淺析電子文件和電子檔案的管理和應(yīng)用

摘 要：本文從電子文件的特性和電子檔案的優(yōu)越性出發(fā)，分析論述了電子文件檔案在管理和應(yīng)用中存在的問(wèn)題，并結(jié)合工作實(shí)踐提出了一些可行性的建議。

關(guān)鍵詞：電子文件 電子檔案 管理 應(yīng)用

電子文件是二十世紀(jì)中期以后伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而出現(xiàn)的新事物、新名詞。發(fā)展到今天，電子文件已被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并與高新設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合形成了一種新的檔案管理模式——電子檔案管理。

一、電子文件的定義和特性

電子文件是按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的一系列數(shù)字代碼序列。具有以下特性：

1、信息內(nèi)容的可變性。由于存儲(chǔ)介質(zhì)載體具有可重寫(xiě)性，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)進(jìn)行信息內(nèi)容的處理和更改，操作十分簡(jiǎn)便。

2、信息內(nèi)容的獨(dú)立性。即是指信息內(nèi)容與信息載體的可分離性。電子文件的信息載體并不是固定不變的，信息內(nèi)容可以脫離信息載體通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，也可以利用設(shè)備軟件將信息內(nèi)容從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上。

3、信息處理的依賴(lài)性。電子文件是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生和使用的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，不具備傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的直接識(shí)讀性，因此從生成、傳輸、存儲(chǔ)、檢索和利用都必須借助于一定的設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件才能完成。

4、信息載體的多樣性和不穩(wěn)定性。電子文件的存儲(chǔ)必須依賴(lài)一定的介質(zhì)，如軟硬磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等都可以作為載體進(jìn)行信息存儲(chǔ)。然而，這些介質(zhì)與紙張相比，穩(wěn)定性能較差，對(duì)外界環(huán)境的影響十分敏感，易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，造成存儲(chǔ)信息的讀取失敗或丟失。

二、電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案是指有保存價(jià)值已歸檔保存的電子文件，可以利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和處理，具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性。

1、存儲(chǔ)利用方便，有利于提高工作效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)的信息處理功能，可以對(duì)電子文件進(jìn)行快速、有效的存儲(chǔ)和傳輸，還可以將電子檔案以音頻或視頻信號(hào)等原來(lái)的信息形態(tài)進(jìn)行存儲(chǔ)，使信息存儲(chǔ)的內(nèi)容更加豐富，形式更加多樣化，改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性。同時(shí)，電子檔案還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，不受時(shí)間、地點(diǎn)和信息載體的限制。

2、存儲(chǔ)載體信息容量大，有利于節(jié)約存儲(chǔ)空間。和紙質(zhì)檔案不同，電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)具有記錄密度高、存儲(chǔ)容量豐富等優(yōu)點(diǎn)。一張2.6GB的光盤(pán)，采用壓縮技術(shù)后，可以存放大約1000張A0幅面的圖紙。大大高于紙質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息量。

三、電子檔案在管理和應(yīng)用中存在的問(wèn)題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，檔案管理工作的形式和內(nèi)容也隨之發(fā)生了很大的變化，電子文件和電子檔案逐漸成為檔案管理工作的重要形式和內(nèi)容，但并不完善，在管理和應(yīng)用上還存在諸多問(wèn)題。

1、電子檔案信息的不穩(wěn)定性問(wèn)題。由于信息載體的多樣性和不穩(wěn)定性，電子文件存儲(chǔ)載體的物理壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案，即使是性能最為穩(wěn)定的光盤(pán)，一旦受到溫、濕度和磁場(chǎng)及機(jī)械震動(dòng)等因素的影響，其存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)就有可能損壞或丟失。另外，隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件更新?lián)Q代很快，不同軟件、不同設(shè)備形成的電子檔案載體的兼容性和互換性難以把握，需長(zhǎng)期保存的電子檔案在若干年后將面臨著不能讀取的問(wèn)題。

2、電子檔案信息的安全與保密問(wèn)題。一方面，由于電子檔案內(nèi)容的獨(dú)立性和易改性，其存儲(chǔ)的信息隨時(shí)有被修改和竊取的危險(xiǎn)，影響檔案部門(mén)對(duì)電子檔案原始性、完整性和可靠性的認(rèn)定。另一方面，網(wǎng)絡(luò)給電子檔案管理帶了便利的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)病毒和黑客的攻擊足以破壞電子檔案或造成電子檔案信息的泄露。

3、電子文件處理軟件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問(wèn)題。當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)，開(kāi)發(fā)的電子文件處理軟件品種多、類(lèi)型雜，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以依照?qǐng)?zhí)行，各家形成的電子文件來(lái)自于不同軟件，有可能互不兼容，給后期電子檔案的統(tǒng)一管理帶來(lái)不少的困難。

4、電子檔案管理人才缺乏問(wèn)題。電子檔案是信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的產(chǎn)物，不但要求檔案管理人員有過(guò)硬的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要求有扎實(shí)的電子檔案信息系統(tǒng)操作功底，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德和思想品質(zhì)。現(xiàn)有的檔案管理人員以年齡偏大者居多，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)不甚了解，不適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理的需求。

四、對(duì)加強(qiáng)電子檔案管理和應(yīng)用的一些建議

1、從軟、硬件兩個(gè)方面著手，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體的管理。一方面要建立專(zhuān)門(mén)的檔案館，按要求配備溫度計(jì)、濕度計(jì)、除濕機(jī)等設(shè)備，保持環(huán)境的相對(duì)穩(wěn)定，并定期對(duì)館內(nèi)電子檔案進(jìn)行有效性和安全性檢查；另一方面在引進(jìn)和采用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件時(shí)，要充分考慮技術(shù)上的兼容性和通用性，以保證電子檔案存儲(chǔ)載體的可讀性。

2、采取積極的安全措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保護(hù)管理。采取諸如訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)字簽名等措施來(lái)控制電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限和進(jìn)行身份驗(yàn)證；采取信息加密的手段來(lái)確保不宜公開(kāi)的電子檔案的非公開(kāi)性；采取設(shè)置電子檔案的只讀屬性等措施來(lái)保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3、改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。電子檔案的出現(xiàn)沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理模式，引起了檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)的大調(diào)整，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，當(dāng)務(wù)之急就是開(kāi)展定向培訓(xùn)，培養(yǎng)和造就一批既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)，又精檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)管理人員。

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