解析當前人事檔案管理存在的問題

吳艷

摘要：隨著現代的信息化發展，檔案管理工作也需要發展新的管理方式，人事檔案管理工作的主要內容是一個人的各項文件，這里包含了他的日常工作業績，思想和作風，還有薪水情況等等，記錄這些可以在今后的一些工作中成為一個人的工作發展的根本。然而，目前人事管理檔案的方式還是存在一些問題的，我們要正確的看待這些問題，改正不好的地方對其進行分析。現在的經濟社會想要更進一步，就必須認真的把人事檔案管理今后的管理模式研究好。筆者把分析出的檔案管理中出現的問題在本文中闡述，并對其提出看解決的方案。

關鍵詞：解析；人事；檔案管理

目前我國信息發展迅速，很多曾經我們不了解的工作，其神秘面紗都漸漸被揭開。人事檔案就是其中之一，而與此同時，很多曾經存在卻沒有被注意的問題漸漸顯露了。比如新的要求被提出，而現有的人事檔案歸檔的范圍并不能發揮什么作用，大量的材料但是卻沒有太有用的總結內容，在檔案管理工作的工人工作狀態較差，缺乏對待工作的熱情，檔案的管理業不是特別安全等等。大量的問題在檔案管理工作中出現，只有解決了，才能更好的推展檔案管理工作。

1 由于我國的經濟發展越來越迅速，許多事業單位由于擴張的原因導致了人事檔案管理中的許多問題逐漸的明顯起來

1.1 過于傳統的管理方式

目前來看，即使我們修訂了相關的管理規定，但對于目前的信息社會來說是遠遠不夠的，過于傳統的管理方式已經是二十多年前形成的了，很多制度都和現在的社會發展脫節，單一的工作重點，沒有一個制度能夠把我們這個現有時代的新鮮信息添加進去，模式太過于陳舊。

1.2 沒有作為一項重要工作

嚴格的來說，對于人事單位檔案的管理，這應該是一項非常重要的工作，只有更加專業的管理單位才能勝任，但是由于很多事業單位對這項工作不夠重視，沒有意識到他的嚴重性，交托的代理管理單位并不是非常專業，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導致了檔案管理出現問題。

2 重視人事檔案安全管理問題

2.1 存在假檔

由于管理不夠嚴格，虛假檔案，檔案造假是經常會的一個現象，也是目前來說一個比較嚴重的問題。舉個例子，很多握有一些權勢人會利用檔案的造假來做一些不好的事，像學歷不夠高的把自身的學歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴重的假檔，是為了在評審等中消滅證據修改證據等。

2.2 丟失檔案

以現有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時有發生。檔案的材質通常都是使用紙張，并且檔案是由個人所在的事業單位所保管的，一旦個人不要這份檔案，檔案就會被發回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時候會發生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災等，這時就會不可挽回的導致檔案的丟失并且是永久性質的。當然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對于事業單位和國家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應該是我們盡量避免發生的事情，所以我們一定要把改進人事檔案管理的工作提到日程上來。

3 如何解決

3.1 實行檔案規范化管理

事業單位的領導要認識到檔案管理制度的完善和改進是刻不容緩的，必須認識到問題的嚴重性。首先，這項工作要被排進日常工作中去，負責人要在很多方面對檔案管理工作進行支持，最為主要的就是在設備，工人和規定上對其進行支持。其次，檔案管理的工作設施以及環境需要加強，從軟件到硬件設備的建設都是需要進行改善。第三，對于檔案管理的基本工作人員，其專業方面知識的需要得到統一的培訓，提高個人專業素養，這樣才能更加專業的進行檔案管理工作。事業單位和員工都應該把目標放的更遠，單位在有條件的情況下應當請檔案管理部門專業的指導人員指導加強工作，把之前不規范的管理方式進行改進， 員工得到更好的培訓后也爭取能夠走出大門。

3.2 提升檔案管理水平

對于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規定的進行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個單位的上級批準，并且要進行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴格復雜的一項工作，工作人員的文化知識程度應該較高一些，在聘請時應該注意把關。最后，對于檔案的安全存放意識也要提高，濕度計，溫度計和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項設備要保證正常運行和衛生情況，即使檢查修理，對于有個別需要的檔案存放室，應當更具其需求提供相關的設施。

3.3 自主收集相關資料

作為一個合格的檔案管理人員，自主收集各項材料是必須的工作態度，這本身對于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項工作。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進行總結和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據性。一旦發現存在問題的檔案資料，需要及時的進行更正，確保檔案的準確真實性等。

3.4 專業人員的互動

對于各個單位的檔案管理的工作人員來說，互相學習和幫助對于人事管理工作的創新都是有著很大作用的。

3.5 緊跟時代腳步，完善信息建設

對于現代化的檔案管理方式要加強學習，利用互聯網的先進技術對檔案進行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯網進行檔案信息共享。

4 總結

想要把一個問題解決掉，方法絕對不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調動起來，檔案管理工作中的各個問題，需要有心人去探索和發現，呆板的重復工作，沒有創新，只會讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創新，讓法律在檔案管理工作方面越發的完整，把漏洞填補上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進行，有一個更加健康的發展方向。

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