強(qiáng)化信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理水平

摘 要：隨著社會信息化水平的不斷提高，企業(yè)要想提升檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力，必須要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和一體化。本文介紹了企業(yè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀以及信息化建設(shè)對于提升企業(yè)檔案管理水平的重要作用，就如何以信息化建設(shè)來提升檔案管理水平提出了相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 企業(yè) 檔案管理

長期以來，實(shí)體管理是主要的企業(yè)檔案管理模式。檔案管理的信息化建設(shè)使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，信息管理成為企業(yè)檔案管理的新模式。企業(yè)檔案管理的信息化能夠有效的提高檔案管理水平和生產(chǎn)效益，也是提高企業(yè)核心競爭力的重要途徑。因此，要做好企業(yè)的檔案管理工作，必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，以信息化建設(shè)提升企業(yè)的整體管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

（一）信息化管理軟件不夠完善

信息化管理軟件是進(jìn)行信息化管理的工具。在現(xiàn)階段，信息化管理軟件還不夠完善，不能完全適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。當(dāng)前檔案管理部門在軟件開發(fā)、計(jì)算機(jī)的使用等方面不協(xié)調(diào)、不統(tǒng)一的情況比較普遍，管理軟件在文件搜索和信息管理等方面還存在著技術(shù)瓶頸。由于協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，企業(yè)的信息管理工作也受到了很大影響，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化還有很長的一段路要走。

（二）信息管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范性也不強(qiáng)

基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的前提，很多企業(yè)在基礎(chǔ)工作方面存在著很多問題，諸如檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低、著錄細(xì)則的相容性不強(qiáng)、案卷質(zhì)量不高等。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時只著眼于某個系統(tǒng)或某一個館，給信息管理的全面推廣和實(shí)施帶來了困難，也制約了檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）企業(yè)現(xiàn)行的整理分類方法及標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的需要

隨著信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，磁盤和光盤已成為主要的存儲介質(zhì)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，以往的實(shí)體管理方式已完全不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的需要。

（四）企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)不高

隨著企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展，對企業(yè)檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備較高的文化及技術(shù)水平，在檔案以及信息處理方面也要具備較高的素養(yǎng)。現(xiàn)階段，很多企業(yè)的檔案管理人員技術(shù)水平不高，復(fù)合型人才更是寥寥無幾，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展。

二、信息化建設(shè)對于企業(yè)檔案管理的重要作用

檔案管理的信息化建設(shè)是提高企業(yè)檔案管理信息服務(wù)水平的重要途徑，也是使檔案管理適應(yīng)時代發(fā)展的有效途徑，同時還有力的促進(jìn)了檔案管理水平的提升，在企業(yè)的檔案管理和日常運(yùn)營中都發(fā)揮了積極作用。

（一）提高了檔案管理水平和效率

企業(yè)檔案管理在實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化之后，檔案管理部門的職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變。從單純的保管和利用向信息采集、管理以及服務(wù)等職能轉(zhuǎn)變，這樣就實(shí)現(xiàn)了信息資源的合理配置，也提高了檔案管理水平和服務(wù)水平。

（二）檔案管理的利用率得到了有效提高、

通過信息化建設(shè)，企業(yè)的檔案管理水平獲得了實(shí)質(zhì)上的提升，為企業(yè)管理者進(jìn)行決策時提供了可靠的信息依據(jù)，也大大提升了查考各職能部門實(shí)際工作情況的效率。

（三）促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化

企業(yè)的檔案管理是一種信息管理，也可以看做是一項(xiàng)知識管理工作。相對于信息管理來說，知識管理是一種延伸，也是一種發(fā)展。在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識不僅僅是一種信息，它還是一種能夠影響人類行為的力量，是一種促進(jìn)社會進(jìn)步的工具。在進(jìn)行知識管理時，要實(shí)現(xiàn)信息、活動、人的一體化，實(shí)現(xiàn)信息的共享，提升其社會化服務(wù)的功能。因此，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化之后，不僅提升了檔案管理水平，而且還提高了檔案工作的社會地位。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，信息化在各領(lǐng)域內(nèi)的發(fā)展日新月異，也成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。做好檔案管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，而信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理水平的助推器，在企業(yè)的發(fā)展過程中將會發(fā)揮越來越重要的作用。

三、以信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理水平的措施

要提升企業(yè)的檔案管理水平，必須要強(qiáng)化信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)具有豐富的內(nèi)涵，主要包括建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫、對信息資源進(jìn)行有效整理、信息網(wǎng)絡(luò)及人才隊(duì)伍的建設(shè)以及信息資源的開發(fā)利用等方面。因此，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不是簡單的將檔案管理數(shù)字化，還需要從多個方面加以促進(jìn)。

