淺談在線監(jiān)察系統(tǒng)在業(yè)務監(jiān)督中的應用

【摘 要】本文探討了在線監(jiān)察系統(tǒng)如何在各項業(yè)務監(jiān)督中應用，應用系統(tǒng)在全過程監(jiān)督控制的有益嘗試，是技術(shù)防腐的創(chuàng)新，為業(yè)務管理和監(jiān)督提供了重要的抓手。

【關鍵詞】在線監(jiān)察；業(yè)務監(jiān)督

在分散銷售體制下，預防腐敗工作由各生產(chǎn)企業(yè)負責，工作的針對性強，企業(yè)紀檢監(jiān)察力量也很強。而在集中銷售體制下，人員重組、業(yè)務重組、工作流程再造等，不僅帶來人員的巨大變動，也帶來經(jīng)營業(yè)務和經(jīng)營環(huán)境的巨大變化。在集中銷售體制下，為了加強預防腐敗工作，中國石化集團公司紀檢組、監(jiān)察局組織開發(fā)了化工產(chǎn)品銷售業(yè)務在線監(jiān)察系統(tǒng)。化工銷售組織在線監(jiān)察員通過在線監(jiān)察系統(tǒng)對銷售業(yè)務進行了密切的跟蹤監(jiān)察，并結(jié)合線下監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題狠抓整改，舉一反三，防微杜漸，使非正常操作行為明顯減少。

一、明確工作目標，做到有的放矢

化工產(chǎn)品銷售實行集中管理體制以后，企業(yè)的規(guī)模擴大、管理層次增多，授權(quán)管理的鏈條較長，直接控制的難度很大。在這種形式下，要加強監(jiān)督就要對業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)開展風險評估，找到監(jiān)督的關鍵環(huán)節(jié)和監(jiān)督重點，繼而針對這些關鍵環(huán)節(jié)制定出切實可行的風險控制方法，盡可能利用好現(xiàn)代管理系統(tǒng)，避免和減少人為因素的影響。生產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)管理重點在存貨、固定資產(chǎn)等方面，銷售企業(yè)有所不同，人力資本是化工銷售最大的資本，化工產(chǎn)品銷售的各項業(yè)務工作，從計劃編制、價格制定、訂單管理，到開具發(fā)票、貨款結(jié)算、物流運輸?shù)鹊龋际怯山?jīng)營管理人員操作完成的，經(jīng)營管理人員在其中起到了十分重要的作用。做好監(jiān)督工作既是對人力資本的保護，也是對化工銷售可持續(xù)發(fā)展的保障。集團公司監(jiān)察局組織起草的化工產(chǎn)品銷售業(yè)務監(jiān)督辦法對化工產(chǎn)品銷售的各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行了梳理分析，確定了6個重點監(jiān)督環(huán)節(jié)，即銷售計劃、客戶信用審核、產(chǎn)品銷售價格、合同審批與履行、貨款結(jié)算、產(chǎn)品倉儲運輸，并確定了17項監(jiān)督內(nèi)容和6條“高壓線”，對化工產(chǎn)品銷售業(yè)務監(jiān)督工作給出指導性規(guī)定，明確了監(jiān)督目標，有利于促進化工產(chǎn)品銷售業(yè)務監(jiān)督制度的規(guī)范和完善。

