人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：人事檔案管理工作是組織人事部門(mén)培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、重用人才的重要依據(jù)，人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，是考證個(gè)人歷史和澄清問(wèn)題的憑證。本文就如何強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，如何加強(qiáng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)對(duì)當(dāng)代人事管理工作提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；思考

1 人事檔案管理工作的必要性

1.1 人事檔案為開(kāi)發(fā)和使用人才提供信息

人事檔案工作與人才培養(yǎng)，對(duì)組織人事部門(mén)來(lái)講，已經(jīng)提到了重要地位。組織人事部門(mén)把培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、重用人才列為重中之重，更加明確了用人事檔案來(lái)培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、使用人才工作機(jī)制。人事檔案以它獨(dú)特的方式記載個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程，是印記史實(shí)的信息依據(jù)。作為人才信息縮影的人事檔案，為組織人事部門(mén)進(jìn)行人才預(yù)測(cè)、人才培養(yǎng)、制定計(jì)劃提供信息，充分顯示出人事檔案工作在人才培養(yǎng)工作中重要和突出的地位和作用。

1.2 人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)

要合理使用人，就要了解人，做到知人善任。真正做到知人，就要全面地、歷史地了解人。除從組織上直接考核外，還必須查閱人事檔案，從德、能、勤、績(jī)等方面進(jìn)行了解，不但要了解觀在，還要了解其過(guò)去，從中發(fā)現(xiàn)有用人才，以利于在干部使用上把思想品德好、有領(lǐng)導(dǎo)能力，理論水平、業(yè)務(wù)水平高的優(yōu)秀人才安排在重要崗位上，以充分發(fā)揮其聰明才智。人事檔案是反映干部個(gè)人歷史的見(jiàn)證材料，內(nèi)容真實(shí)可靠，是各級(jí)組織人事部門(mén)考察了解干部和選人用人的重要依據(jù)。

1.3 人事檔案是考證個(gè)人歷史和澄清問(wèn)題的憑證

人事檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)，有法律效用。作為個(gè)人檔案，它忠實(shí)地反映了個(gè)人的生平業(yè)績(jī)，是個(gè)人身份的象征。特別為落實(shí)個(gè)人政策、平反冤假錯(cuò)案、調(diào)整工資、改善生活待遇、確定更改參加工作時(shí)間，解決個(gè)人歷史遺留問(wèn)題等工作，提供了可靠的線索和憑證，是組織上了解和處理問(wèn)題的佐證，這一作為已被越來(lái)越多的人所認(rèn)識(shí)利用，并從中受益。

2 人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理機(jī)制不健全

人才引進(jìn)和輸出不規(guī)范，造成人事檔案管理混亂。其原因：一是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新時(shí)期的人事檔案管理認(rèn)識(shí)模糊，重視不夠，認(rèn)為人事部門(mén)把人員招進(jìn)來(lái)工作就行了，什么檔案不檔案都不重要。二是引進(jìn)人才的職能部門(mén)辦事敷衍，只要是檔案，不管材料齊不齊全，拿回來(lái)就行了。三是當(dāng)事人為“跳槽”滿足個(gè)人需要“棄檔而走”“人檔分離”，把檔案留在原單位保存，再也不來(lái)過(guò)問(wèn)自己檔案的事情了。

