證件快速批量打印的實(shí)現(xiàn)——Word中郵件合并功能的探討

汪雪東，李 芳，石曉玲

（1. 江蘇省如東高級(jí)中學(xué)，江蘇 如東 226400 ；2. 泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 泰州 225300）

在日常辦公中，單位經(jīng)常會(huì)遇到這樣一類工作：批量制作公函、獲獎(jiǎng)證書、職工工資條、聽課證、錄取通知書及成績(jī)報(bào)告單等。這些工作具備如下兩個(gè)規(guī)律：（1）需要制作的數(shù)量比較大；（2）文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容。如果逐份編輯打印，處理起來(lái)還是非常繁瑣，工作量巨大；如果只是將固定格式打印出來(lái)再手工填寫，那工作是及其枯燥乏率呢？在實(shí)際工作中，我們可以利用Word中提供的郵件合并功能解決上述問(wèn)題。

1 郵件合并及域

郵件合并是Word提供的一種能在主文檔中插入變化的信息從而合成新的文檔的功能，對(duì)合成的新文檔，用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來(lái)，也可以以郵件形式發(fā)出去。所謂“郵件”，包括兩種類型的文件，一種是標(biāo)準(zhǔn)文件即“主文檔”，是文檔模板，存放了Word文檔固定不變的內(nèi)容；另一種就是要加載到標(biāo)準(zhǔn)文件中的信息源文件即“數(shù)據(jù)源”，數(shù)據(jù)源通常是Word表、Excel表、Access表、FoxPro表等數(shù)據(jù)庫(kù)文件。“合并”就是把主文檔中不變的內(nèi)容與數(shù)據(jù)源中的大量信息合并在一起而重新組合而成的新的文檔。

Word域的英文意思是范圍，類似數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，實(shí)際上，它就是Word文檔中的變量。使用Word域可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新和文檔的自動(dòng)化。我們?nèi)粘＾k公中常常采用的自動(dòng)編頁(yè)碼、圖表的題注、自動(dòng)創(chuàng)建目錄、關(guān)鍵詞索引等都應(yīng)用了域的功能。在實(shí)現(xiàn)郵件的自動(dòng)合并與打印中，必須使用域進(jìn)行數(shù)據(jù)源信息的插入［1］。

2 批量證書的打印

下面以批量制作“重修準(zhǔn)考證”為例，介紹在Word 中如何使用“郵件合并”功能批量導(dǎo)入數(shù)據(jù)及照片完成準(zhǔn)考證制作的具體過(guò)程。

2.1 建立主文檔

按要求創(chuàng)建Word準(zhǔn)考證模板文件，如圖1所示。將固定的常量?jī)?nèi)容按需填寫好，空單元格留待填充具體數(shù)據(jù)。其中右邊的大單元格用來(lái)插入考生照片。右下角的單元格用來(lái)填寫根據(jù)不同等級(jí)分所確定的重修方式。

2.2 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源是包含標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表。我們可以使用任何我們所熟悉類型的數(shù)據(jù)源，包括Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Outlook聯(lián)系人列表、Foxpro創(chuàng)建的dbf文件、txt文檔等。這里以采用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源為例來(lái)介紹［2］。

在用Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)源時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：（1）工作表第一行必須是字段名，如果原來(lái)的表格中存在表頭信息行應(yīng)予刪除；（2）工作表中的數(shù)據(jù)行必須是連續(xù)的，不能有空行。從而保證該Excel數(shù)據(jù)庫(kù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式。

圖2 Excel數(shù)據(jù)源—考生信息表

啟動(dòng)Excel，建立圖2所示的考生信息表。

由于重修考試中可能存在代考現(xiàn)象，因而打印照片成為一個(gè)必要的要求。考生電子照片可以由各院系提供，一般不能直接用于打印，原因在于：（1）照片來(lái)源五花八門，有的是學(xué)生的錄取照片，有的是學(xué)生自行拍攝的。拍攝時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)不一，照片大小不一；（2）在準(zhǔn)考證上照片的方向及大小要根據(jù)打印紙的實(shí)際情況來(lái)調(diào)整，所以需要提前做好準(zhǔn)備工作。可以利用圖片批處理程序來(lái)快速處理照片信息，統(tǒng)一照片格式，如在網(wǎng)絡(luò)上隨時(shí)可以免費(fèi)下載的“圖片批處理王 Image Batch King”，使用起來(lái)就非常簡(jiǎn)單方便。

處理好的考生照片全部事先保存在“C：照片”文件夾中，以學(xué)生的準(zhǔn)考證號(hào)（或?qū)W號(hào)等）信息來(lái)命名。數(shù)據(jù)源工作表中寫明照片的路徑和文件名即可。照片名字段的填寫見圖2的G列數(shù)據(jù)。

3 合并主文檔

3.1 建立數(shù)據(jù)源鏈接

在Word2003中，郵件合并可以利用郵件合并工具欄來(lái)快速實(shí)現(xiàn)，也可以利用郵件合并向?qū)?lái)完成。打開主文檔文件（圖1）后，在“打開數(shù)據(jù)源”功能下，創(chuàng)建主文檔與數(shù)據(jù)源Excel文件相應(yīng)表格的連接。

3.2 編寫和插入域

在主文檔相應(yīng)位置依次插入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)域后，可以得到如圖3所示的結(jié)果。插入過(guò)程中應(yīng)注意不同類型及不同顯示要求的數(shù)據(jù)，插入域時(shí)的方式有所差異，詳述如下：

