探討公墓檔案管理規范化措施

武東輝

摘 要：如何把傳統檔案管理和現代信息化檔案管理有機結合起來，在當前公墓檔案工作的職能作用由傳統的“史藏”管理型向公開服務型轉變的新形勢下，更大限度地實現優勢互補，規范檔案管理，提高服務質量成為檔案管理機構當前必須面對的重要課題。

關鍵詞：公墓；檔案管理；規范化

隨著社會信息化進程的加快，公墓檔案管理機構的信息化建設越來越引起關注。順應信息時代的發展潮流，加快公墓檔案數字化建設步伐，創新和開拓檔案資源利用，更好地服務于社會經濟發展的現實需要，已成為公墓檔案管理機構新的工作重點。這就給新時代的公墓檔案科學化管理、規范化管理和現代化管理提出了新的課題、新的要求。

1 公墓檔案管理存在的問題

1.1 公墓檔案管理人員專業素質不高

目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

1.2 公墓檔案管理不夠規范

目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。

1.3 公墓檔案檢索效率不高

公墓檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各公墓檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

1.4 在信息開發和編研工作上也存在一些問題

一些公墓檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發揮。

2 公墓檔案管理的規范化措施

2.1 提高公墓檔案管理人員素質

要注意加強公墓檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉公墓檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使公墓檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2.2 加大投入，夯實基礎

積極爭取上級的支持，做好公墓檔案管理設施的更新，落實防火、防盜等保護措施。建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防盜、防蛀、防高溫、防光、防潮等保護措施和安全措施應經常檢查；嚴格實行公墓檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”；加大經費投入，強化公墓檔案管理規范化建設。

2.3 公墓加強檔案的周期性普查和日常管理，促進公墓檔案管理的規范化和標準化

開展案卷全面普查是實現檔案管理標準化、規范化的重要起點，這一點對公墓行業基層企業尤為重要，上世紀80年代以來公墓行業基層企業大都歷經過多次分拆、重組、合并等變革，這些變革直接造成檔案混存甚至部分流失，所以在企業深化改革基本成型后，必須對企業檔案集中普查，這樣既可以確保企業歷史沿革和企業發展軌跡的清晰，也鞏固了檔案標準化管理的基礎。值得注意的是在改革過程中一些不復存在企業的檔案，代為接收保管的上級企業或兄弟單位應注意確保這部分檔案的完整性。

組織開展階段性的公墓檔案普查對推進檔案正規化管理具有十分重要的意義，如以季度為單位組織檔案普查，既可以為年終歸檔奠定基礎、節省時間，又可以通過段階段的不缺失實現中長期的完整。但是，檔案普查必須由相關的幾個部門協同配合才能完成，以往開展案卷普查多是各自行動，如財務、人勞、基礎設施建設等檔案均是由主管部門普查，投入了大量人力，但普查后各部分檔案仍然是小堆小塊，無法正確真實反映事件的完整性，無法實現統一的編卷、登記、保管，這也是當前企業檔案管理的漏洞。

重新組合案卷是促進和實現公墓檔案管理規范化的重要手段。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷，基本原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，進行重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高計算機管理檔案的利用效率。

2.4 完善制度，規范運作

嚴格執行公墓檔案管理制度，規范運作，避免公墓檔案涂改、遺失等情況出現，做到制度落實、操作規范、便捷查閱。建立公墓檔案信息系統，提高管理服務水平，充分利用先進技術和手段管理公墓檔案，對檔案庫房內公墓檔案進行快速查詢、瀏覽、編輯、刪除和統計。與此同時將逐步建立完善個性化公墓檔案信息管理系統，把公墓信息數據化，能夠充分呈現公墓優勢，進而實現公墓信息的科學管理和維護工作，使公墓檔案管理人員將更多精力投入到更高層次的、更富創造力的管理服務中。

做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

2.5 建立高效的網上檔案管理系統

網絡技術與檔案管理的結合是時代發展的必然選擇，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展；加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。

3 結語

總之，公墓檔案管理工作要更好地規范化，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

參考文獻

[1]池曉波，朱莉；虛擬檔案館及其有關問題探討[J]；浙江檔案；2001年01期.