高校文科院系資料室建設研究

劉志勇

【摘要】部分高等院校文科資料室建設都遭遇瓶頸，管理上各自為政，資料利用率低，服務不專業，業務管理不規范等問題。加強統一管理，提高經費利用率和資料利用率，提高服務管理的專業化是勢在必行，湖南工業大學文學與新聞傳播學院資料室經過近十年的建設和探索，總結了專業資料建設的“四性原則”即：專業性、資料室、經典性和前沿性，錯開與學校圖書館資料的重復問題，服務學校學科建設。

【關鍵詞】院系資料室；建設瓶頸；“四性原則”

根據《普通高等學校圖書館規程》，高校院系資料室的主要任務有二：一是專業文獻情報的收集、整理和研究；二是開展文獻情報服務工作。高校院系資料室工作對教學、科研有著不可替代的重要作用資料室通常是各系必備的硬件設施之一。院系資料室的收藏是專業化的，它能全面反映本學科本專業的狀況，它的特點是資料專業性強、指導性強、研究性強。系資料室作為圖書館的各專業分館，設在教學科研的第一線，比圖書館更貼近教學科研活動，更了解本專業有關信息源及教師科研人員的需要。但是，隨著高等教育體制的改革，在高校圖書情報機構改革與重組的沖擊下，普通高校系資料室的弊端日益顯現出來。

一、存在問題

（一）資料室管理上各自為政

由于采購不經過圖書館采編系統，文獻采購重復嚴重。現在有些高校系資料室獨立于圖書館之外，校圖書館對其無約束力，文獻購置及組織利用全由教學系決定，管理人員也由教學系安排和管理。

資料室屬系和圖書館雙重領導，行政歸屬各系，業務歸屬圖書館，資料室管理人員首先是作為系的行政人員或教師，然后才是資料員。一直以來，各院系的資料室的建立原則是小而全，許多同類圖書重復購置。這種情況實際上是一校多館，圖書館與系資料室各自為政。各系資料室隸屬系領導，圖書館與資料室因隸屬關系不同，相互之間基本處于封閉、孤立的狀態，各行其是，同在一所校園內卻互無聯系，不相往來，更談不上工作中的相互協調，因此文獻采集隨意性大，重復率高，利用率低，以及人力、物力、財力的嚴重浪費。

（二）資料室工作人員業務素質較低，缺乏鉆研

資料室的建設沒有納入學科建設的重點，有的系資料室長期只有一人管理，甚至是兼職管理，從圖書、期刊的訂購以及資料的收集、整理加工到借閱等一系列工作均由一人管理、完成，況且還兼有其他工作，沒有充足的時間和精力開展深層次的情報資料服務工作和情報研究工作，無法改變情報資料工作落后于本系的教學和科研狀態。系資料人員只是做些收收發發、借借還還的簡單服務性工作，信息意識比較淡薄，未能在圖書資料和信息咨詢方面提供較高層次的服務。

學校的院系資料室在人、財、物等方面的安排上處于次要地位，工作不受重視，資料人員晉級難、提職稱難、申請課題難、進修深造更難，影響了隊伍的穩定。

（三）讀者服務嚴重不足

由于資料員身兼數職、分身乏數，沒有把讀者服務作為一項主要任務看待，因此，服務方式原始、服務效率不高、服務層次不夠專深也就成了現中小型高校資料室的特點。許多系資料室僅對本系教師與研究生開放，并不對人數最多的本科生、專科生開放，使文獻利用受到極大局限，沒有充分發揮文獻的作用，大大降低了文獻利用率。

（四）業務管理不規范，功能發揮不全。

由于思想認識和工作人員素質兩方面的原因，院系資料室在管理工作中的不規范現象比較普遍。在文獻資源的開發利用上，絕大多數的系資料室仍停留在資料的收集、整理、借閱等靜態管理方式上。比如，按“中圖法”對圖書進行分類，本來是資料員的一項最基本、最經常性的工作。可是有的資料室由于資料員不懂分類法，因而無法分類上架。資料員只是在購進新書時，用原始的流水號或色標來區分、上架。這種極不規范的做法，不僅造成資料類別分散書籍難找、難查，查閱效率低下，同時也不便于今后各院系資料室的資料上校園網管理，妨礙了資源共享的實現。

二、加強院系資料室建設的建議

在當前情況下搞好院系資料室建設，充分發揮院系資料室在高校文獻資源保障體系中的服務功能和積極作用，筆者認為，必須重點注意抓好以下幾個方面的工作：

（一）院系領導和資料室負責人應該端正對資料室在文獻資源保障體系中的功能和作用的認識，并在此基礎上建立起有關資料室建設和發展的十分明確的目標。院系領導要將資料室建設與教學和科研置于平等地位，特別是人員素質，明確院系資料室在為院系的教學和科研服務工作中的職能定位。我院的資料室建設能夠速度走到全校的院系前列，完全得益于先后三任領導的充分重視，并且親自參與資料室的建設工作。

系資料室歸屬圖書館，實行圖書館統一領導、統一布置；制定出校圖書館的發展規劃，確定中長期目標，同時制定出與之配套的文獻資源建設及現代化管理有關的規章制度，打破圖書館與資料室分散管理的格局，統一使用經費，統一管理文獻資源，從而更好地實現文獻資源。

（二）加強資料室工作人員的培訓和業務進修，提高資料室工作人員的業務素質。在高度信息化的社會，為實現知識、信息的交流傳播以及信息咨詢的專題定向服務，向工作人員提出了新的要求和挑戰。如果工作人員缺乏相關的專業領域知識，就難以協助科研人員進行情報調查分析、預測和專題文獻檢索。就不能為讀者提供準確的服務。校圖書館有責任和義務對院系資料員進行業務知識的培訓和管理，要使每一個資料員掌握必備的業務知識，具有按統一的規范進行圖書管理工作的能力。

