淺談醫院人事檔案材料的收集與整理

謝麗霞

（泰州市人民醫院，江蘇 泰州 225300）

人事檔案管理是一項原則性很強的工作，又是一項十分繁瑣的工作。涉及到檔案材料的收集、鑒別、整理以及檔案的保管、利用和轉遞。其中檔案材料的收集與整理是整個檔案管理工作中最基礎的工作，也是檔案管理工作的核心。

1 人事檔案材料的收集

人事檔案材料的收集，是一項十分重要的工作。醫院知識分子較多，約占全院職工的90%，他們的工作經歷比較復雜，相應地檔案歸檔材料也就比較豐富，有些干部學歷材料就有10多份，另外有專業技術職務審批表、干部任免審批表、每年的年度考核登記表、工資變動審批表、進修培訓材料等。在整理檔案時發現，有些轉入檔案中的材料不屬于歸檔范圍；有些材料出現重復現象；更多的檔案出現材料不全，如：缺少學歷學位材料、職稱晉升材料、年度考核登記表、干部任免材料等。這就要求檔案管理人員要有強烈的責任心［1］，盡力收集齊全各類歸檔材料，主動與調入人員原單位聯系，同時也要發揮調入人員的主動性，讓他們主動提供線索或證書原件，及時補充所缺檔案材料。

1.1 定期向檔案形成部門收集歸檔材料

向檔案形成部門收集歸檔材料，是檔案收集的渠道。由于在職人員的學習、工作以及社會活動是在永恒的變化之中，所以收集工作不可能是一勞永逸的，尤其醫院是知識分子聚集的地方，每年都會產生各類考核、考察、學歷、培訓、職務任免、專業技術資格評審、工資變動審批表和社會兼職等需要歸檔的材料，這就要求我們檔案管理部門在做好宣傳工作的同時，要做到口勤、腳勤，善于聯系，溝通信息渠道，每年定期與形成材料的相關部門主動收集材料，使干部檔案內容能夠及時地、源源不斷地得到補充。如：定期向人事部門收集職稱材料、干部任免材料；定期向黨委辦公室收集入黨材料；定期向科教處收集進修材料等。另外個人社會兼職和獲獎材料，可隨時交人事檔案管理部門歸檔。對由于歷史原因造成的確實收集不到的檔案材料，由形成材料的單位出具證明，并在人事檔案備考表中說明。

1.2 盡量補充完善歸檔材料

將缺少的檔案材料補充完整是一個費時費力的過程，也是工作量和難度最大的一個環節。由于有些單位對人事檔案的重視程度不夠，檔案材料不能及時歸檔，多年后造成了檔案材料的丟失，給檔案的收集工作帶來了困難。特別是自改革開放以來，醫院人事制度發生了很大的變化。醫院職工的進入，不再是由學校畢業，人事部門分配的模式，也不再是所有畢業生都是國家干部的范疇。泰州市人民醫院是三級甲等綜合性醫院，職工達2000人左右，醫院引進的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事代理人員、單位代理人員、長期合同制人員等多種形式。這對檔案的收集帶來很多困難，特別是從外省引進的高層次人才，常常調出單位不能及時將檔案轉入，甚至拒絕提供檔案。但從醫院人事檔案管理角度，又不能缺少引進人才檔案，這就需要檔案管理工作人員及時追要，盡量將檔案補全。

2 人事檔案的整理

人事檔案的整理是以個人為單位，將收集起來的每個職工的檔案材料，進行技術加工、分類、排序、編目、裝訂成卷，使之內容條理、順序固定［2］。按實際的操作經驗來說，一般有以下幾個步驟。

2.1 檔案材料的鑒別

鑒別工作是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料，按照一定的原則和有關文件規定，進行審核、甄別材料的真偽、判定材料的保存價值，確定材料是否歸檔的一項工作。鑒別工作是人事檔案工作的重要環節［3］。首先要看材料的內容是否真實、齊全。發現有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料，應清理出來，并及時在材料上標注。按規定要有組織印章的，如沒有蓋章，必須補蓋后再歸檔。對必須要本人簽字的材料，必須本人簽字后方可歸檔。對來源時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對經過鑒別確實沒有保存價值的又不宜退回本人的材料，應登記報主管領導批準后進行銷毀。

