儀器設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策分析

梁晶晶

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和實(shí)驗(yàn)研究的廣泛開(kāi)展，儀器設(shè)備的檔案管理在科學(xué)研究中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。做好儀器設(shè)備檔案的管理工作，有助于儀器的維護(hù)和實(shí)驗(yàn)的順利進(jìn)行，本文結(jié)合目前儀器檔案管理存在的一些問(wèn)題，對(duì)實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案管理科學(xué)化、高效化的途徑進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：儀器設(shè)備 檔案 管理 問(wèn)題 對(duì)策

1 做好儀器設(shè)備檔案管理工作的意義

實(shí)驗(yàn)是開(kāi)展科學(xué)研究的重要手段，儀器設(shè)備是達(dá)到實(shí)驗(yàn)效果、得出科學(xué)結(jié)論的物質(zhì)基礎(chǔ)，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案的管理具有非常重要的意義。設(shè)備檔案是儀器工作過(guò)程的記錄，是保證儀器設(shè)備正常運(yùn)行的重要技術(shù)基礎(chǔ)，對(duì)設(shè)備的檔案進(jìn)行科學(xué)、有序的管理是對(duì)儀器高效利用的前提和保障。首先，設(shè)備檔案見(jiàn)證著科學(xué)研究的過(guò)程和實(shí)驗(yàn)結(jié)果，完整的儀器設(shè)備檔案資料包含其使用過(guò)程中所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息，是科學(xué)研究過(guò)程的價(jià)值體現(xiàn)者。其次，儀器設(shè)備檔案能夠?yàn)閮?yōu)化資源的配置提供科學(xué)、合理、有效的依據(jù)，設(shè)備檔案的建立能夠有效反映設(shè)備單位的硬件容量，為設(shè)備的有效利用提供依據(jù)。近些年來(lái)，國(guó)家和相關(guān)企事業(yè)單位對(duì)科學(xué)研究不斷加大投入，對(duì)儀器設(shè)備的引進(jìn)和利用也更加廣泛，加強(qiáng)設(shè)備的檔案管理能夠?qū)Y源的利用進(jìn)行明確的記錄，發(fā)揮資源的最大使用效能。最后，設(shè)備檔案管理能夠?yàn)檎５膬x器設(shè)備使用提供科學(xué)有效的數(shù)據(jù)信息，對(duì)后期儀器設(shè)備的平穩(wěn)運(yùn)行及維護(hù)維修具有關(guān)鍵的作用。此外，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案的管理工作，還能夠及時(shí)向使用者提供準(zhǔn)確的技術(shù)資料，為科學(xué)研究提供基本的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。

2 在儀器設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案的收集不及時(shí)、不完整

在我國(guó)，儀器設(shè)備信息的檔案化管理發(fā)展較晚，且最初并沒(méi)有得到充分重視，因此在儀器檔案管理中存在著一些問(wèn)題。首先便是對(duì)儀器設(shè)備的隨機(jī)文件收集不夠及時(shí)、完整，部分單位在儀器購(gòu)置時(shí)對(duì)原始資料的收集和保存并不重視，比如對(duì)設(shè)備安裝調(diào)試的文件、設(shè)備維護(hù)及修護(hù)文件沒(méi)有及時(shí)保存，在后期用到時(shí)沒(méi)有可靠的依據(jù)，嚴(yán)重影響了設(shè)備的正常使用。同時(shí)，這一后期使用過(guò)程中也會(huì)伴隨著大量數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生，在這一階段需要及時(shí)將設(shè)備的使用信息、運(yùn)行狀況、研究記錄以及檢測(cè)報(bào)告等資料及時(shí)整理入庫(kù)。然而，由于后期使用不定期，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息較多，從而導(dǎo)致設(shè)備中期產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)整理，檔案資料也會(huì)有部分缺失。可見(jiàn)，儀器設(shè)備檔案信息的不全面會(huì)導(dǎo)致儀器使用狀況不能得到真實(shí)的反映，無(wú)法為以后設(shè)備使用提供全面的參考。在目前的儀器檔案管理中，還缺乏一些科學(xué)的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理不夠細(xì)致、系統(tǒng)，設(shè)備使用產(chǎn)生的隨機(jī)數(shù)據(jù)信息沒(méi)有專人負(fù)責(zé)整理錄入，影響了設(shè)備檔案管理的科學(xué)性。

