國家開放大學的成立

【摘 要】國家開放大學的成立，使從事開放教育的廣播電視大學檔案工作隨之面臨新的形勢，只有盡快建立建全檔案管理工作機制，積極引進檔案信息化管理人才，加快檔案信息化建設步伐，重視對專兼職檔案人員的繼續教育和培訓，才能應對當前開放教育檔案管理工作中面臨的新問題與新挑戰。

【關鍵詞】開放教育；檔案工作；面臨的機遇與挑戰

學校的檔案是學校從事各項工作活動的真實記錄和歷史寫照，也是學校、教學、科研和管理等諸多方面工作業績和經驗的長期積累。檔案工作是一項基礎性的工作，伴隨國家開放大學在人民大會堂正式揭牌成立，各級廣播電視大學的檔案工作在開放教育教學管理活動中將扮演越來越重要的角色。因此，加強檔案綜合意識在開放教育各項工作中有著重要的意義。

一、國家開放大學的成立，為開放教育檔案工作的發展提供歷史性的機遇

國家開放大學是一所以中央廣播電視大學和地方各級廣播電視大學為基礎組建的、以現代信息技術為支撐、辦學網絡立體覆蓋全國城鄉、學歷與非學歷教育并重、面向全體社會成員、沒有圍墻的新型大學。國家開放大學的組建成立，標志著廣播電視大學系統在新的歷史起點上踏上了新的征途。國家開放大學強調“開放、責任、質量、多樣化、國際化”的辦學理念，大力發展非學歷繼續教育，穩步發展學歷繼續教育，推進現代科技與教育的深度融合，搭建終身學習“立交橋”，適應國家經濟社會發展和人的全面發展需要，促進終身教育體系建設，促進全民學習、終身學習的學習型社會。按照國家開放大學辦學理念與功能定位，它將要為學習者提供隨時隨地的遠程學習支持服務，并建設具備學分認證、轉換、存取等功能的學分銀行系統，為每個學習者建立個人終身學習檔案，在這樣的功能需求背景下，有關的教學檔案工作更加顯得突出重要。因此，學校要以強化檔案業務建設為基礎，以提升檔案服務水平為目的，奮發進取，爭創一流，為國家開放大學建設與學習支持服務提供強有力的支撐。

（一）加強學習，努力提高工作能力，打造一流的國家開放大學檔案團隊

首先，樹立檔案學習是終身學習的觀念，在不斷提高檔案工作人員政治素質和道德素質的同時，加大對其業務培訓、加強繼續教育培訓、實行持證上崗制度，讓檔案專業技術人員接受繼續教育情況登記考核，把檔案教育培訓納入檔案工作年度考核指標，督促檔案人員掌握必要的檔案管理知識和技術。其次，豐富檔案培訓內容，優化檔案人員的知識結構，不斷鞏固和提高檔案人員的專業素質，努力實現檔案工作這支隊伍既有精深的專門知識，又有廣博的知識面，肯鉆研的、過硬的現代檔案管理工作團隊。

（二）貼緊一切為“系統”服務、為“學生”服務，提供一流的檔案服務水平

國家檔案局第27號令明確提出“大檔案”理念，將學生檔案納入高校檔案工作管理范疇，要求高校檔案價值內涵應從“對學校和社會有保存價值”延伸到“對學生、學校和社會有保存價值”。

電大辦學的特殊性在于是以系統依托而存在，從省級電大到市級電大延伸到縣級電大、教學點，學生人數眾多、教學管理檔案內容繁雜、數量龐大、而且延續時間久遠（學生學籍保留時間長達8年）。因此，開放教育從招生到學籍到考務的每一個環節，從文件資料形成、收集、整理、歸檔、利用的所有過程中，都很明顯地顯露出檔案所具備的使用價值。完善檔案管理工作機制與模式，通過數字化信息建設使傳統的檔案管理工作適應現代化進程需求是當前廣播電視大學系統檔案管理工作的迫切需要。只有這樣才能更好地通過管理工作來服務系統、服務學生。

（三）創新檔案管理模式，加快檔案管理的信息化建設

國家檔案局于2002年11月印發的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出：檔案部門要努力實現檔案管理現代化和辦公自動化，具體明確了檔案信息化建設的基本內容和建設要求，要實現館藏重要全宗紙質檔案的照片、錄像檔案的數字化。提出檔案工作的數字化是國家重要戰略政策基礎。電大從傳統的廣播電視教育發展到以互聯網為基礎的現代化遠程教育，實現檔案管理數字化應該說具備比較優越的建設基礎。我們可以借鑒國外先進檔案管理體制，如圖書、檔案、資料一體化管理模式，建設湖北廣播電視大學數字化檔案管理網站，將每年學校印發的所有紅頭文件進行數字化處理，按照檔案管理制度的要求，編制檢索工具，提供檔案目錄、全宗指南、計算機查詢系統，以教師、管理人員及學生為服務對象，以電大庫藏檔案信息為服務內容，通過各種服務方式，實現開放教育各類檔案信息資源共享最大化，讓檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步。

