關(guān)于保密檔案管理與利用的新思考

褚麗娜

摘 要：近年來，伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展進(jìn)步，社會開放程度也越來越高，這也使得人民對檔案資源的管理越來越重視。加強對檔案資源的管理事關(guān)國家的安全與利益，具有重要的作用。本文分析了信息時代的發(fā)展給資料收集帶來的方便的同時，也對保密工作順利進(jìn)行的難度提出了擔(dān)憂，也針對當(dāng)前如何進(jìn)行檔案管理的保密與開放，以及檔案管理的完整性提出了一系列的檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用；措施思考

伴隨著全球時代的到來，人們也越來越重視檔案資源管理存在的潛在的社會價值。檔案資源管理作為相當(dāng)重要的一個社會資源，有效的進(jìn)行資源的管理與保密，都在深層次上影響著國家以及單位的安全以及利益。在當(dāng)前社會當(dāng)中，有效的加強檔案的管理工作就顯得尤為重要。在現(xiàn)代檔案管理工作中，檔案的歸檔、保管以及開發(fā)利用等等都涉及到了檔案的保密工作。信息化時代的到來以及互聯(lián)網(wǎng)在短時間內(nèi)的迅速普及加上自動化辦公進(jìn)程的逐漸加快，檔案管理的實際難度也在加大。

當(dāng)前政府要求實行信息公開，這也是從根本上要保障公民以及法人的利益，以最大限度的實現(xiàn)人民群眾對政府工作人員的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)。但是需要注意的是，并不是所有的信息都實行政府信息公開。在某些情況之下，政府的信息公開也可能與國家的安全以及公共利益相沖突。因此，實行檔案的保密管理也是相當(dāng)必要的。

1 新形勢下加強檔案管理保密工作的現(xiàn)狀分析

在當(dāng)前信息社會下，保密工作的難度日漸加大。伴隨著我國經(jīng)濟社會的逐漸發(fā)展進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，我國對外開放的程度也在不斷的加大，對外的合作交流也更為廣泛。當(dāng)前檔案管理工作也會出現(xiàn)一些新情況、新問題，檔案一旦被敵對勢力利用，通過各種各樣的方式進(jìn)入到他們以前從未進(jìn)入到的領(lǐng)域當(dāng)中，就會通過各種的渠道開展更為廣泛的情報搜集活動。因此，在當(dāng)前的情況之下，檔案的保密工作也會面臨更為錯綜復(fù)雜的形勢。

保密意識逐漸弱化，當(dāng)前思想意識上的麻痹使得相當(dāng)?shù)囊恍╊I(lǐng)導(dǎo)以及部門的工作人員的保密意識相當(dāng)?shù)牡?。加之?dāng)前人們對《保密法》的認(rèn)識較少，甚至有相當(dāng)一部分人員認(rèn)為在當(dāng)前的市場經(jīng)濟條件之下沒有秘密可以保留，及時有秘密可以保留在當(dāng)前信息化高度發(fā)達(dá)的時代也難以有效的進(jìn)行保密。在當(dāng)前有相當(dāng)大一部分工作人員忙于各種業(yè)務(wù)，對于經(jīng)手的大量的國家秘密是見密并不知密習(xí)以為常，這樣的狀態(tài)之下必然會對我們的檔案保密工作帶來更為嚴(yán)重的影響。另外，當(dāng)前工作上的一些形式主義也會使得一些人的保密意識不強。有些人認(rèn)為按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定就能從根本上杜絕檔案信息的泄密，因此，就放松了對檔案信息管理存在的一系列的隱患，對于出現(xiàn)的一些新情況、新問題就缺乏有效的應(yīng)變能力。

2 檔案管理工作出現(xiàn)的問題分析

當(dāng)前我們的檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問題，需要我們正視檔案管理工作，加強檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。

檔案的立卷與檔案的保密工作不相適應(yīng)。在當(dāng)前的實際工作過程當(dāng)中，傳統(tǒng)的立卷歸檔一般都是采用“四分法”，并沒有進(jìn)行檔案的保密。在進(jìn)行檔案翻閱的過程當(dāng)中，工作人員也會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些涉及秘密的文件資料。在案卷的卷面當(dāng)中也沒有在文件當(dāng)中標(biāo)出來需要文件的保密。因此，這也在無形當(dāng)中加大了文件保密工作的難度，導(dǎo)致了檔案與保密的嚴(yán)重脫節(jié)。在現(xiàn)代條件之下立卷檔案管理辦法的實施使得單份的資料文件作為了一個獨立的案卷并且標(biāo)注了卷號，但是這種方式雖然存在著一定的優(yōu)越性但是并沒有從根本上解決好保密與非保密檔案資料之間的有效關(guān)系?；谶@樣的情況之下，就需要相關(guān)的部門加強檔案管理工作的重視力度，對檔案管理工作進(jìn)行及時有效的解決。

