口腔專科醫(yī)院物資信息化管理體會

陳云濤 韓竑 李秀娥

（北京大學(xué)口腔醫(yī)院預(yù)防科，北京 100081）

口腔專科醫(yī)院物資信息化管理體會

陳云濤 韓竑 李秀娥

（北京大學(xué)口腔醫(yī)院預(yù)防科，北京 100081）

目的利用醫(yī)院信息化系統(tǒng)，對口腔專科醫(yī)院物資進(jìn)行科學(xué)管理。方法利用醫(yī)院信息化系統(tǒng)的擴(kuò)展功能，如：三級管理平臺、助手功能、字典功能、查詢功能、權(quán)限功能等，對口腔專科醫(yī)院的物資進(jìn)行信息化管理。結(jié)果口腔專科醫(yī)院的物資種類繁多、需求量大、更新快捷，應(yīng)用信息化管理口腔醫(yī)療物資，使一線臨床對物資的需求及時、準(zhǔn)確上傳提交，各部門之間高效溝通，物資流通渠道暢通。各級管理層對物資的查詢、檢索、匯總、統(tǒng)計準(zhǔn)確快捷。物資庫存合理，管理渠道規(guī)范。結(jié)論利用醫(yī)院信息化系統(tǒng)對口腔專科物資進(jìn)行管理，提高了醫(yī)院管理工作的效率。

醫(yī)院信息管理系統(tǒng) 口腔醫(yī)療物資 物資管理 護(hù)理

隨著信息時代來臨，計算機(jī)的普及使用，我國城市大、中型醫(yī)院開始使用醫(yī)院信息管理系統(tǒng)（Hospital Information System 簡稱 HIS）［1］。多數(shù)的 HIS包括收費(fèi)、醫(yī)囑、藥品、病案等方面的管理，系統(tǒng)通過醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)相連，減少了醫(yī)生、護(hù)士手工書寫量，降低統(tǒng)計誤差，提高了工作效率，對醫(yī)院管理工作起到了促進(jìn)作用。但目前的HIS管理模式較少涉足醫(yī)院物資管理。我們口腔專科醫(yī)院的醫(yī)療物資有自己的特點(diǎn)：分類細(xì)致、種類繁多、需求量大、更新快捷等，從某種角度來講，醫(yī)療物資在我們的醫(yī)療行為中占了主導(dǎo)地位。材料的快速發(fā)展，不斷的推陳出新，直接影響到學(xué)科的發(fā)展。為了能更廣泛、快捷、準(zhǔn)確地應(yīng)用好這些物資，我們在護(hù)理管理工作中嘗試應(yīng)用醫(yī)院資源管理系統(tǒng)，對日常工作中涉及到的各類型材料、器械等物資進(jìn)行信息化管理。

1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)擁有四個主要模塊：業(yè)務(wù)處理、庫房管理、信息查詢、系統(tǒng)維護(hù)。各模塊目錄下又有多項擴(kuò)展功能（圖1）。

圖1 信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式圖

2 系統(tǒng)功能

2.1 三級管理平臺、一體化流程是物資信息化管理的關(guān)鍵所在，利用此平臺，各級管理部門對物資進(jìn)行一體化流通管理，實施網(wǎng)上申領(lǐng)［2］。

2.2 助手功能 此功能是系統(tǒng)根據(jù)不同科室專業(yè)建立的。填寫領(lǐng)用申請時通過“助手”進(jìn)入列表，直接查詢到需要申領(lǐng)物品的信息。

2.3 字典功能 醫(yī)院資源管理平臺擁有常用物品字典庫，涉及醫(yī)院各科室及各專業(yè)全部相關(guān)的物資信息。

2.4 各項查詢功能 醫(yī)院資源管理系統(tǒng)可提供各項匯總查詢功能。可查詢以往特定時間段的領(lǐng)用申請記錄，可對各使用單位、使用情況分時段進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、匯總和統(tǒng)計。