二、依托信息系統(tǒng)，確定監(jiān)察重點

化工銷售的信息化工作起點較高，目前已建成具有國內(nèi)領先水平的商務、物流和經(jīng)營管理信息化平臺，形成了以資源計劃管理系統(tǒng)（ERP）為核心，客戶關系管理系統(tǒng)（CRM）、物流信息系統(tǒng)（LIS）、數(shù)據(jù)倉儲系統(tǒng)（BW）以及辦公自動化系統(tǒng)OA、合同管理系統(tǒng)（CIMS）、電子提貨IC卡等系統(tǒng)緊密集成的業(yè)務支撐體系，對公司的業(yè)務運行和經(jīng)營管理提供了全方位的支持。化工產(chǎn)品銷售的各項業(yè)務都緊緊依靠以ERP為中心的信息系統(tǒng)來開展，整個營銷業(yè)務都在公司網(wǎng)絡上運行，操作過程可追溯易查詢，這些系統(tǒng)既是開展產(chǎn)品營銷的重要支撐，又為實施監(jiān)督提供了重要手段。要對化工產(chǎn)品銷售開展監(jiān)督工作，相應的監(jiān)督手段必須創(chuàng)新，必須充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對經(jīng)營管理工作抓源頭、抓重點、抓關鍵，通過不斷地加強信息化建設強化監(jiān)督防線。

ERP系統(tǒng)對銷售業(yè)務的各個環(huán)節(jié)實行嚴格的權(quán)限設置，對業(yè)務人員開單、價格維護、合同審核釋放等環(huán)節(jié)實現(xiàn)了有效分離和全方位監(jiān)控；數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)（BW）將銷售計劃、產(chǎn)品價格、銷售、運輸、結(jié)算等信息集成起來，建立起統(tǒng)一的經(jīng)營決策支持系統(tǒng)，為系統(tǒng)監(jiān)控提供有力的信息支撐。

在線監(jiān)察系統(tǒng)是基于化工銷售BW開發(fā)的一套針對化工產(chǎn)品銷售流程的信息系統(tǒng)，當天上班即可得到截止前一日的相關業(yè)務信息。這套系統(tǒng)針對銷售計劃、客戶信用審核、產(chǎn)品銷售價格、合同審批與履行、貨款結(jié)算、產(chǎn)品倉儲運輸這6個重點監(jiān)督環(huán)節(jié)設計了7個模塊：銷售計劃、銷售價格、零星銷售、殘次品銷售、客戶信用、貨款結(jié)算、倉儲運輸。對這些領域可能預見的問題實施監(jiān)控，對部分指標設定了預警值，當業(yè)務數(shù)據(jù)超過預警值時，系統(tǒng)會在報表中以紅色進行提示。根據(jù)提示信息可以快捷查找問題。

三、層層抽絲剝繭，細化監(jiān)察功能

下面簡要介紹一下在線監(jiān)察系統(tǒng)對銷售計劃、銷售價格、零星銷售、客戶信用、貨款結(jié)算的監(jiān)控方法。

銷售計劃監(jiān)控模塊下設“監(jiān)察化工銷售客戶銷售計劃調(diào)整監(jiān)控”項目，主要功能是監(jiān)察區(qū)域計劃沒有調(diào)整（或調(diào)整幅度較小），而分解到客戶的銷售月度計劃有大幅調(diào)整的情況。同時，還能查詢化工銷售客戶計劃調(diào)整歷史，銷售計劃按年、月、日的計劃執(zhí)行情況。

四、實施在線監(jiān)察，規(guī)范業(yè)務操作

通過對產(chǎn)品銷售業(yè)務開展在線監(jiān)察，發(fā)現(xiàn)了幾類異常情況。一是交易日期相近，銷售最低價和最高價差距較大的情況；二是交易日期相近，某客戶銷售價格與區(qū)域均價差距較大的情況；三是通過修改ERP中交易日期導致結(jié)算價格低于原定價格的現(xiàn)象。

經(jīng)公司、區(qū)域分公司兩級產(chǎn)品部門、計劃部門核實，造成異常情況的主要原因有主客觀兩方面，主觀原因主要是業(yè)務員開立銷售訂單時技術(shù)不過關或粗心大意，導致操作失誤；客觀原因主要是按照合同約定進行量價保留、按照營銷政策進行價格回顧、客戶月末開單時恰好產(chǎn)品價格走低、產(chǎn)品等級不同導致價格差異等。