2.2 人事檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一性

人事檔案內(nèi)容比較廣泛，需要填寫(xiě)的表冊(cè)很多，有時(shí)產(chǎn)生一表與另一表內(nèi)容不相符現(xiàn)象，有時(shí)甚至連重要的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間等內(nèi)容都填寫(xiě)不一致。再比如“職務(wù)”一欄，有時(shí)填寫(xiě)行政職務(wù)，有時(shí)填寫(xiě)黨務(wù)職務(wù)，造成這種情況的原因，一是填寫(xiě)人沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，在填寫(xiě)檔案材料時(shí)不嚴(yán)肅認(rèn)真，填寫(xiě)的檔案材料內(nèi)容前后不一致造成檔案內(nèi)容不詳實(shí)。二是人事部門(mén)在積累檔案和接收人事檔案過(guò)程中，沒(méi)有有效的監(jiān)督機(jī)制，人為地給人事檔案管理工作帶來(lái)了不必要的麻煩，這些都對(duì)人事檔案工作存在著嚴(yán)重的影響。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著技術(shù)手段的不斷更新，人事?lián)醢感畔⒐芾硐到y(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入微機(jī)、資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化全文掃描閱檔基本沒(méi)有實(shí)施，重管理、輕服務(wù)。方法煩瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 完善人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)

人事檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。人事檔案管理工作是我們?nèi)粘Ｈ肆Y源管理工作不可缺少的重要組成部分。在實(shí)際工作中單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，把人事檔案工作提上議事日程，對(duì)人事檔案工作要足夠重視和支持，對(duì)人事檔案工作存在的問(wèn)題及時(shí)解決。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員要認(rèn)清形勢(shì)、更新觀念，深入進(jìn)行人事檔案管理工作，滿足現(xiàn)代人力資源管理工作的需要。人事檔案管理人員要熱愛(ài)這份工作，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高對(duì)工作重要性認(rèn)識(shí)。做好人事檔案管理工作，為職工服務(wù)。

3.2 建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，改掉舊的傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，及時(shí)建立新的更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，完善管理辦法，加強(qiáng)規(guī)章制度的落實(shí)，不斷修改人事檔案管理措施，打破舊的觀念，積極地做好新時(shí)期人事檔案材料的收集、整理、歸檔工作，使人事檔案管理工作發(fā)展到一個(gè)新的水平。

3.3 提升人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)高素質(zhì)的人力資源。人事檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)的提高，管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的加強(qiáng)，可以有效地控制檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，使人事檔案管理工作得以順利開(kāi)展。各單位都要重視全面提高檔案管理人員素質(zhì)，從現(xiàn)有的從業(yè)人員出發(fā)，充分利用教育、科研機(jī)構(gòu)的力量，針對(duì)我國(guó)人事檔案管理發(fā)展的需要開(kāi)設(shè)相應(yīng)的課程，讓工作人員脫產(chǎn)進(jìn)修，增進(jìn)技能，單位也可有計(jì)劃地開(kāi)展多層次、多形式的業(yè)務(wù)、技能培訓(xùn)，增加工作人員的專業(yè)知識(shí)。對(duì)一些管理人員，應(yīng)加強(qiáng)他們的學(xué)歷教育，增強(qiáng)他們的理論知識(shí)，提高管理能力的同時(shí)，要面向社會(huì)公開(kāi)招聘歷史、計(jì)算機(jī)等專業(yè)人才，積極為錄用人才提供必要的條件，使其能安心工作并作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3.4 完善鑒別能力，確保檔案材料的完整真實(shí)

按照中共中央組織部《干部檔案整理工作細(xì)則》的精神，人事檔案管理部門(mén)要建立定期整理、集中整理與經(jīng)常整理相結(jié)合，以經(jīng)常性整理為主的工作制度，要增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心。對(duì)每卷檔案要認(rèn)真鑒別，做到不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的檔案不歸檔。杜絕不正之風(fēng)，只有這樣才能維護(hù)人事檔案材料的完整真實(shí)。

3.5 加強(qiáng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

為了深化人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案利用效率，要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)化形式并存，利用人可根據(jù)需要，通過(guò)電腦查閱有關(guān)內(nèi)容。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，現(xiàn)代化管理。同時(shí)，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，為人才的脫穎而出創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，不斷培養(yǎng)造就一支現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。

參考文獻(xiàn)

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[2]任勝云 范利 從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J]云南檔案2009 （7）

作者簡(jiǎn)介

睢壯，男，本科，檔案館員。