創新圖書館檔案管理工作措施研究

時曉鵬

摘要：知識經濟時代的到來，使得整個社會對知識價值的認同高度重視。圖書館可謂是知識的匯集地，在我國如今的社會發展中圖書館的工作效能日益被社會各界重視起來。圖書館檔案管理工作是圖書館工作中的重要一環，在信息時代的背景下，圖書館檔案工作也正在向信息化，現代化，社會化方向發展。如何將圖書館檔案真正發揮效能，使其價值得到最大限度地提升，是目前圖書館檔案工作面臨的一個現實問題。加強我國圖書館檔案管理工作對有效發展好圖書館的未來前景有著重要而深遠的意義。

關鍵詞：圖書館檔案管理；創新；信息化；措施

圖書館檔案在圖書館資源中占有重要的地位，它像一面鏡子記錄了圖書館的發展軌跡。

許多具有保存價值的文獻資料，音像資料，數字圖示資料等等都是圖書館檔案不同形式的載體，圖書館檔案是圖書館工作人員的有效工作成果，它對圖書館的管理工作有著非常重要的意義。圖書館檔案是圖書館工作運行情況的集中體現，它會直接或間接地體現圖書館工作的方向，效果、計劃、工作模式以及工作環境等許多方面。

知識經濟時代的到來，使得整個社會對知識價值的認同高度重視。圖書館可謂是知識的匯集地，在我國如今的社會發展中圖書館的工作效能日益被社會各界重視起來。圖書館檔案管理工作是圖書館工作中的重要一環，在信息時代的背景下，圖書館檔案工作也正在向信息化，現代化，社會化方向發展。如何將圖書館檔案真正發揮效能，使其價值得到最大限度地提升，是目前圖書館檔案工作面臨的一個現實問題。針對這個問題筆者在措施方法上有以下幾點思考。

一、目前圖書館檔案工作發展狀況

圖書館檔案管理工作其實是一項很復雜的工作，它在具體內容方面涵蓋非常廣泛，主要涉及圖書館的財務檔案、文件文獻檔案、資料訂購檔案、專業學科檔案、課題研究檔案、人力資源檔案等許多方面。圖書館的檔案管理工作是整個圖書館工作的有機組成部分，它對圖書館工作的全局運作有著非常重要的作用。信息時代的大發展為整個社會的大環境帶來了翻天覆地的變化，信息技術的革新在方方面面直接影響著人們的思想，工作、生活和社會行為。傳統的圖書館檔案工作在運作模式上比較單一化，面對日新月異的新形勢已經明顯不能適應時代發展的腳步。信息技術時代要適時采取措施創新圖書館檔案管理工作，已經成為圖書館必須直觀面對，認真思考的重要課題。要把現代化、科學化、高效化、信息化、社會化作為圖書館檔案管理工作日后努力的方向與目標。要靈活運用網絡化與數字化所帶來的機遇，將科學化與技術化相結合應用到圖書館檔案管理工作中，如此才會在實際運作中提高圖書館檔案管理工作的實效度，安全度、靈活度。只要有意識地去創新圖書館檔案管理工作，緊跟社會現代化進程的腳步，圖書館檔案管理工作的完全現代化也是指日可待的。

1.圖書館檔案管理工作在制度上不夠完善

目前存在很多圖書館對檔案管理工作在思想上不夠重視，致使其在圖書檔案管理工作制度上不夠完善。檔案管理缺乏統一的規劃準則，許多檔案文件缺乏系統化的分門別類，更有許多文獻資料根本就沒有進行檔案匯編，而是毫無章序地隨便放在一處。許多文檔需要在外觀上做引導標注也落實得很不到位，這就為讀者的借閱查詢帶來了很多不便。圖書館檔案中有相當一部分檔案來自于各專業部門，這些檔案在形式上也缺乏統一的標準，比如在紙張的選擇上參差不行，紙張尺寸大小不一，紙張樣式也五花八門，這樣的檔案不僅給裝訂帶來了困難，而且在外觀上也不夠雅觀。打印或是手寫也沒有硬性的要求，對于電子檔案就更沒有統一的標準了。

2.檔案管理工作不夠專業化

首先從圖書館對檔案管理工作的人員配備上來看。圖書館檔案管理工作也是一門比較專業的學問，它要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案專業管理知識。檔案管理絕不是簡單地在形式上把檔案歸類擺放整齊就可以的事情，怎樣才能把檔案管理科學化，系統化、信息化，便捷化是需要一定的專業素質基礎的，因此各圖書館要為圖書館的檔案管理工作配備專業型的檔案管理人員非常必要。現實的存在狀況是大多數的圖書館對檔案管理工作的重視并沒有達到一個很高的層次，在其人員配備上多是由其內部職員兼職而成。檔案管理工作缺乏專業的專職人員來從事，各大圖書館缺少專門化的檔案管理員。檔案管理是一項長期又繁復的工程，兼職檔案管理員在很大程度上具有一種不穩定性和不確定性，這就為檔案管理的交接制造了許多安全隱患。由不同人經手的檔案很容易丟失或散落，這對檔案整理的完整性、系統性是非常不利的。其次各大圖書館對檔案工作管理在資源設備上的支持也不夠力度，單是從檔案存放的環境來看，就可以看出很多問題。許多圖書館沒有設立專門的檔案室，也沒有設置相應地足夠的存放檔案的空間，致使很多圖書館檔案缺乏集中性地管理。這樣的狀態要想使圖書館的檔案管理工作良性地開展起來是非常困難的。這在很大程度上制約了檔案文件的有效利用。

