淺談在線監察系統在業務監督中的應用

【摘 要】本文探討了在線監察系統如何在各項業務監督中應用，應用系統在全過程監督控制的有益嘗試，是技術防腐的創新，為業務管理和監督提供了重要的抓手。

【關鍵詞】在線監察；業務監督

在分散銷售體制下，預防腐敗工作由各生產企業負責，工作的針對性強，企業紀檢監察力量也很強。而在集中銷售體制下，人員重組、業務重組、工作流程再造等，不僅帶來人員的巨大變動，也帶來經營業務和經營環境的巨大變化。在集中銷售體制下，為了加強預防腐敗工作，中國石化集團公司紀檢組、監察局組織開發了化工產品銷售業務在線監察系統。化工銷售組織在線監察員通過在線監察系統對銷售業務進行了密切的跟蹤監察，并結合線下監督檢查，對發現的問題狠抓整改，舉一反三，防微杜漸，使非正常操作行為明顯減少。

一、明確工作目標，做到有的放矢

化工產品銷售實行集中管理體制以后，企業的規模擴大、管理層次增多，授權管理的鏈條較長，直接控制的難度很大。在這種形式下，要加強監督就要對業務流程的各個環節開展風險評估，找到監督的關鍵環節和監督重點，繼而針對這些關鍵環節制定出切實可行的風險控制方法，盡可能利用好現代管理系統，避免和減少人為因素的影響。生產企業資產管理重點在存貨、固定資產等方面，銷售企業有所不同，人力資本是化工銷售最大的資本，化工產品銷售的各項業務工作，從計劃編制、價格制定、訂單管理，到開具發票、貨款結算、物流運輸等等，都是由經營管理人員操作完成的，經營管理人員在其中起到了十分重要的作用。做好監督工作既是對人力資本的保護，也是對化工銷售可持續發展的保障。集團公司監察局組織起草的化工產品銷售業務監督辦法對化工產品銷售的各個業務環節進行了梳理分析，確定了6個重點監督環節，即銷售計劃、客戶信用審核、產品銷售價格、合同審批與履行、貨款結算、產品倉儲運輸，并確定了17項監督內容和6條“高壓線”，對化工產品銷售業務監督工作給出指導性規定，明確了監督目標，有利于促進化工產品銷售業務監督制度的規范和完善。

二、依托信息系統，確定監察重點

化工銷售的信息化工作起點較高，目前已建成具有國內領先水平的商務、物流和經營管理信息化平臺，形成了以資源計劃管理系統（ERP）為核心，客戶關系管理系統（CRM）、物流信息系統（LIS）、數據倉儲系統（BW）以及辦公自動化系統OA、合同管理系統（CIMS）、電子提貨IC卡等系統緊密集成的業務支撐體系，對公司的業務運行和經營管理提供了全方位的支持。化工產品銷售的各項業務都緊緊依靠以ERP為中心的信息系統來開展，整個營銷業務都在公司網絡上運行，操作過程可追溯易查詢，這些系統既是開展產品營銷的重要支撐，又為實施監督提供了重要手段。要對化工產品銷售開展監督工作，相應的監督手段必須創新，必須充分運用現代信息技術，對經營管理工作抓源頭、抓重點、抓關鍵，通過不斷地加強信息化建設強化監督防線。

ERP系統對銷售業務的各個環節實行嚴格的權限設置，對業務人員開單、價格維護、合同審核釋放等環節實現了有效分離和全方位監控；數據倉庫系統（BW）將銷售計劃、產品價格、銷售、運輸、結算等信息集成起來，建立起統一的經營決策支持系統，為系統監控提供有力的信息支撐。

在線監察系統是基于化工銷售BW開發的一套針對化工產品銷售流程的信息系統，當天上班即可得到截止前一日的相關業務信息。這套系統針對銷售計劃、客戶信用審核、產品銷售價格、合同審批與履行、貨款結算、產品倉儲運輸這6個重點監督環節設計了7個模塊：銷售計劃、銷售價格、零星銷售、殘次品銷售、客戶信用、貨款結算、倉儲運輸。對這些領域可能預見的問題實施監控，對部分指標設定了預警值，當業務數據超過預警值時，系統會在報表中以紅色進行提示。根據提示信息可以快捷查找問題。

