河北省高校檔案館網站的測評與分析

文/華北電力大學 謝紅 謝海洋 周曉蘭

檔案數字化進程的加快對高校檔案信息資源的開發和檔案信息網絡服務起到了積極的推動作用。《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號，下文簡稱“27號令”）中指出，“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。高校檔案館網站是高校檔案信息化建設的載體和重要表現形式。擴大高校檔案網站的影響力，提高檔案網站的建設水平，是現今高校檔案工作的主要內容之一。課題組對河北省高校檔案館網站進行了持續地關注，通過對其建設和發展現狀的觀察、分析和測評，為其進一步完善提出了建議。

一、項目測評工作概述

（一）測評對象的說明

依據新浪網“教育頻道”（http://edu.sina.com.cn/）所提供的河北省高校名單，本課題組對河北省高校檔案館網站建設情況進行了長期的追蹤觀察，調查涉及河北省范圍內的99所高校。我們發現這些的網站建設情況不盡如人意，在這些高校中，只有8所院校建有綜合檔案館（室）網站它們分別為燕山大學檔案館、石家莊鐵道大學檔案館、華北電力大學檔案館、河北農業大學檔案館、河北科技大學檔案館、河北經貿大學綜合檔案室、河北大學檔案館和河北北方學院檔案館。

（二）評價指標的確定

課題組認為，對某一類別網站進行測評，應該充分考慮這類網站的定位、受眾、特點、基礎和發展現狀。由于河北省高校檔案館網站的數量還不多，欄目和功能還不夠完善，測評的目的是找到不足并給出建議，指標的確立和賦值的標準既要照顧當前的實際情況，又要在服務功能、數字化、文化性等方面起到引領作用。

通過對河北省高校檔案館網站進行數據記錄和提取，并進而對其建設狀況進行分析，課題組確定了河北省高校檔案館網站的評價指標。在這個體系中，形式、內容和功能是3項一級指標，另有7項二級指標和25項三級指標。

第一個一級指標為“形式指標（15分）”，下轄二個二級指標，分別為外觀特征（12分）和機構設置（3分）。在“形式指標”中，檔案館是否為獨立部門成為一項獨立的二級指標，因為“27號令”中規定了符合條件的高校應當設立檔案館，未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

第二個一級指標為“內容指標（45分）”，下轄二個二級指標，分別為一般內容（10分）和特色內容（35分）。在這一指標體系中，“內容指標”所占的權重最大，這是檔案網站的性質所決定的。在這項指標中，人物檔案、數字檔案、編研情況、校史校志、校址變遷等給予了較高的權重或成為了獨立的三級指標。各高校目前格外重視本校或與本校有歷史淵源的名人檔案的征集、整理和利用，這對發掘名人檔案的價值、擴大高校的影響力有十分重要的作用。“27號令”規定，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作是高校檔案機構的管理職責之一。高校檔案的數字化進程正在逐步推進，這已經成為衡量高校檔案工作的一項重要指標。高校綜合檔案館（室）網站反映出的編研成果以及校史校志的展示，直接反映了該檔案館（室）的編研水平和學術能力。校址變遷成為獨立的三級指標的原因是因為在高校合并的大背景下，多個高校合并、搬遷或機構變化給檔案管理帶來了諸多新問題，隨著時間的推移，如何應對這一歷史時期出現的新現象成為高校檔案工作面臨的新挑戰，網站中對全宗的說明也倍受關注。

第三個一級指標為“功能指標（40分）”，下轄三個二級指標，分別為查詢功能（25分）、交流功能（10分）和鏈接功能（5分）。在“功能指標”中，權重的設置基本向檔案館（室）的服務能力傾斜。

二、評價結果及分析

（一）河北省高校檔案館網站評價結果

根據確定的評價指標，本項目組對河北省高校檔案館網站進行了量化分析，力爭以第三方的視角進行測評。從對量化指標的分析可以看出，測評體系的3個一級指標中，內容指標得分最低，形式指標也不盡人意，功能指標稍好。因為目前河北省高校檔案館網站數量不多，無法分別按“形式指標”、“內容指標”和“功能指標”給出單獨的排名，只是按照“評價指標”給出了一個綜合得分。從綜合得分的角度看，這八所高校檔案館網站與目前主流的網站評測標準還有較大的差距，同時，網站之間的分差也較大。這說明這些網站建設的整體水平不高，提升的空間很大。在此只公布前五名的檔案館（室）網站：

1.燕山大學檔案館（http://archives.ysu.edu.cn/），72分；2.華北電力大學檔案館（http://web.ncepu.edu.cn/dangan/in-dex.asp），69 分；3.河北大學檔案館（http://archives.hbu.edu.cn/），65 分；4.河北農業大學檔案館（http://dangan.hebau.edu.cn/），63分；5.河北經貿大學綜合檔案室（http://zhda.heuet.edu.cn/），61 分。

（二）評價結果分析

“形式”方面，多數網站的美觀程度和信息表現形式都可得到半數以上的分數，說明網站經過多年的努力已經脫離了最初的為建設而建設的階段，已開始注重多種表現形式的綜合運用。但死鏈接的現象在這些網站中仍然普遍存在。

“內容”方面，一些網站除“通知公告”、“政策法規”等內容外，開始重視加強高校檔案信息資源的建設。反映本校歷史與特色的檔案的收集和整理、注意利用照片檔案展示館藏實力、名人檔案的建立、檔案數字化進程等方面的工作成果，為本校貢獻了不少得分。如燕山大學的“館室珍藏”和“學子風采”欄目展示了反映該校歷史的眾多老照片。同時還應該看到，仍有一些網站基本就是一個簡單的框架，除了“本館概況”、“歸檔范圍”或一些流程圖外沒有什么實質的內容。

