淺談檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用

【摘 要】本文從本人多年的企業(yè)檔案管理工作的一些體會(huì)中對(duì)如何最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地發(fā)揮重要作用進(jìn)行淺在的闡述。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；檔案利用；檔案價(jià)值；企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理；經(jīng)濟(jì)效益；社會(huì)效益；

企業(yè)檔案管理工作包括收集、整理、保管和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用等。其中收集是基礎(chǔ)，整理、保管是檔案工作的手段，信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的根本目的和中心任務(wù)，它是一種潛在的資源，一旦被開(kāi)發(fā)利用，將轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，創(chuàng)造出巨大的社會(huì)財(cái)富。

一、檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)決策的重要依據(jù)

廣西魚(yú)峰集團(tuán)的前身是一個(gè)國(guó)有大型企業(yè)，多年來(lái)經(jīng)歷了企業(yè)體制改革，在企業(yè)兼并重組工作中，檔案室及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供了各相關(guān)單位歷年生產(chǎn)任務(wù)完成量和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)報(bào)表等檔案資料，領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)這些資料，組織各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員，逐項(xiàng)分析論證，借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做出了市場(chǎng)預(yù)測(cè)，制定出適合本單位的經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)和管理措施。

二、檔案信息的開(kāi)發(fā)利用是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要措施。

檔案中記載了企業(yè)各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過(guò)程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。廣西魚(yú)峰集團(tuán)水泥有限公司2003年9月至2004年6月進(jìn)行一號(hào)線(xiàn)濕改干2000T/D大型技改和2005年1月至2008年11月進(jìn)行的三號(hào)、四號(hào)兩條日產(chǎn)2500T/D水泥大型生產(chǎn)線(xiàn)建設(shè)，我室除了為這些項(xiàng)目的前期計(jì)劃制訂提供大量的科技參考資料外，在人員少任務(wù)重的情況下，克服重重困難，一方面要保證每條生產(chǎn)線(xiàn)每年都安排有的大、中修時(shí)需要查、借閱檔案時(shí)及時(shí)提供利用以及日常維修所需檔案的利用，一方面派一名科技檔案員到現(xiàn)場(chǎng)收集、保管資料，既能方便施工現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)利用又保證建設(shè)過(guò)程中資料的完整歸檔，確保不遺失不落下任何一份珍貴的資料，使生產(chǎn)線(xiàn)的更新改造和擴(kuò)建得以順利進(jìn)行并按時(shí)完工點(diǎn)火，公司在市場(chǎng)竟?fàn)幹袪?zhēng)得了時(shí)間取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案的作用功不可沒(méi)。

三、檔案信息資料的開(kāi)發(fā)利用是提高企業(yè)管理水平的重要手段

企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，它系統(tǒng)、完整地記載了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)際情況，因此，它是研究、檢查、總結(jié)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的可靠資料。為了提高企業(yè)管理水平，監(jiān)督企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，科學(xué)管理等活動(dòng)的運(yùn)行情況，上級(jí)主管部門(mén)每年都對(duì)我公司進(jìn)行檢查，考核和審計(jì)等活動(dòng)。而每當(dāng)這時(shí)，檔案室都要及時(shí)提供完整、全面的檔案資料供檢查、考核、審計(jì)部門(mén)使用。會(huì)計(jì)師事務(wù)所和審計(jì)部門(mén)，根據(jù)檔案室提供的檔案資料，檢查企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，對(duì)黨和國(guó)家的財(cái)經(jīng)方針、政策的貫徹執(zhí)行情況，對(duì)預(yù)算、決算的編制情況和行政經(jīng)費(fèi)的使用情況等進(jìn)行檢查。會(huì)計(jì)檔案還是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的重要武器，它客觀(guān)地記錄了會(huì)計(jì)活動(dòng)的具體情況，是令人信服的歷史證據(jù)。多年來(lái)我公司進(jìn)行資產(chǎn)重組、債轉(zhuǎn)股、四條生產(chǎn)線(xiàn)的更新改造改建擴(kuò)建、資產(chǎn)評(píng)估等等提供了大量的有效的數(shù)據(jù)。此外，我室的檔案資料在公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中得到充分的利用，平均每年都有六百多人到我室查、借閱檔案共一千多卷，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)做出了一定的貢獻(xiàn)。

一個(gè)企業(yè)從籌建到發(fā)展壯大的過(guò)程，也就是企業(yè)檔案形成和積累的過(guò)程，一部完整的科學(xué)的企業(yè)檔案就是一本企業(yè)文化的教科書(shū)。其中，有企業(yè)的變遷過(guò)程，有決策者的輝煌和失誤，有技術(shù)者的結(jié)晶，更有生產(chǎn)者的創(chuàng)造，千辛萬(wàn)苦、酸甜苦辣溶于一體，其具有不可忽略的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用。當(dāng)前，企業(yè)正面臨著改制過(guò)程中的許多困難，內(nèi)外環(huán)境相互加壓，如何對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理方式作出決策，檔案就是第一手資料，就是推陳出新的好幫手。深化企業(yè)改革，檔案是必須的參考；進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估，檔案又是重要的依據(jù)；解決產(chǎn)權(quán)糾紛，檔案可以明辨是非；處理涉外糾紛，檔案可幫助挽回經(jīng)濟(jì)損失；擴(kuò)大技術(shù)改造，檔案更會(huì)起到搬石引路的作用，等等。這些足以說(shuō)明檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，改革開(kāi)放多年的魚(yú)峰水泥發(fā)展史，是企業(yè)檔案作用的又一輝煌業(yè)績(jī)。正因?yàn)橛辛诉@部科學(xué)的企業(yè)檔案，才使魚(yú)峰水泥在發(fā)展中壯大，在壯大中發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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