三、層層抽絲剝繭，細化監察功能

下面簡要介紹一下在線監察系統對銷售計劃、銷售價格、零星銷售、客戶信用、貨款結算的監控方法。

銷售計劃監控模塊下設“監察化工銷售客戶銷售計劃調整監控”項目，主要功能是監察區域計劃沒有調整（或調整幅度較小），而分解到客戶的銷售月度計劃有大幅調整的情況。同時，還能查詢化工銷售客戶計劃調整歷史，銷售計劃按年、月、日的計劃執行情況。

四、實施在線監察，規范業務操作

通過對產品銷售業務開展在線監察，發現了幾類異常情況。一是交易日期相近，銷售最低價和最高價差距較大的情況；二是交易日期相近，某客戶銷售價格與區域均價差距較大的情況；三是通過修改ERP中交易日期導致結算價格低于原定價格的現象。

經公司、區域分公司兩級產品部門、計劃部門核實，造成異常情況的主要原因有主客觀兩方面，主觀原因主要是業務員開立銷售訂單時技術不過關或粗心大意，導致操作失誤；客觀原因主要是按照合同約定進行量價保留、按照營銷政策進行價格回顧、客戶月末開單時恰好產品價格走低、產品等級不同導致價格差異等。

對于主觀原因造成的異常情況，各區域分公司對相關責任人進行了批評教育及處罰，并舉一反三深入查找類似情況，并嚴格要求規范操作，避免同類錯誤再次發生。

五、逐級配置人員，健全監督網絡

起初只有總部監察局的一名同志負責從系統中抽取數據編制在線監察報告，由化工銷售公司紀檢監察部門協調區域公司及本部相關部門對報告中的情況進行核實，對經核實有政策依據的寫明實際情況，對經確認存在的問題要落實整改，并將落實情況形成書面報告及時報送監察局。運行一段時間之后，化工銷售公司為加強自我監督、自我管理，向監察局提出申請，為公司本部和4家區域分公司配備了18名在線監察員，本部包含全部產品、物流、財務、審計、紀檢等各部門，區域公司主要有計劃部門、紀檢部門。為高效、有序、常規地開展在線監察工作，化工銷售公司專門制訂了《在線監察管理暫行規定》，對在線監察用戶審批、權限配置、職責分工、工作內容、紀律約束等方面進行了規定。除特殊情況外，化工銷售公司本部在線監察員每月召開工作例會，對各自分工范圍當月的監察情況進行匯報交流，區域公司雖不能參會但也按時提交監察報告，會后，由紀檢監察處匯總各家報告形成會議紀要，報送公司、區域公司領導。對報告中反映的情況，各條產品線、各家區域公司均積極查找原因，確有問題的及時整改，并對相關責任人提出批評或處罰，堵塞了漏洞，促進了管理，提高了經濟效益。

由于化工銷售公司本部主要職能是宏觀管理，具體銷售業務都在區域公司操作，在線監察系統反映的問題需要深入區域公司各業務部門、找到具體業務人員方能解釋清楚。鑒于此，為進一步發揮在線監察系統的監督作用，化工銷售公司再次向監察局申請，繼續補充各區域公司產品部、財務部、物流部、綜合部的31名關鍵崗位人員為在線監察員，全公司在線監察員總數達到49名。同時為全體在線監察員開通業務公開（網上巡視）權限，構建起監察局、化工銷售本部、化工銷售區域公司三個層次的監督體系，使監督力量向縱深發展，便于對發現的問題展開抽絲剝繭式的調查核實。

六、結語

為努力使在線監察系統發揮更好的作用，使在線監察工作取得實效，今后的重點將從對價格偏離度、定價日期修改等程序性問題的監察向量價配合情況轉移，對量價配合異常情況將加大分析和監察的力度。這對紀檢監察、審計等監督部門的人員素質提出了更高的要求，專職監督人員必須熟悉營銷策略和業務流程，深入了解公司的信息系統，學好用好這些系統，逐步提高系統應用水平，將信息技術手段和線下傳統手段結合使用，實現對化工產品營銷管理的全過程監督控制，為國有企業資產的保值增值、人員的安全廉潔提供有力保障。

參考文獻

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