“功能”方面，館藏檔案在線查詢的方便程度、學生學籍檔案的在線查詢功能的實現、互動與鏈接，都是衡量高校檔案網站的建設水平的重要指標，體現著網站的服務能力。檔案信息資源的展示體現著網站的服務水平，檔案在線查詢功能尤為重要。燕山大學檔案館網站提供的“認證本科學歷”和“查詢學生學籍”等服務值得肯定。此外，網站新聞、動態內容的搜索也可為用戶提供很大的便利，如華北電力大學檔案館網站的“站內搜索”功能可以按各種關鍵字搜索站內新聞和動態等。

三、河北省高校檔案館網站發展建議

（一）切實轉變“重展示、輕服務”的建站觀念

各類網站建設的初級階段一般都非常重視領導講話等內容。隨著高校檔案網站建設工作的深入推進，網站已經具備了新聞動態、通知公告、歸檔范圍說明等這些“必修課”。但目前依托網站提升高校檔案館的服務水平也不應被視作“選修課”。查詢服務、檢索功能應給予充分的重視，尤其是學籍和畢業生信息的查詢功能都急待改善。

（二）完全可以通過技術手段實現的功能和服務要優先解決

純技術層面的問題是最容易解決的問題，從外觀角度也是最能影響檔案館網站形象的問題，這包括網站的死鏈接、導航、外觀設計、界面的友好性、網站地圖、網站的英文功能等。目前這些網站整體互動功能較差，沒有充分利用網絡的特點。網站的管理者和制作者應該充分利用技術手段加強網站界面的友好性設計并提高網站利用的方便程度。例如，為了方便用戶親自來檔案館查閱檔案，建議將檔案館的具體地址用文字或圖片鏈接至百度地圖以顯示出本館的具體位置，這可以通過百度地圖名片功能輕易實現，從而增強網站的親和力。

（三）網站建設要和檔案信息資源組織與開發、數字檔案館建設相結合

相對于技術手段能快速提高網站在外觀和交互性等方面的建設水平，檔案信息資源開發就相當于“練內功”。高校檔案信息資源的組織與開發、檔案館在線服務功能的提升、檔案數字化進程的加快，都要求高校檔案館網站定位由最初的檔案館業務流程的展示向深層次的數字檔案信息服務與傳播方向轉變。在檔案信息化這一大環境下，高校檔案館網站的建設要以檔案信息資源的數字化管理契機，以數字檔案館建設為基礎，合理組織和規劃，從而促進檔案網站的健康發展。

（四）體現學校特色的檔案信息資源要優先開發利用

高校檔案記錄著學校的歷史和變遷，對體現本校館藏特點、反映本校特色的檔案要重點開發利用，對不同載體的檔案要格外關注。例如，開展本校名家、名師或與本校相關的名人珍貴檔案的征集，將有利于提升高校檔案工作的水平，擴大檔案館網站的影響。現已經有高校（如華北電力大學檔案館）開始嘗試通過“人物檔案”軟件在線收集人物檔案。

（五）高校檔案館網站要建設成為學術交流、聯合編研的平臺

高校檔案館從業人員已不再是高校實體檔案的保管者和高校歷史的守望者，更應是知識的提供者和傳播者；他們不僅要保存歷史，還肩負著高校文化傳承的責任。檔案館工作人員要加強對本專業前沿知識的學習，提高自身的信息素養。高校檔案館網站可以成為檔案從業人員進行學術交流的平臺。網站可以鏈接相關學術交流信息，提高網站的學術含量。為充分利用高校知識密集、協調方便的優勢，一些高校檔案研究會的網站依托某些高校檔案網站進行建設就是很好的案例，這也為網絡編研、聯合編研和科研項目的合作提供了平臺支持。

四、結語

本文的測評與分析是本課題組針對河北省高校檔案館網站發展現狀的一個學術層面的觀察及相關性分析。評價指標和賦值標準僅對本項目實施階段具備有效性，因為高校檔案網站是不斷發展變化的，評價指標是動態的，權重也需要不斷調整和完善。對網站進行的持續觀察是通過公眾網（即，所謂的“外網”）而不是通過教育網進行的，這樣可能更加客觀。這些被測評的網站雖然存在許多不足，但畢竟還有更多的高校檔案館還沒有自己的網站。這八個符合測評條件的網站為我們的工作提供了數據支撐，在此深表感謝。我們希望自己的工作可以起到“以評促建”的作用，為現階段河北省高校檔案館網站的建設提供些許思路。

※本文系2008年度河北省教育廳人文社會科學研究指導計劃項目“河北省高校圖書館、檔案館網站的績效評估研究”（編號：SZ080708）和2007年國家檔案局項目“檔案信息網站績效評估體系的可持續研究”（編號：2007-X-18）的研究成果之一。

[1]中國人民大學信息資源管理學院,檔案網站調查和測評項目組.我國省級檔案網站測評報告[EB/OL].http://www.idangan.com/Achievement_info.asp?id=127,2013-5-9.

[2]謝海洋,賈東月,田明霞,王建華.北京市高校檔案館網站建設的績效評價[J].北京檔案,2010(06).

[3][加]T·庫克,李音編譯.銘記未來—檔案在建構社會記憶中的作用[J].檔案學通訊,2002(02):74-78.

[4]張寧.我國市級檔案網站綜合測評與分析[J].檔案學研究,2010(02).

[5]程璇.我國政府門戶網站評價指標體系研究[D].武漢:華中師范大學,2007.