一個好的資料室必須時時要有新的文獻、新的情報資源，及時跟蹤本系專業發展需要，提供地方特色資源。系資料室開展各項科研業務工作，既為課題提供服務，又參與其中的科學研究，資料員直接參加相關課題組織的科研活動，使他們感到資料收集、整理和提供的重要性，變資料室的被動利用為主動服務。反過來，通過親自參加科研活動，掌握收集資料的技巧，更加熟練地收集有用的資料，發現重要的資料，從而提供最新、最完整的資料文獻。學院的學科帶頭人和科研骨干成員要同時擔任學科館員，因為他們熟悉本院系的學科建設、課程設置，能為本院系乃至整個學校的文獻資源建設規劃提供建議。

（三）充分發揮現代化網絡技術，提高文獻信息服務功能

把資料室的工作由傳統的手工方式向現代化發展是開展高水平信息服務的基礎，包括編目、借閱、參考咨詢、文獻檢索等。譬如利用光盤數據庫和國際聯機檢索終端，進行課題查新論證、科技成果鑒別、篩選推薦，開展檢索咨詢服務。因為，現代科技的發展要求科研人員不僅要掌握靜態信息資源中的情報，而且要及時了解各個學科領域的最新研究成果、研究動態及當前以至將來的研究熱點。這就要求高校院系資料室應根據科研項目研究的需要，跟蹤網上各學科研究的動態信息。

三、文學與新聞傳播學院的資料室建設實踐

自2001年學院成立以來，幾任領導都非常注重資料室的建設，大力建設資料室，并引進專業資料管理人員，特別注重資料室“四性”建設，即：專業性、經典性、資料性和前沿性，突出我院建設的新特點。

（一）專業性、資料性

系資料室要突出專業性，方便讀者閱覽，這也是傳統系資料室最大的優勢。系資料室收集信息資料首先應突出專業特點，有針對性地把從各種渠道涌現出來的大量與本學科相關的資料收集起來，再根據教學科研的需要，對資料室文獻資料進行必要的加工整理，編制出教學科研需要的專題書目、題錄、索引。我院主要專業為廣告學、新聞學、漢語言文學，另外包括二個碩士點專業：倫理學、戲劇影視學。圖書文獻資料是捕捉時代信息、追蹤學科最新動態、教師備課和掌握教學第一手資料的重要工具。購買圖書資料要有目的性，應購買教育教學不可少的有益文獻資料。做到收藏的書刊既有實用性，又有保存價值。對圖書資料的收集還要有系統性，對專業書刊全面系統收藏，與專業有關的書刊資料重點收藏，一般書刊適當收藏。根據本院系的中長期發展目標及專業設置，明確本資料室收藏范圍和重點，在全校范圍內形成一個既聯合，又合理分工的協作信息網絡系統，不僅能合理利用經費，又能滿足不同類型、不同級次讀者的文獻需要。我們在近幾年密集采購了大量精典專業著作近8000冊，學院藏書近三萬冊，為全體教師提供了一個良好的資料平臺。

（二）經典性

各資料室的服務對象大多數是具有高層次學術水平的教師和科研人員，藏書結構必須做到突出經典特色，訂購、搜集“精”、“新”的文獻資料。“精”體現在突出對本專業的叢書、工具書、外文原版書、外文期刊等具有實用價值和參考價值的文獻的收藏，尤其注意收藏一些大型的國際、國內專業會議的論文。“新”就是要盡快訂購，搜集內容新、觀點新的文獻資料。比如：《民國叢書》共500本，各種新聞報紙史料300冊，《漢譯名著》200本、《馬克思恩格斯全集》等。資料人員要緊緊跟蹤學科前沿課題，圍繞教學和科研課題系統搜集、整理資料，多年的文獻工作收集實踐證明，只有把收集文獻作為系資料室的長遠目標，才能長期堅持長期積累，逐漸形成有規模、資料豐富的資料室，為教學科研提供方便。

專業化的文獻資料、具有專業化學科知識的資料員是院系資料室專業化信息服務的兩大構成要素專業化的文獻資料是院系資料室信息服務的物質基礎院系資料室的讀者主要是某一特定專業的師生，資料室入藏文獻資料應以本系師生的教學科研需求為中心，突出專業性、前沿性和深度，要有針對性地收藏本專業急需的信息量大、學術水平高、專業性強的文獻資料既要考慮到學科建設的需要，選擇重點學科急需的資料，也要考慮到全系專業發展的需要。

（三）前沿性

根據文科資料自身的特點，及時更新觀念，調整自我，同時輔以必要的物質支撐和技術儲備，就能夠實現文科資料管理模式的現代化改造，進而通過實施可持續發展策略來實現文科資料室的潛在功能，更好地服務于教學與科研工作。特別是廣告學和新聞學二大學科尚未完全成熟，業界形勢日新月異，新觀點、新著作、新譯著不斷涌現，及時采購這些資料顯得更為重要，保持教學與實踐不脫節。

院系資料室采集的資料專一且數量少，程序簡單，易于及時整理上架，可以快速和準確傳送到讀者手上，服務方式靈活多樣，能更好地滿足讀者的需求。

另外，學校利用新辦公樓的契機，全面改善了資料室的條件，配置完善的資料服務系統，在不侵犯知識產權的情況下，定期復印部分資料供學術交流和學術研究，每個學期定期請知名專家作系統總結最新科研成果和科研動態，幫助學院老師選擇科技方向。