供應商管理系統的六大成功要素

引言

在如今不斷變化的商業環境中，競爭異常激烈。不同規模和水平的企業都在竭力向顧客證實自身能夠在規定的時間和預算范圍內滿足顧客的要求。這促使很多企業著手制定側重于提升質量和縮短周期時間的策略。在競爭激烈的時代，企業對供應商的依賴程度不斷加強，日益重視供應商管理，供應商管理對于企業發展和加強供應商合作關系具有重要意義。

供應商管理系統的價值

供應商管理十分重要，因為它可以促進質量改進，減少周期時間，提高有效性和節約成本，并幫助組織在規定的時間和預算范圍內滿足顧客要求。實施供應商管理可以為各個相關方帶來價值，具體如表1所示。

六大成功要素

成功的供應商管理系統（SMS）主要包括六大要素——贏得高層管理者的支持、利益相關方的參與、選擇適當的指標、獲取準確的數據、建立對供應商績效的期望值、與利益相關方分享成果。圖1展示了成功的SMS框架。

1）贏得高層管理者的支持

主動實施SMS意味著組織已朝著正確的方向邁進。不同組織實施SMS的方法各不相同，如果高層管理者了解SMS的業務實例、并給予切實支持，成功的可能性會更大。高層管理者必須明白不是所有改進都可以用財務手段來衡量的。很多改進（比如供應商關系的改進）是定性的，具有很大的價值，并有可能節約大量的成本。然而，純粹依賴定性收益未必能獲得支持和預算資金。因此，有必要證實SMS符合組織的戰略目標、并詳細量化預期收益。可以計算出投資回報率來量化收益，這涉及估算供應商的失效成本，包括劣質成本（如缺陷或延遲交付等）。只有量化供應商對組織運營的影響，才能評估SMS可能降低的成本。

表1 供應商管理對各個相關方的價值列表

圖1 成功的供應商管理系統框架

組織還需要考慮SMS將如何對員工、供應商、企業前景和客戶產生影響。非財務方面的影響包括：提升士氣，降低風險，減輕挫折感，提升滿意度。

2）利益相關方的參與

除了高層管理者的支持，實施SMS還需要利益相關方的支持。利益相關方的早期參與有助于項目取得成功，而且必須在策劃供應商管理項目之前就實行合理的利益相關方分析。利益相關方參與項目時，要了解他們各自的特定需求。

供應商、員工、包括客戶等相關方在供應商管理項目早期階段參與的好處包括：

——帶來一系列有助于制定解決方案的想法、經驗和專業知識；

——降低發生潛在矛盾的可能性，從而加大可持續改進方案的潛力；

——在項目早期，指導利益相關方掌握供應商管理方法；

——利益相關方的參與可確保供應商管理項目符合組織業務目標。

通過讓利益相關方全面參與項目，有助于提升士氣，讓每個人都了解項目進展情況。利益相關方的有效參與是保證項目實施成功的最佳方式。

3）選擇適當的指標

企業必須確保選擇適當的指標，以便確定一系列完整的績效測量指標。企業面臨的挑戰在于選擇的指標不僅要符合預算目標，而且要符合利益相關方要求。通過舉辦論壇和促進利益相關方之間的對話，可幫助組織識別關鍵績效指標（KPI），這有助于確保所選的指標符合業務目標，并達到預期的績效要求。組織需要確定相關指標以及應用方式，來評估供應商對業務目標的貢獻度。良好績效測量指標的標志在于其能夠預警潛在問題并幫助解決問題。

組織是希望測量定量指標（比如交付情況、缺陷量），還是定性指標（比如客戶服務的響應性）？大多數企業關注定量指標，原因是這些指標相對來說更容易追蹤，而且大多數企業已經開發出獲取該類型數據的電子系統。但這并不是說人們不應追蹤定性指標，不過定性指標更為復雜，組織需要投入更多的精力來防止供應商單純地依據主觀信息制定決策。大部分企業試圖采取雙管齊下的方式，既采用定量指標也采用定性指標，因為這樣能減少評估過程中的主觀性風險。無論企業選擇何種類型的監控和追蹤指標，匯集所有指標也很重要，個人和組織可以了解供應商的績效情況。

在決定追蹤哪些指標時，組織需要考慮以下的要素：

——供應商無法符合要求的領域有哪些？

——過程中的環節是否正受到供應商不符合項的嚴重影響？

——供應商是否在收到訂單之后采取特定行動？

——組織過程中是否存在一些環節，由于供應商帶來的劣質成本（COPQ）而消耗過多時間和精力？

——供應商是否符合組織的要求？如果不符合，組織會采取何種措施？運作的總成本共為多少？

——指標測量結果能否為組織帶來顯著的價值？

4）獲取準確的數據

從綜合指標來看，如今組織必須面對的挑戰是如何合理而系統地收集數據。在審查數據來源時需要考慮以下幾點：

——當前是否存在收集數據的合理手段？

——當前數據來源的準確性如何？

——數據來源的可靠性如何？

——多長時間收集一次數據？

雖然績效管理系統能作為業務測評手段，但其往往忽略了收集關鍵績效指標。這樣致使有些企業采用人工收集過程數據，導致數據記錄錯誤以及信息不完善。由于不全面的記錄信息，導致分析結果不當。