（一）對電子文件歸檔和信息數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)管理

要做好這方面的工作需要注意以下三點(diǎn)：第一，要按照有關(guān)規(guī)定，在參考文件和數(shù)據(jù)價值的前提下，對電子文件歸檔的內(nèi)容、范圍以及保管期限進(jìn)行確定。在進(jìn)行歸檔管理時要由企業(yè)檔案管理部門和信息管理部門針對各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)提出科學(xué)、合理的歸檔管理方案。第二，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在信息化建設(shè)的促進(jìn)下，企業(yè)檔案信息服務(wù)的渠道越來越多，提供檔案服務(wù)的條件也日趨便利。企業(yè)要重視對檔案資源的建設(shè)和收集，以專題或集成的形式提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。第三，電子檔案一定要安全可靠。要確保電子檔案的安全性，必須要加強(qiáng)檔案管理，從管理和技術(shù)這兩方面出發(fā)，確保檔案數(shù)據(jù)庫及檔案傳輸?shù)陌踩?/p>

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)與企業(yè)改革的有機(jī)結(jié)合

通過信息化建設(shè)提升企業(yè)的檔案管理水平，需要將兩者有機(jī)結(jié)合起來，一方面要創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的模式，另一方面要針對企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況研究進(jìn)行信息化建設(shè)的途徑和方法，并及時的進(jìn)行溝通和交流。在檔案管理人才的建設(shè)方面，企業(yè)要積極引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)人才，同時對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高他們的技能水平，使其適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。要對企業(yè)檔案管理信息化的新要求和新特點(diǎn)進(jìn)行研究，以更好的推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。另外，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，一定要按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求進(jìn)行建設(shè)，這樣才能提高檔案管理的實(shí)際運(yùn)用水平，才能真正符合檔案管理的要求。在進(jìn)行信息化建設(shè)時，要積極參照各級檔案行政管理部門的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定出電子文件和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（三）企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要與ERP系統(tǒng)相結(jié)合

ERP系統(tǒng)屬于新一代的管理信息系統(tǒng)，它是信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想的有機(jī)融合，對于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)的綜合競爭力具有重要作用。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，要與ERP系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的跨越式發(fā)展。要對檔案信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)和利用，需要建立一種網(wǎng)絡(luò)化的信息綜合系統(tǒng)。加強(qiáng)與情報、圖書等信息的橫向聯(lián)系。這樣可以充分挖掘檔案信息資源的價值，提高信息服務(wù)的水平。

（四）企業(yè)員工要積極參與，充分發(fā)揮其主動性和積極性

在管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，往往存在設(shè)計(jì)與需求脫節(jié)的情況，使檔案信息系統(tǒng)的實(shí)用性和有效性大打折扣，情況嚴(yán)重的甚至?xí)?dǎo)致檔案信息系統(tǒng)的失敗。因此，要努力提高企業(yè)員工在檔案管理信息化建設(shè)中的參與度，在系統(tǒng)建設(shè)的各個階段發(fā)揮自己的主動性和智慧，積極與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通，及時反饋系統(tǒng)的使用情況和問題。這樣一來，系統(tǒng)開發(fā)者也能有針對性的加以調(diào)整和完善，滿足企業(yè)的實(shí)際需要，提高信息系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性。

（五）重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全企業(yè)檔案管理制度、

在進(jìn)行檔案管理信息化的工作時，功能完善的基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少的，是工作取得成功的第一步。企業(yè)要高度重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力改善信息服務(wù)的條件，使檔案管理工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為充分發(fā)揮其功能打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，必須要建立和完善相應(yīng)的管理制度，為檔案管理信息化建設(shè)提供制度保障。有了統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，就可以有效的對檔案信息進(jìn)行整合，也為系統(tǒng)開發(fā)提供了便利。另外，在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，要按照企業(yè)檔案管理?xiàng)l例的要求設(shè)置好檔案文件的查閱條件和查閱流程等信息，這對于加快信息系統(tǒng)的開發(fā)具有積極意義。

總結(jié)：

綜上所述，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，也是提升企業(yè)管理水平和競爭力的重要途徑。在信息化建設(shè)的過程中，要努力摒棄舊的管理思維和管理手段，以信息化管理來替代傳統(tǒng)的手工管理模式。這樣不僅實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)檔案的動態(tài)管理，而且還節(jié)約了開支，降低了企業(yè)的運(yùn)營成本。因此，企業(yè)檔案管理的信息化，與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，對于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、提升企業(yè)的整體管理水平具有重要意義。

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