代科技帶來的便利，可以考慮對閱卷形式進(jìn)行改革，即采取電子閱卷的形式，將所有試卷一次性掃描下來后進(jìn)行評閱，既提高了評閱效率，也強化了總分的準(zhǔn)確性，更主要的是，可以將電子化的掃描件刻錄成光盤等永久保存。極大地節(jié)約了試卷保管的空間，也方便查詢。（2）提高成績檔案利用率。過去，學(xué)生成績單只是作為學(xué)生是否完成課程學(xué)習(xí)的一種衡量手段進(jìn)行了利用，沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，比如，有關(guān)課程的試卷分析估計就會不準(zhǔn)確，因為我們還是利用原始的試卷分析模式，如果采用電子閱卷形式，則不僅每道題的閱卷過程可以統(tǒng)計，更重要的是每道題甚至每個得分點的相關(guān)情況均可以得到充分的展現(xiàn)，成績資料就可以為以后的教學(xué)服務(wù)發(fā)揮更大的作用。將所有成績匯總起來，又可以分析每個專業(yè)所涉及課程的成績分布，即，學(xué)生該專業(yè)相關(guān)課程的掌握情況，這些資料的利用又可以指導(dǎo)我們今后在學(xué)科、專業(yè)建設(shè)上有的放矢，有所作為。另一方面，成績檔案還可以作為學(xué)生個人有關(guān)能力分析的參照，通過不同階段的成績分析，可以得到有關(guān)學(xué)生個人在那些方面有特長，在那些方面做的還不夠好，這樣就會為學(xué)生個人職業(yè)發(fā)展提供有益的支持，當(dāng)然，這些功能的發(fā)揮，還需要多方努力，設(shè)計出實用的分析系統(tǒng)。（3）探索成績歸檔新標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)該以創(chuàng)新思維，積極探索成績歸檔新標(biāo)準(zhǔn)，如，與其投資建立保管試卷的倉庫，還不如將其轉(zhuǎn)化為投資購置電子閱卷設(shè)備及人員培訓(xùn)，在成績歸檔上摸索電子信息形勢下的新型成績歸檔模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為我們帶來的便利、清潔、簡便、高效。另一方面，也可以從考試方面進(jìn)行改革，更多利用現(xiàn)代技術(shù)水平下的新型模式進(jìn)行考試，改變傳統(tǒng)的、單一紙質(zhì)考試模式，更多利用機考、網(wǎng)考等等，既利于學(xué)生的日常學(xué)習(xí)，也利于考試的組織與實施，還可以實現(xiàn)印刷、運送以及保管等方面的成本節(jié)約，在試卷評閱方面也可以實現(xiàn)逐步智能化，自動化，是一舉多得的明智之舉，其歸檔也相應(yīng)的比傳統(tǒng)模式要簡單得多。（4）加強技術(shù)創(chuàng)新。在新形勢下，我們應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代科技，革新傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案單一管理模式，逐步實現(xiàn)歸檔電子化，利用上的遠(yuǎn)程化，即不必如過去那樣，為查詢某個檔案要不惜千里迢迢、舟車勞頓，到達(dá)目的地還需要人工查找，極不便利，而應(yīng)該逐步實現(xiàn)成績檔案的電子化，既包括其最終成績，也包括相關(guān)的原始依據(jù)，形成完整的數(shù)據(jù)鏈，真正實現(xiàn)成績檔案與學(xué)生其他檔案一起，構(gòu)成一個完整、統(tǒng)一的整體，并且是以無紙化的形式展現(xiàn)，能夠通過一定的遠(yuǎn)程終端進(jìn)行查詢。當(dāng)然，在這一點上，還有待于進(jìn)一步進(jìn)行探討和完善。

有關(guān)成績歸檔問題不是簡單的裝訂、整理，其有關(guān)工作涉及方方面面，既有來源制約，更有國家法律、規(guī)章等方面的要求，我們應(yīng)該在成績歸檔和教學(xué)、考試組織與實施方面實現(xiàn)良性互動，真正實現(xiàn)相互促進(jìn)、相互作用，開創(chuàng)成績歸檔與有關(guān)工作順利實施的雙贏局面。