2.2 技術加工

在整理檔案材料的過程中，常常會遇到一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，為了便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，需進行一定的技術加工。首先要拆除檔案材料上的訂書釘、大頭針等金屬品。人事檔案材料應使用16開的公文用紙，對超出規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損壞字跡的條件下，可進行剪裁，不能剪裁的材料，須進行折疊，折疊后的材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。另外有些檔案材料出現多個打孔的洞眼，應在裝訂前將多余的洞眼用宣紙裱糊好，不允許有多孔現象出現。對過窄或未空出裝訂線的材料，在裝訂線一邊縫紉一條白紙邊，拓寬材料的裝訂位置，保證打眼、裝訂不壓字和不損傷材料的內容。

2.3 分類排序

檔案材料的分類，是將反映一個人情況的材料集中起來，經過鑒別，按照材料的內容、性質和材料之間相互的內在聯系，進行組合排列。目前醫院人事檔案材料是根據上級組織部門統一的分類方法，將檔案材料分為十大類。即：⑴履歷材料；⑵自傳材料；⑶鑒定、考察、考核材料；⑷學歷、學位、學績、培訓和專業技術評審材料；⑸政審材料；⑹加入黨團的材料；⑺獎勵材料；⑻干部違犯黨紀、政紀、國法等材料；⑼干部調資審批表、定級和解決待遇的審批表等材料；⑽其他可供組織參考有保存價值的材料。分類后，對各類材料進行排列順序和編號。其中⑸、⑹、⑻這三類是按材料的主次進行排序，其它大類都是按材料的形成時間來進行排序，排序要做到準確無誤。另外在每份材料的右上角編上類另號，超過2頁的材料要用鉛筆在材料的左、右下角標注頁碼。

2.4 編目、信息錄入電腦

每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄，編輯目錄是整理人事檔案的一個主要環節，它是檔案內容的綱目和進行查閱的索引，目錄編寫得好，使人開卷一目了然，查閱方便，能提高利用者的工作效率。我們使用的是人事檔案管理軟件進行編輯目錄，編輯目錄時要注意規范化，檔案材料名稱要確切、簡要、準確無誤。目錄打印后，須將每卷的人員基本情況、補充信息、個人簡歷、職務變動、職稱變動、獎懲情況、學習簡歷、家庭及社會關系、工資變動等信息錄入到電腦軟件系統的相關欄目內，這樣，便于利用時能準確、快速地查找。

2.5 裝訂驗收

裝訂檔案材料是整理人事檔案的最后一個環節。即將經過鑒別、技術加工、分類排序、編寫目錄之后的檔案材料裝訂成卷。首先將全卷材料整理齊，然后在材料左側豎直打孔裝訂，打孔時要注意孔心離左邊距1.5毫米。檔案裝訂成卷后，還有重要的一點，就是必須將檔案進行認真細致的檢查驗收，檢查分類是否準確，每類材料的排序是否準確有序，目錄與實際材料是否相符等等。檢查驗收合格后方可入庫。

醫院人事檔案的收集與整理是一件非常復雜繁瑣的工作，要求檔案人員要有高度的責任心，認認真真、一絲不茍地把工作做好，使醫院的人事檔案達到內容完備，材料精煉，規范統一，利用方便的要求，為實現人事檔案管理的規范化、科學化，打下良好的基礎，為醫院人事檔案工作達標升級創造條件。

［1］叢明.高效檔案管理人員的基本素質要求與養成［J］.陶瓷研究與職業教育,2009,(4):42-43.

［2］劉莉莉.人事檔案整理心得淺談［J］.中小企業管理與科技,2011,(19):38.

［3］滕景華.談人事檔案的手機和鑒別工作［J］.科學與財富,2012,(5):373.