（1）簡(jiǎn)單文本數(shù)據(jù)的插入。插入“姓名”、“專業(yè)”、“準(zhǔn)考證號(hào)”、“考試地點(diǎn)”、“考試時(shí)間”等簡(jiǎn)單文本信息比較簡(jiǎn)便，直接應(yīng)用“插入域”功能即可完成。插入后，在目標(biāo)單元格內(nèi)將以“《字段名》”的格式顯示插入的域，這時(shí)可以使用Alt+F9組合鍵顯示或者隱藏文檔中所有域代碼。

圖3 主文檔插入域結(jié)果圖

（2）格式文本數(shù)據(jù)的插入。數(shù)據(jù)源中“等級(jí)分”字段信息的格式設(shè)置為數(shù)值型，保留2位小數(shù)。在合并文檔時(shí)如果直接插入域，則在最終文檔中將顯示為有若干位小數(shù)的格式，不能正確顯示原來(lái)的數(shù)據(jù)格式。這里需要通過(guò)在主文檔中修改域代碼來(lái)設(shè)置顯示格式。在域代碼中添加數(shù)字圖片域開關(guān)“#0.00”更改顯示。其中“#”是數(shù)字的域開關(guān)，“0.00”的第一個(gè)0為整數(shù)部分，后面兩個(gè)0表示保留兩位小數(shù)。

（3）條件數(shù)據(jù)的插入。表格右下角單元格用來(lái)填寫學(xué)生的“重修方式”。根據(jù)規(guī)定，等級(jí)分大于等于18，則“重修方式”為“自修”，10到18分之間為“跟班”，小于10分為“重修”。

當(dāng)這部分信息在數(shù)據(jù)源表格中沒(méi)有直接提供時(shí)，應(yīng)利用郵件合并中嵌套式Word域進(jìn)行郵件合并，來(lái)實(shí)現(xiàn)根據(jù)條件直接輸出相應(yīng)信息的要求。操作步驟如下：將光標(biāo)定位到目的單元格，點(diǎn)擊郵件合并工具欄中的“插入Word域”，選擇下拉菜單的“If…Then…Else…”，在對(duì)話框中做如圖4設(shè)置。

圖4 插入Word域:IF對(duì)話框

完成后，在主文檔單元格選中域代碼中的“重修”字樣，再次執(zhí)行“插入Word域”，在“IF對(duì)話框”中設(shè)置等級(jí)分大于等于10時(shí)，插入文字為“跟班”，否則為“重修”。

（4）照片的插入。光標(biāo)定位到目標(biāo)單元格，單擊“插入”菜單下的“域”，在域?qū)υ捒蛑羞x擇“IncludePicture”，域?qū)傩灾休斎搿皃hoto”確定。在主文檔單元格的域代碼中選擇“photo”，單擊工具欄“插入域”，選擇“照片名”域確定，即完成照片的加載，域代碼如圖3右上角單元格所示。

圖5 打印效果圖

3.3 預(yù)覽及合并

使用“合并到新文檔”功能，即生成一個(gè)新的文檔。該文檔是一個(gè)不包含域的普通Word文檔，包含了所有考生的相關(guān)信息，保存該新文檔，打印完成。效果圖如圖5所示。

4 注意事項(xiàng)

（1）數(shù)據(jù)源文件的考生信息表中的“照片名”字段中“C:\照片”表示了照片存放的位置，“”表示圖片存放的路徑，而“\”表示轉(zhuǎn)義字符，將常用的“”轉(zhuǎn)換為特殊用途。

（2）主文檔操作完成進(jìn)行保存時(shí)，照片域代碼的“照片名”會(huì)被直接固定為當(dāng)前記錄的照片文件名進(jìn)行保存。因此當(dāng)再次打開主文檔，重新合并數(shù)據(jù)之前應(yīng)將照片域代碼的當(dāng)前記錄的照片文件名刪除，重新插入“照片名”數(shù)據(jù)域。

（3）實(shí)際操作中，經(jīng)常出現(xiàn)插入照片后，新文檔中照片不能顯示或顯示的是同一張照片的情形，此時(shí)按Ctrl+A選中全文，再按F9刷新即可。

（4）合頁(yè)打印的方式：

一般情況下，采用郵件合并方式生成的新文檔中每張紙上只打印一張準(zhǔn)考證，這樣會(huì)造成打印速度緩慢以及紙張的浪費(fèi)。采用下列幾種方式可以在一張紙上打印多個(gè)短小郵件，避免浪費(fèi)的發(fā)生：

1）在實(shí)施合并步驟的“選擇文檔類型”時(shí)，選取“目錄”方式而非“信函”等方式，同時(shí)在主文檔內(nèi)容的末尾插入兩次回車符。

2）在已經(jīng)合并好的新文檔中利用Word的查找和替換命令，將每一頁(yè)的分節(jié)符（^b）全部替換成換行符（^I）。

3）在原主文檔內(nèi)容末尾兩行處，“插入Word域”的“下一記錄”，再將原內(nèi)容復(fù)制到“下一記錄”之后的位置即可。

5 結(jié)語(yǔ)

本文介紹了什么是Office的郵件合并功能，并以準(zhǔn)考證書的批量制作為例，說(shuō)明制作過(guò)程中對(duì)不同類型數(shù)據(jù)的處理方法及注意事項(xiàng)。郵件合并作為一種簡(jiǎn)單易學(xué)、功能強(qiáng)大的實(shí)用技術(shù)，在實(shí)際工作中可以大大提高工作效率和質(zhì)量。

[1]陳偉.辦公自動(dòng)化高級(jí)應(yīng)用案例教程[M].北京：清華大學(xué)出版社.2008.

[2]吳亞坤.“郵件合并”的應(yīng)用技巧[J].遼寧大學(xué)學(xué)報(bào),2010,(1):27-29.