檔案管理工作與文檔的保密工作之間的銜接不緊密。我國在之前就出臺了相關(guān)的檔案法，加強了對檔案工作的管理，但是從當(dāng)前檔案利用的現(xiàn)狀分析來看，檔案管理部門為了更好的發(fā)掘我們的檔案資料，也采取了一系列的措施來加強檔案管理工作的使用效益，以更好的為我國的經(jīng)濟建設(shè)和當(dāng)前我國的改革開放服務(wù)。但是在具體的工作當(dāng)中，仍有相當(dāng)大的一部分部門檔案管理人員的保密意識并不強烈，缺乏檔案管理的有效意識，這也為檔案管理工作的有效進(jìn)行帶來了不便，使得不法分子能夠有機可乘。

檔案管理部門和保密工作的責(zé)任取向不一致。在當(dāng)前的管理工作當(dāng)中，檔案管理部門雖然更加注重檔案的有效管理和利用，但是保密部門關(guān)心的是私密的文件資料，在保密期間之內(nèi)能不能對私密文件保證絕對的安全，確保資料不發(fā)生泄密的事件。由于檔案的管理部門與保密部門的責(zé)任取向不一致導(dǎo)致了這種情況的發(fā)生。但是，假如說是各級單位能夠嚴(yán)格地按照國家檔案局的法律進(jìn)行有效的執(zhí)行，對于檔案借閱實行嚴(yán)格有效的控制，就能夠從根本上實現(xiàn)檔案的有效保密。因此，這就需要檔案部門與保密部門加強部門之間的有效協(xié)作，切實保證檔案保密工作的有效落實。

3 加強檔案保密工作的對策

為了有效的加強檔案管理工作的法制化建設(shè)，為檔案的保密工作提供有效的法律保障，可以建立起有效的法律保障體系。檔案的保密工作是一項政策性和規(guī)范性較強的工作，在當(dāng)前的條件之下，也只有加強檔案保密工作的規(guī)范化管理才能實現(xiàn)檔案工作的法制化、制度化。因此，我們需要認(rèn)真的總結(jié)當(dāng)前檔案管理工作的經(jīng)驗，準(zhǔn)確的把握好檔案工作的特點和規(guī)律，用新觀念解決好當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)的新情況。

3.1 加強制度化建設(shè)，嚴(yán)格把關(guān)

各個部門要結(jié)合自身的管理體系與檔案的材料形成一個嚴(yán)格的管理網(wǎng)絡(luò)體系，認(rèn)真的協(xié)調(diào)好各個部門的檔案傳遞工作。對于檔案的收集材料能夠做到及時主動的加強安全保密。對于檔案管理人員在資料收集的范圍以及途徑上能夠結(jié)合工作的實際情況加強各個部門之間的聯(lián)系，對于收集到的資料能夠進(jìn)行定時的處理，盡最大可能的防止資料的流失。

3.2 與時俱進(jìn)，切實實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理

就目前來說，我們的檔案管理數(shù)量較大，檔案管理的材料種類也相對較多。因此對于檔案的保密工作要實行現(xiàn)代化的管理才能有效的解決新形勢下出現(xiàn)的一系列的問題。檔案管理工作作為一門專業(yè)性較強的工作，需要檔案管理人員具備有高度的責(zé)任感和樂于積極奉獻(xiàn)的工作精神，另外也需要運用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行先進(jìn)的管理。各個檔案管理部門也要提升自身的專業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理的有效控制。在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中也要不斷的加強計算機信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，使自身能夠具備起完善的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合化管理。

3.3 建立科學(xué)有效的管理措施

檔案保密工作需要我們認(rèn)真落實，加強科學(xué)有效的管理來應(yīng)對現(xiàn)代化條件下檔案管理失竊的行為。對于設(shè)計檔案資料的部分要實行集中化的管理，要采取嚴(yán)格的檔案管理措施，嚴(yán)格控制檔案管理的措施，防止檔案泄密。另外也要加強檔案資料的嚴(yán)格化審批，在對外提供檔案資料的過程當(dāng)中要實行資料的嚴(yán)格審批，堅決杜絕泄露檔案資料的行為。對于復(fù)制國家機密的行為要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并定期歸還檔案資料。建立科學(xué)的管理措施有利于資料的有效利用，為和諧社會的建設(shè)提供我們周到的服務(wù)。

4 結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步給檔案保密工作帶來了巨大的沖擊，在新的時代條件下高科技的運用使得檔案信息泄密防不勝防。因此，我們要切實加強檔案管理工作的有效運用，實現(xiàn)檔案管理工作的真正價值。

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