對于主觀原因造成的異常情況，各區(qū)域分公司對相關責任人進行了批評教育及處罰，并舉一反三深入查找類似情況，并嚴格要求規(guī)范操作，避免同類錯誤再次發(fā)生。

五、逐級配置人員，健全監(jiān)督網(wǎng)絡

起初只有總部監(jiān)察局的一名同志負責從系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)編制在線監(jiān)察報告，由化工銷售公司紀檢監(jiān)察部門協(xié)調(diào)區(qū)域公司及本部相關部門對報告中的情況進行核實，對經(jīng)核實有政策依據(jù)的寫明實際情況，對經(jīng)確認存在的問題要落實整改，并將落實情況形成書面報告及時報送監(jiān)察局。運行一段時間之后，化工銷售公司為加強自我監(jiān)督、自我管理，向監(jiān)察局提出申請，為公司本部和4家區(qū)域分公司配備了18名在線監(jiān)察員，本部包含全部產(chǎn)品、物流、財務、審計、紀檢等各部門，區(qū)域公司主要有計劃部門、紀檢部門。為高效、有序、常規(guī)地開展在線監(jiān)察工作，化工銷售公司專門制訂了《在線監(jiān)察管理暫行規(guī)定》，對在線監(jiān)察用戶審批、權(quán)限配置、職責分工、工作內(nèi)容、紀律約束等方面進行了規(guī)定。除特殊情況外，化工銷售公司本部在線監(jiān)察員每月召開工作例會，對各自分工范圍當月的監(jiān)察情況進行匯報交流，區(qū)域公司雖不能參會但也按時提交監(jiān)察報告，會后，由紀檢監(jiān)察處匯總各家報告形成會議紀要，報送公司、區(qū)域公司領導。對報告中反映的情況，各條產(chǎn)品線、各家區(qū)域公司均積極查找原因，確有問題的及時整改，并對相關責任人提出批評或處罰，堵塞了漏洞，促進了管理，提高了經(jīng)濟效益。

由于化工銷售公司本部主要職能是宏觀管理，具體銷售業(yè)務都在區(qū)域公司操作，在線監(jiān)察系統(tǒng)反映的問題需要深入?yún)^(qū)域公司各業(yè)務部門、找到具體業(yè)務人員方能解釋清楚。鑒于此，為進一步發(fā)揮在線監(jiān)察系統(tǒng)的監(jiān)督作用，化工銷售公司再次向監(jiān)察局申請，繼續(xù)補充各區(qū)域公司產(chǎn)品部、財務部、物流部、綜合部的31名關鍵崗位人員為在線監(jiān)察員，全公司在線監(jiān)察員總數(shù)達到49名。同時為全體在線監(jiān)察員開通業(yè)務公開（網(wǎng)上巡視）權(quán)限，構(gòu)建起監(jiān)察局、化工銷售本部、化工銷售區(qū)域公司三個層次的監(jiān)督體系，使監(jiān)督力量向縱深發(fā)展，便于對發(fā)現(xiàn)的問題展開抽絲剝繭式的調(diào)查核實。

六、結(jié)語

為努力使在線監(jiān)察系統(tǒng)發(fā)揮更好的作用，使在線監(jiān)察工作取得實效，今后的重點將從對價格偏離度、定價日期修改等程序性問題的監(jiān)察向量價配合情況轉(zhuǎn)移，對量價配合異常情況將加大分析和監(jiān)察的力度。這對紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督部門的人員素質(zhì)提出了更高的要求，專職監(jiān)督人員必須熟悉營銷策略和業(yè)務流程，深入了解公司的信息系統(tǒng)，學好用好這些系統(tǒng)，逐步提高系統(tǒng)應用水平，將信息技術(shù)手段和線下傳統(tǒng)手段結(jié)合使用，實現(xiàn)對化工產(chǎn)品營銷管理的全過程監(jiān)督控制，為國有企業(yè)資產(chǎn)的保值增值、人員的安全廉潔提供有力保障。

參考文獻

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