盡可能多地獲取定量數據以防止完全依賴主觀信息來制定供應商決策，這是很重要的。獲取準確的數據信息是成功的SMS的必要條件，組織必須具備能力來比較實際績效和要求達到期望績效值之間的差距。

獲取準確的數據信息，并快速輸入到SMS，促使組織可以實現以下目標：

——識別和解決分歧；

——量化出現的差錯；

——采用規范化的方法將采購源集中在最佳供應商那里；

——確保供應商符合組織的預期要求；

——了解供應商及其能力；

——具備采取積極舉措應對市場競爭或變革的能力；

——與供應商建立互利關系。

5）建立對供應商績效的期望值

下一步是制定供應商績效期望值，從而確定組織所期望的供應商績效標準。這些工作并不容易完成，所有利益相關方都有必要參與其中。考慮組織自身要求并按照標準給供應商評分是成功實施SMS的必要內容。利益相關方提出對供應商績效的要求時，項目經理有責任確保利益相關方的目標符合實際情況，并確保SMS能夠滿足組織的總體目標——供應商管理項目為組織帶來增值效益。

在制定對供應商績效的期望值時，組織需要考慮以下因素：

——確保利益相關方對績效的期望值達成共識，而且期望值代表了顧客滿意度；

——與供應商共同協作，來確定期望的供應商績效標準；

——評審顧客要求和期望；

——期望目標切實可行，同時確保供應商管理項目為組織增值；

——供應商績效的期望值對供應商來說應當是可以實現的，但不能太容易實現以至于無法給供應商帶來一定的挑戰性，也不能太難以實現而讓供應商氣餒，它應當是合理的；

——應當明確界定和具體化績效期望值；

——組織應能夠評估和區別不同的供應商績效水平。

在供應商評估過程啟動之前，組織有必要與供應商進行溝通。組織最好能夠在整個階段都與供應商保持溝通，從而確保供應商明了組織對其的質量期望水平和具體的要求。不要假設供應商已經了解了組織的重點事項，應該主動讓供應商知道組織對他們的期望以及如何對他們進行評價。與外部供應商溝通的方式有很多，比如：在網站上公布所需信息、印發描述組織對供應商的期望和評價準則的指南或手冊、追蹤關鍵績效指標、與供應商進行面對面的會談。

除了向外部供應商溝通和傳達對其的期望和要求之外，組織還有必要在內部利益相關方中展開交流。在組織著手推出SMS時，把供應商管理項目的收益跟利益相關方共同認識到的問題與挑戰相連接起來，將有助于提升SMS。在項目團隊著手實施SMS時，外部和內部利益相關方的共同參與十分重要。

6）與利益相關方分享成果

與內部利益相關方及外部供應商溝通和交流成果，是獲取和追蹤供應商測量指標的最重要環節。如果沒能與內部利益相關方（尤其是高層管理者）持續開展績效改進和成本節約方面的溝通，那么對SMS的支持力量就會被削弱。

SMS促使組織對供應商進行優勝劣汰。組織追蹤供應商測量指標過程中，數據分析十分關鍵。必須報告分析結果，并分享組織制定的有效供應商選擇決策所取得的成果。全面完善的SMS能提供一切必要的工具和方法來監控和管理供應商的資質、糾正措施、不符合項以及其他與供應商相關的過程。此外，通過分析和利用數據制定決策有助于減少主觀性，促進組織在評估供應商時綜合考慮所有相關指標。實施有效的供應商管理有助于提升組織質量水平，從而使組織依據對供應商能力和績效水平的良好認知來為顧客提供更可靠的產品。

供應商屬于組織運營的延伸部分。因此，應該讓供應商全面參與SMS，以幫助他們實現卓越質量。在組織監測供應商績效和持續追蹤質量水平的過程中，必須與供應商保持溝通，并向他們提供反饋。這將會促進供應商了解組織的要求，識別需要改進的地方，預見風險。此外，組織向供應商傳達有價值的數據和信息，可以促使他們把供應商管理視作其質量系統的重要部分。還應對促進組織與供應商有效溝通的過程設立測量指標，明確指標的意義，促進優化供應商績效，從而進一步改善組織與供應商的關系。

結論

越來越多的組織在供應商管理項目中投入大量精力，因為他們認識到這樣做能帶來顯著的回報，包括提高效率、節約成本和改進質量。實施供應商管理系統能夠幫助組織關注那些實施持續改進的供應商，從而確保組織在共贏的戰略模式下進行運作。通過應用上述供應商管理系統的最佳模式，組織的供應商質量一定會得到極大的改進，組織自身的競爭力也會得到提高。