二、開放教育檔案管理工作存在的問題及主要原因

（1）檔案隊伍的現狀。以湖北電大為例，開放教育在校生有十萬余人，而省校本部專職檔案員只有2名，具有檔案專業正規學歷僅1名，更無檔案專業高級職稱，說明省校本部中檔案專業人才太少。

（2）經費上投入不足。以湖北電大為例：如開放教育畢業的學生有10余萬人，在籍學生規模也在10萬人以上，而學籍檔案室至今仍只有一間17個平方的狹小房間，且無一個像樣的檔案柜，條件簡陋，檔案環境硬件投入存在嚴重不足現象。

（3）檔案管理人員在學校地位不高，從事檔案工作人員難以得到相應的晉升機會，造成檔案管理人員不安于現狀。檔案工作人員服務被動，不注重檔案利用需求變化的研究，只是僅限于坐上門查檔。編研工作不足，僅停留在檔案淺層次的文件加工，沒有對材料進行深層次的加工，不能適應新形勢的需求，不能滿足學校科研發展和學校管理決策需要，無法發揮應有的價值和作用。

（4）管理手段和管理方式落后。雖然引進檔案管理系統軟件，但對信息技術缺乏深入的研究，對檔案信息化建設不夠重視，專項經費投入不足。而檔案的信息加工儲存開發利用仍處于低效率的手工操作階段，至使檔案信息化建設進程緩慢。

從學校目前檔案管理工作的現狀看，存在著重復歸檔、收集不全、檔案歸檔滯后，制度不健全、機制不完善等多方面的問題，在檔案的利用上只僅限于你來我查，缺乏主動深層次的開發利用。表明當前學校的檔案管理工作已不能適應當前檔案管理的工作，已嚴重滯后，還是“看門守攤、等人查檔”， 需要改變運行機制， 規范檔案管理制度。

三、探索開放教育檔案工作新路子

（一）制定湖北廣播電視大學檔案工作發展規劃，加快檔案信息化建設步伐，使檔案工作朝著健康方向發展

1.建立湖北廣播電視大學檔案工作領導小組，固定各部門兼職檔案員，形成協調的檔案工作組織和人員體系。

2.要建立檔案崗位責任制，引入激勵機制，實行優勝劣汰的用人機制，把檔案工作納入學校工作考核體系，納入學校發展規劃和目標管理中，以此增強學校領導及教職工的檔案意識。重視對現有專兼職檔案人員培訓，形成一支愛崗敬業，整體素質優良的檔案工作隊伍。

3.盡快建設數字檔案網站。建立豐富優質的檔案信息資源，堅持以校為本的原則，在豐富檔案館藏、優化資源上下功夫，逐步擴大檔案收集類型，增加電子聲像多媒體數據多種載體形式，形成多元化的館藏格局。建立檔案信息網絡安全防護體系，引進檔案信息化人才。

（二）逐步改善學校檔案工作的條件，適應國家開放大學管理需求

1.健全和完善檔案工作機制。建立培養一支與學校內涵建設相適應的檔案工作隊伍，大力引進既懂檔案專業知識又懂計算機專業的優秀人才，建立檔案工作人員網絡，加強檔案工作每一個環節落實到位制度。

2.經費保障，經費是檔案事業發展的根本保障。俗話說的好：“巧婦難為無米之炊”。要切實把檔案工作所需經費列入學校預算，創造必要的工作條件，保證檔案事業健康持續發展。

（三）實現國家開放大學檔案管理個性化服務，建立具有國家開放大學特色檔案資源信息網絡平臺，開創具有開放特色的規范管理新局面

1.國家開放大學的教育理念是搭建終身學習立交橋，讓每個人都有終身學習的機會。首先，開通學籍信息查詢系統，向社會提供學歷、學籍認證服務，為畢業出國留學生提供便捷的信息服務等。其次，建立現代遠程開放教育檔案借閱制度，制定借閱檔案的權限、期限、對象、觀看次數等等。回答利用者提出的問題，提高檔案開發利用的功能。

2.由于傳統觀念的影響，對檔案資源的開放共享存有諸多顧慮，全國電大系統檔案資源數字化建設還處于剛起步階段，據調查，全國電大到目前為止沒有一家電大開通數字檔案館，還主要停留在以傳統紙質檔案作為目的，而未將開放共享視為檔案資源建設的主要目的。筆者認為，隨著國家開放大學的成立，檔案資源建設與檔案信息化建設要同步進行才能適應新的環境。檔案資源利用率越高，館藏的價值就越大，而檔案資源開放共享才是資源建設的終極目的。只要我們把握好開放共享的度，建立強大的網上檔案檢索系統和檔案信息網絡安全防護體系，減少檔案利用者直接來館利用人數，增強檔案全文信息校園網上的開放程度和檔案信息服務社會的能力，這才是檔案服務的終極目的。

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