2.5 系統(tǒng)有各部門的管理權(quán)限，可進(jìn)行逐級管理。

3 系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)的三級平臺、一體化流程模式，使得一線臨床對物資的需求通過網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確上傳提交，各部門之間高效溝通，物資流通渠道暢通。例如：口腔牙體專業(yè)，根管治療用的鎳鈦銼按照常規(guī)要求使用至15～20次即需淘汰更換，我們預(yù)定每位醫(yī)生使用基數(shù)為四套，診室護(hù)士為物資三級管理人員，其手中備存鎳鈦銼一套，護(hù)士長為物資二級管理人員，其手中備存18套。護(hù)士根據(jù)具體的使用情況，在口腔綜合治療臺電腦終端上做計次登記，當(dāng)?shù)怯洿螖?shù)達(dá)到更換要求，護(hù)士會拿出已消毒好的備存鎳鈦銼及時更換使用，安全快捷；治療結(jié)束，護(hù)士登陸物資信息系統(tǒng)工作站提交該醫(yī)生的申請領(lǐng)用，護(hù)士長驗收領(lǐng)用申請后立即發(fā)放，護(hù)士消毒補(bǔ)充入醫(yī)生的使用基數(shù)；護(hù)士長庫存少于6套時，登陸物資信息系統(tǒng)工作站，向一級管理人員（設(shè)備科）提交領(lǐng)用申請，設(shè)備科驗收領(lǐng)用申請，立即組織采購、發(fā)放，補(bǔ)充護(hù)士長庫存。這個周期在幾天之內(nèi)就可以完成。

3.2 物資信息系統(tǒng)的查詢功能信息量大、信息準(zhǔn)確，設(shè)備科會根據(jù)物品入庫時的實際情況，進(jìn)入物資信息化系統(tǒng)維護(hù)更新相關(guān)信息。臨床醫(yī)護(hù)人員和各級管理人員可以通過該系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢功能，獲得物資的第一手資料。例如：臨床醫(yī)生為患者進(jìn)行根管治療，根據(jù)根管情況，希望使用特殊型號的鎳鈦銼，護(hù)士可通過物資信息化系統(tǒng)進(jìn)行查詢，搜索相關(guān)型號的種類、基本信息、物品別名、生產(chǎn)廠商、供貨單位及價格、科室是否有庫存及庫存量等信息，報予醫(yī)生，經(jīng)醫(yī)生確認(rèn)后，提交領(lǐng)物申請，護(hù)士長即可通過系統(tǒng)審批。科室有庫存情況下即刻發(fā)鎳鈦銼，科室如無庫存，可查詢設(shè)備科是否有庫存，上報申領(lǐng)或加急請購，設(shè)備科即刻組織采購、驗收入庫、送貨上門，這個周期最快在1天之內(nèi)可以完成。

3.3 利用物資信息系統(tǒng)進(jìn)行各類統(tǒng)計 護(hù)士長對物資的管理工作通常每月、每季度、每年都會進(jìn)行一系列的結(jié)算統(tǒng)計，數(shù)據(jù)量大，計算繁瑣。應(yīng)用物資信息化系統(tǒng)后統(tǒng)計工作便捷很多，可按不同的需求進(jìn)行分類統(tǒng)計。例如：鎳鈦銼的使用統(tǒng)計，可以按照不同醫(yī)生、不同診室、不同時段、不同鎳鈦銼的型號等分別進(jìn)行檢索和匯總，便于科室對個人、診室、工作時段的工作量統(tǒng)計，對不同型號的鎳鈦銼進(jìn)行成本核算。

4 討論

4.1 醫(yī)院物資系統(tǒng)管理需要各個職能部門聯(lián)手互助 醫(yī)院信息中心負(fù)責(zé)醫(yī)院資源管理系統(tǒng)的支持、維護(hù)。一級管理平臺的管理人員是設(shè)備科庫管，其權(quán)責(zé)是管理醫(yī)院總庫房，負(fù)責(zé)驗收各科室護(hù)士長領(lǐng)用申請，根據(jù)申請詳情匯總統(tǒng)一采購，組織物資驗收和配送，并協(xié)助完成醫(yī)院對供應(yīng)商、各科室對醫(yī)院的財務(wù)月結(jié)算。二級管理平臺的管理人員為各科室護(hù)士長，其權(quán)責(zé)是管理科室二級庫房，驗收匯總各診室醫(yī)、護(hù)領(lǐng)用申請，提交上傳至一級管理平臺。驗收核對一級管理平臺配送的物資，及時調(diào)度下發(fā)物資供各診室使用，與醫(yī)院完成物資財務(wù)月結(jié)算。三級管理平臺的管理人員為各診室醫(yī)生、護(hù)士，其權(quán)責(zé)是根據(jù)日常工作需要填寫每周物品領(lǐng)用申請，并上傳科室二級管理平臺，從科室護(hù)士長處接受使用物資。