3.檔案結構配置需要優化

目前我國的圖書館檔案從類別上看，主要以文書檔案為主，而業務檔案所占比例則相對較少。從檔案文件的形式上來看，主要是紙質檔案居多，電子檔案和其他形式的檔案不夠豐富。隨著信息化程度的不斷加深，圖書館檔案文件在結構配置上需要優化是時代發展的要求。

二、創新圖書館檔案管理工作的措施與策略

信息技術的快速發展，為計算機與網絡技術的應用普及開闊了空間。圖書館檔案管理工作要與信息技術緊密結合已經成為圖書館工作中的必然要求。資源共享是計算機與網絡信息所帶來的實效性與便捷性。把這種特性應用到圖書館檔案管理工作中，是圖書館檔案管理工作向著信息化、科學化、網絡化方向邁進的具體體現。

1、將計算機網絡技術應用到圖書館檔案管理工作中

計算機網絡技術具有很大的實用性優勢，這種優勢為各行各業帶來了許多方便。同樣如何在圖書館的檔案管理中，將計算機網絡技術落實到實處，是圖書館檔案管理信息化的一個重要步驟。面對知識信息化的時代，首先圖書館檔案管理人員要在主觀上樹立信息化的理念，要在思想上意識到檔案信息化的重要與價值。不斷完善圖書館的檔案內容和分類，是圖書館檔案工作的一項基本任務，與此同時要制定目標把圖體館檔案資源向數字信息資源轉化。將計算機網絡技術應用到圖書館檔案管理工作中，利用先進的信息技術將圖書館檔案本身所具有的功效與價值高效發揮。

2、更新管理理念，在管理方式上切實創新

解放思想，與時俱進，是知識經濟發展的要求，也是新時期新形勢下圖書館發展的要求。在經營管理理念上很多圖書館還停留在比較陳腐的階段，在思想上沒有意識到創新理念的巨大影響與效益。有些圖書館在管理上相對保守，服務意識不強，對現代信息技術的應用不夠廣泛，這在很大程度上制約了圖書館文獻資料的高效利用。知識經濟時代，知識與技術的價值到了空前的發展，在圖書館的經營管理上也要把知識與技術作為重點。要意識地將圖書館工作與網絡技術應用相結合，要把知識化，信息化，社會化，現代化確定為圖書館的發展方向。更新圖書館管理理念，在管理方式上切實創新更是立足于圖書館的長遠發展。

3、優化服務與結構，豐富圖書館館藏內容

高質量高水準的圖書館，無論其在經營理念上還是服務質量上都是比較先進的。優秀的圖書館還會致力于結合本地區特點，因地制因，建設起富有地區特色的專業文獻資源。會有針對性與類別化地對讀者進行有效服務。圖書館的館藏結構要有比較明確的方向與側重點，各類文獻在數量比例上要合理分配，適度優化。書不在多而在精華，注重圖書館館藏質量也是使得圖書館良性發展的重要保障。不斷豐富圖書館的館藏內容無疑有利于圖書館在知識體系上的完善，圖書館越是在館藏內容上完善越是有利于其為不同層次不同背景的讀者服務。如此就會有效促進知識的廣泛應用，使得知識在各個領域高效發揮其價值與功效。圖書館要把致力于開發知識的潛能作為己任。圖書館工作人員的職責不要僅僅停留在讀者的圖書借閱上，而是要為圖書館的知識開發積極做貢獻。合格的圖書管理員應該能夠為讀者提供較為精準完備的信息資源導航，能夠及時向讀者推薦新的知識的產品。優化圖書館的服務體系，完善圖書館館藏結構，豐富圖書館館藏內容，會大大提高圖書館的可持續發展效率。

4、提高圖書館檔案資源的利用效能

所有的資源信息只有被很好地應用起來，才會真正發揮價值。圖書館檔案管理工作人員也要把高效提高圖書館檔案資源的利用效能作為自身工作職責。圖書館檔案資源的開發利用程度直接關系到圖書館的發展潛力與發展前景。針對圖書館檔案的開發利用，檔案管理工作人員需要在以下幾個方面做認真思考。其一，要提高圖書館檔案信息化建設的速度。知識經濟時代的飛速發展，使得圖書館的檔案管理工作的信息化建設刻不容緩。知識經濟時代的讀者對圖書館信息的要求也日益提高，精準，及時，高效，靈便是新時期下讀者的普遍需求。因此圖書館檔案管理的信息化建設必須以讀者的要求為方向，必須加速利用現代信息技術的效能，實現圖書館檔案的科學化管理和高層次高水平的開發。其二，圖書館檔案管理人員要明確自己的工作職能，在圖書館的日常管理中要盡好自己的工作義務。能在被需要的任何時侯，為領導和各部門提供及時精準的圖書館檔案文獻，配合好領導的計劃措施，配合好圖書館各部門的各項工作。圖書館檔案管理人員要切實為圖書館的各項工作進展做好服務。其三，要創新圖書館的服務模式。要利用現代社會信息化，開放化的特點建設創新式圖書館服務模式。要有效利用多種宣傳渠道，結合本地區發展的特點，展現自己的優勢與特點，建立開放性的檔案管理，以促進自身向更高更遠更好的方向可持續發展。

三、結語

綜上所述，可見圖書館檔案管理工作向著信息化、科學化、網絡化方向發展是時代發展的要求。有效利用計算機網絡技術，更新管理理念，在管理方式上切實創新是有效促進圖書館檔案管理工作發展的科學化舉措。優化圖書館的服務體系，完善圖書館館藏結構，豐富圖書館館藏內容，才會大大提高圖書館檔案管理的現代化進程，才會有效促進圖書館工作的整體性可持續發展。

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