2.2 傳統(tǒng)管理方式效率低、交接不清

目前，大部分的儀器檔案管理采用傳統(tǒng)的管理方式，隨著設(shè)備數(shù)量的不斷增加以及大型儀器的不斷開(kāi)發(fā)和使用，儀器的功能越來(lái)越多，設(shè)備檔案的數(shù)據(jù)信息也越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)新的設(shè)備使用狀況。在傳統(tǒng)的設(shè)備檔案信息管理中，多采用工作人員手工對(duì)資料進(jìn)行收集、整理的方式，用紙質(zhì)檔案對(duì)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)行設(shè)備信息查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且信息存儲(chǔ)的針對(duì)性較差，不便于快速找到。傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)文檔資料的保存性能比較弱，隨著時(shí)間的不斷推移，紙質(zhì)資料容易損壞或丟失，設(shè)備經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)移或不同部門(mén)接手管理時(shí)，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。在目前的檔案管理中，檔案管理人員的專業(yè)性較差，通常檔案管理工作不被重視，由一些兼職人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案的歸檔、整理不規(guī)范。另外，檔案管理人員更替較為頻繁，這使得在人員交替及銜接過(guò)程中容易出現(xiàn)脫節(jié)，信息的完整性也容易受到破壞。

3 優(yōu)化儀器設(shè)備管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，健全組織機(jī)構(gòu)

加強(qiáng)儀器檔案的科學(xué)化管理，首先要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，提升其檔案管理的技能。首先，設(shè)備檔案管理人員應(yīng)與設(shè)備統(tǒng)計(jì)員以及實(shí)驗(yàn)操作人員保持密切的聯(lián)系，及時(shí)了解設(shè)備使用中的狀況，增強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備的了解和認(rèn)識(shí)，在實(shí)踐中不斷獲取檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提升自身的專業(yè)水平。其次，單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的重視，強(qiáng)化儀器設(shè)備使用與維護(hù)中的監(jiān)督，定期對(duì)儀器使用狀況進(jìn)行檢查，核對(duì)檔案信息是否完善準(zhǔn)確。儀器設(shè)備主要是為科學(xué)研究服務(wù)的，儀器使用者查閱相關(guān)的儀器檔案信息也是為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究的便捷、高效，因此，設(shè)備管理工作人員在設(shè)備檔案管理中應(yīng)樹(shù)立一種服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，為他人使用儀器提供便利。此外，加強(qiáng)儀器檔案的科學(xué)化管理還必須完善相應(yīng)的機(jī)構(gòu)與體制，制定適合本單位的科學(xué)、有效的管理制度，使設(shè)備的管理更加規(guī)范，有章可循。比如對(duì)于設(shè)備的維護(hù)資料、購(gòu)買(mǎi)資料、固定參數(shù)與實(shí)驗(yàn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類管理，對(duì)關(guān)鍵的數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行備份等。

3.2 增進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化

加強(qiáng)設(shè)備檔案的科學(xué)化管理，最有效的方法便是消除以往傳統(tǒng)的檔案管理方式的弊端，建立信息化的管理平臺(tái)。信息化的檔案信息管理是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的，利用計(jì)算機(jī)對(duì)設(shè)備的檔案資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與自動(dòng)錄入，設(shè)備使用者利用信息共享平臺(tái)能夠及時(shí)快速地查找到所需要的信息，使用較為方便。儀器檔案管理人員只需定期根據(jù)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢查與修正，對(duì)設(shè)備的使用狀況、運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)情況可以方便地查詢與獲取。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)、快速的整理，減少了管理人員的工作量，提高了信息管理的準(zhǔn)確性，為檔案的高效管理帶來(lái)了巨大的便利?，F(xiàn)代化、信息化的設(shè)備檔案管理有賴于專業(yè)的管理人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查與維護(hù)，需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及管理水平，隨著大型儀器、多功能復(fù)雜儀器的使用越來(lái)越頻繁，信息化的檔案管理方式將有著更加廣泛的應(yīng)用。

4 總結(jié)

加強(qiáng)設(shè)備檔案信息的管理對(duì)提高儀器利用率、服務(wù)科學(xué)研究具有非常重要的意義。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極采取各種有效措施，不斷提高儀器設(shè)備檔案管理工作的水平，為科學(xué)研究工作的順利進(jìn)行提供保障。

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