4.2 宏觀調(diào)控，細(xì)節(jié)管理 口腔專科醫(yī)院的物資種類繁多，更新速度快；每位醫(yī)生所攻專業(yè)不同，使用器械材料不同；每個牙科治療椅通常都會安排不同醫(yī)生輪換使用。因此，在物資分配中存在很多不確定因素。傳統(tǒng)物資管理方法存在一些弊端，如各管理層不易溝通，各科室存在重復(fù)采購，物資品種更新緩慢等。醫(yī)院設(shè)備科在物資管理上有難度，易造成管理和應(yīng)用脫節(jié)，有時庫存量大且與臨床科室使用脫節(jié)，有時追求“零庫存”，不能及時供應(yīng)臨床使用，物流困難，資金滯留。應(yīng)用信息化管理后，通過醫(yī)院局域網(wǎng)相連的物資信息化管理系統(tǒng)，各級管理層的交流暢通，可通過系統(tǒng)及時獲得使用和請購的信息，使物資真正流通起來，臨床的需要可以在短時間內(nèi)上傳至設(shè)備科，物資可以在短時間內(nèi)下發(fā)至科室，解決了傳統(tǒng)管理中醫(yī)院與科室的供需矛盾，同時解決了物資積壓、資金周轉(zhuǎn)不良等問題。

4.3 高效工作，減低管理成本 口腔專科的耗材量大、目錄細(xì)，查找、檢索和核算是臨床科室護(hù)理管理的難點(diǎn)。利用信息系統(tǒng)提供的強(qiáng)大查詢功能，各專業(yè)可以進(jìn)入自己的助手區(qū)域直接查找、申領(lǐng)相關(guān)物資。通過此助手，在每個電腦終端上都可以迅速定位操作，大大提高了各級護(hù)理管理的效率。

各種檢索方式為我們帶來各項匯總。如：我們可以檢索匯總每位醫(yī)生每月使用各類根管鎳鈦銼的型號、數(shù)量、金額，可以檢索匯總每臺牙科治療椅每月消耗的相關(guān)材料量及金額。結(jié)合每位醫(yī)生的工作量，每臺牙科治療臺的工作量，為成本核算、績效評估提供數(shù)據(jù)支持。

4.4 權(quán)限管理，規(guī)范流程 各級管理人員的權(quán)限不同，管理流程透明規(guī)范。如針對物資字典：所有人員均有閱讀、查詢權(quán)限，但只有一級、二級管理平臺人員擁有維護(hù)權(quán)限，可實時更新，為臨床提供最新、最全面的物資情況。應(yīng)用物資信息化管理后，解放了臨床一線管理者。在實際工作中，臨床護(hù)士長及一線護(hù)理人員，只需提交請購申請，不涉及進(jìn)貨渠道。所有物資經(jīng)正規(guī)途徑，由醫(yī)院設(shè)備科對各類物資實施統(tǒng)一招標(biāo)管理，統(tǒng)一簽訂合同，合理確定價位，確保生產(chǎn)方、供應(yīng)商資質(zhì)，醫(yī)療物資三證齊全，統(tǒng)一驗收貨物，快速下發(fā)科室。

4.5 醫(yī)院物資信息管理不是以往計算機(jī)簡單Excel表格的應(yīng)用［3］，而是醫(yī)院利用局域網(wǎng)相連的信息化管理平臺，其擁有科學(xué)性、先進(jìn)性、實用性，是勢在必行的管理方式。目前我們也在結(jié)合自身的特點(diǎn)不斷探索，拓展信息化管理的功能［4］。比如涉及到物資的財務(wù)核算，與醫(yī)院財務(wù)部門聯(lián)網(wǎng)并機(jī)，以期進(jìn)一步提高物資管理效率，降低管理成本。

［1］劉光.設(shè)備科物資信息化管理應(yīng)用的作用及意義［J］.農(nóng)墾醫(yī)學(xué)，2006，28（2）：130.

［2］唐曉東，高春芳，楊傳偉，等.利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺提高醫(yī)院物資管理水平［J］.醫(yī)學(xué)信息，2005，18（11）：1450.

［3］趙巧鋒，牛寶英，李乃蓮，等.消耗性物資計算機(jī)管理表的設(shè)計與應(yīng)用［J］.護(hù)理研究，2009，23（2）：64.

［4］胡菁穎，薛靚，李秀娥.信息化物資管理的應(yīng)用與效果評價［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011，32（7）：89.

Hospital information management system Dental equipment and materials Material inventory management Nursing

陳云濤（1971－），女，上海，本科，主管護(hù)師，護(hù)士長，從事口腔臨床護(hù)理工作

R473.78，R472.1

C

1002－6975（2013）05－0414－03

2012－09－11）