淺談如何推進市縣兩級檔案信息化建設工作

王歡

為進一步提高檔案服務質量和水平，加強市縣兩級檔案館際交流。吉林省開展了市縣兩級檔案主管部門雙方就檔案信息化建設、檔案編研、檔案展覽及愛國主義教育基地等方面內容進行了深入細致地探討和交流。通過學習交流，雙方增進了友誼，為推動我區檔案事業又好又快發展奠定了良好基礎，同時盡快把這些檔案工作的經驗、做法融入到自己的工作中，不斷提升我地區的檔案信息化建設工作的管理水平。

1 加快市縣兩級檔案信息化建設的步伐

近年來，吉林省梨樹縣始終把檔案信息化建設作為檔案事業發展的強大引擎，市縣兩級檔案部門積極謀劃、主動作為，贏得了檔案信息化建設加速發展的時機，凸顯出數字檔案館建設持續快速發展的特點。

1.1 積極謀劃，筑牢檔案信息化建設基礎

為順應電子政務的發展，不斷加強電子文件收、管、存、用的一體化管理。市檔案局每年均對各綜合檔案館下達館藏檔案目錄錄入目標任務；對屬進館范圍的各單位檔案的電子目錄進行接收和備份管理，要求移交進館的檔案必須實行電子目錄和紙質目錄雙套制，并將機關電子文件歸檔、檔案數字化工作納入年度執法檢查內容，要求各單位報送上一年檔案的電子目錄和紙質目錄進行備案。目前，全市有50萬條案卷目錄數據，140萬條文件級目錄數據，1545萬頁全文數據；市級機關檔案室歸檔管理約20萬件電子文件。

1.2 搶抓機遇，強力推進數字檔案館建設

縣檔案局在《吉林省檔案事業發展“十二五”規劃（草案）》中提出“到2015年，市檔案館初步建成數字檔案館（電子文件中心），力爭達到國家一級檔案館標準”的工作規劃和要求，獲得市政府批準，之后經過匯報爭取與溝通協調，市上將“數字檔案館建設”列為全市“十二五”信息化發展重點專項建設項目，并由縣委財經領導小組審定通過實施。目前，“梨樹數字檔案館建設項目”2012年的150萬元的項目投資已形成了數字化成果400萬張，今年的220萬元項目投資已完成招標，將處理館藏檔案600萬頁。

1.3 市局引領，縣市區數字檔案館全面啟動

市檔案局的數字檔案館項目啟動后，還及時給各縣區局找依據、壓任務、出文件，使縣區也迅速行動起來，起到了以點帶面、上行下效、全面展開的作用：梨樹縣館除國家搶救性數字化加工5萬3千多卷檔案外，縣政府已批準其逐年將縣級機關的檔案集中在縣館數字化處理；四平市館近期也在進行數字檔案館項目470多萬元的招投標；梨樹縣數字檔案館建設列入了《政府工作報告》和國民經濟和社會發展計劃；其他縣區也逐步啟動了館藏檔案數字化工作。

2 進一步提升信息檔案的利用效果

1、提高檔案利用效果，必須解放思想，轉變觀念，增強意識，走出自我封閉的思維模式。加強檔案管理隊伍建設，優化隊伍結構，有計劃、有重點地進行培訓，更新知識，提高檔案管理人員綜合素質，充分調動檔案人員的積極性和創造性，樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿，使其養成較強的歸檔意識。經常深入基層科室廣泛收集材料，建立完善的檔案收集網絡體系，加強聯系，溝通信息，廣泛收集。

2、加強檔案信息化建設，加快現代化管理步伐。隨著檔案數量的不斷增加和現代社會對檔案利用的要求，傳統的檔案利用方式和方法已不適應檔案用戶的需求。改進和更新檔案利用的方法和技術，推動檔案信息資源利用的信息化建設是提升檔案管理與利用工作的趨勢，因此，檔案管理部門應該順應信息時代發展的需要，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，應用數字化技術手段與網絡工具，提高開發檔案資源的能力與水平，開展網絡檔案服務。在不斷采用現代化管理手段提高檔案管理與利用現代化水平的同時，以自己獨特的利用服務方式更好地為社會發展服務，不斷滿足社會對檔案信息的需求。

3、加大檔案利用宣傳力度，簡化利用手續，完善利用制度，不斷創造其他的便利社會各個方面和廣大人民群眾利用檔案的檔案利用形式，為利用者提供更豐富的、更便捷、更人性化、更高效的檔案信息服務方式，不斷推出社會關心、人民群眾需要的檔案信息，真正做到讓利用者方便，讓人民群眾滿意。今年以來，梨樹縣檔案服務窗口強化服務、深化內容、細化管理，狠抓電子檔案管理使用工作，充分履行政府信息公開職責，提升登記信息檔案的利用效果。

3 深化檔案信息內容，及時匯集電子檔案資料

根據企業檔案查詢利用和規范化管理的要求，對書式檔案內容突出“全、真、實”， 對入庫數據信息要求與書式檔案一一對應，利用高速掃描儀和新系統軟件，按照掃描錄入、排序、質檢等工作流程，對企業書式檔案進行電子掃描，做到與原始檔案資料內容一致，圖像清晰。

3.1 抓制度建設，細化管理措施，強化企業檔案利用服務管理

該局及時修訂完善企業檔案登記、錄入、歸檔、掃描、查詢等崗位責任制。建立企業登記檔案和電子檔案查詢利用制度，規定閱覽權限、復制打印權限，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使企業檔案利用服務工作有章可循、高效便捷，有效提高了企業檔案利用服務效能。

3.2 強化服務意識，提升電子檔案查詢利用效果

今年以來，該局利用文書檔案及工商 “企業登記管理信息查詢系統”，為機關、企事業單位及個人查詢企業設立、變更、注（吊）銷等各類檔案資料600余批（次）。并對查詢檔案的名稱、目的、查詢人的聯系方式等信息作了詳細記錄，及時做好跟蹤回訪工作。對做好檔案信息化工作具有很強的針對性和實效性。

檔案信息 利用是實現檔案工作目的的一個關鍵環節，也是檔案工作的最終目的，這項工作做得好與壞，將直接影響黨和國家及單位的安全和利益，檔案利用效果則是對檔案利用工作及整個檔案管理工作的評價和檢驗。如何充分開發利用檔案信息資源，將檔案信息提供給用戶，實現檔案的價值，提高檔案利用效果，這是新形勢下檔案工作者必須思考和解決的一個問題。