醫(yī)院檔案信息服務(wù)的管理方法分析

文/吉林省白城市洮南市婦幼保健院 袁巍

醫(yī)院檔案具有憑證性、權(quán)威性、原始性、連續(xù)性、可擴充性和廣泛性。隨著數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的深入和普及，社會各界對醫(yī)院檔案信息需求也有了更高的要求，并向多樣化的方向發(fā)展。醫(yī)院通過檔案信息服務(wù)管理，不僅加快了醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)，而且讓患者享受到了網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。檔案信息服務(wù)管理從以往的孤立式、單一式，轉(zhuǎn)變成為多層次、集成化的管理。在醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理方面，要管理好檔案資源，并采取相關(guān)措施提升信息服務(wù)管理水平。

一、醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理的必要性

（一）適應(yīng)于當(dāng)今時代的發(fā)展需求

網(wǎng)絡(luò)時代下，人們對信息技術(shù)有一種依賴感。信息技術(shù)逐漸成為醫(yī)院醫(yī)療、科研教學(xué)的重要手段。醫(yī)院檔案信息服務(wù)如果不跟進(jìn)時代的發(fā)展，不運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，那么就會被社會所淘汰。因此，建立信息化的醫(yī)院檔案服務(wù)管理，是當(dāng)今時代的發(fā)展需求，能夠更好的為社會發(fā)展所服務(wù)。

（二）能夠規(guī)范檔案管理工作

醫(yī)院檔案信息內(nèi)容較為繁瑣，比如醫(yī)院患者的病情、醫(yī)療技術(shù)成果等。這些信息數(shù)據(jù)都有著著重要的意義和價值，需科學(xué)合理的進(jìn)行保存。但信息的存儲工作比較繁瑣，而且需要耗費較多的時間和人力。傳統(tǒng)的人工處理方式，會分隔信息資源，致使醫(yī)療信息管理不能很好的整合和匯總信息。信息的流程不科學(xué)，從而出現(xiàn)了不規(guī)范的信息內(nèi)容。而隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理若依舊采用傳統(tǒng)人工處理，不但造成數(shù)據(jù)不規(guī)范、易丟失，而且工作形式比較繁瑣。為了改變這種現(xiàn)象，需要在檔案管理中介入信息化管理，建立全面的信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的規(guī)范性。

（三）能夠提升辦公效率

我國的多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)在內(nèi)部檔案管理中使用了多種的自動化設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。這樣的舉措確實增進(jìn)了信息化工程的發(fā)展，但是也出現(xiàn)了較多的工作問題和缺漏。多數(shù)醫(yī)院雖然安裝了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但是缺乏信息的共享，不能很好的應(yīng)用軟件工程。檔案管理雖然擺脫了傳統(tǒng)的人工處理，但是沒有充分的發(fā)揮出使用價值。只有做好醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理，才能提升企業(yè)內(nèi)部管理的辦公效率。

二、醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理內(nèi)容

（一）資源管理

醫(yī)院檔案信息服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)是信息資源。資源管理是指合理的配置信息資源。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的趨勢和情況，滿足患者的需求。既保證醫(yī)院檔案信息管理原有特色，也要根據(jù)發(fā)展方向掌握好各類資源和學(xué)科的比例，保障信息服務(wù)的效益和質(zhì)量。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案信息資源管理側(cè)重于網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)和患者病例檔案建設(shè)上。

（二）用戶管理

醫(yī)院檔案信息服務(wù)對象是用戶，要對用戶進(jìn)行有效管理。醫(yī)院檔案用戶有兩類，即醫(yī)護(hù)工作者和醫(yī)院患者。檔案管理員要分析每個用戶的具體需求，不斷提高檔案管理效率。在醫(yī)院檔案信息管理中，資源管理和用戶管理是第一層，信息人員管理和組織管理是第二層。管理好這兩層的服務(wù)，便能做好檔案信息服務(wù)管理建設(shè)工作。

三、醫(yī)院檔案信息服務(wù)的管理方法

隨著科技的進(jìn)步和經(jīng)濟的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理，只有不斷改革創(chuàng)新，才能提升醫(yī)院綜合競爭力。檔案信息服務(wù)部門需引入市場營銷觀念，做好市場調(diào)查，提高管理水平。管理方法要逐步向多元化方向轉(zhuǎn)變，并構(gòu)建現(xiàn)代化管理方法，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案信息服務(wù)。

（一）建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)

先確定好開發(fā)軟件設(shè)備的類型，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)和采集信息資源的工作。構(gòu)建起信息化檔案管理系統(tǒng)。采集信息資源是信息化檔案管理系統(tǒng)的主要工作。信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠在很大程度上改善現(xiàn)有的檔案管理工作，使檔案管理工作步入現(xiàn)代化的發(fā)展階段。醫(yī)院要做好兩方面工作。一是利用計算機系統(tǒng)管理醫(yī)院檔案。計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行整理、編號、制作、存儲，借助于檔案管理軟件，把檔案內(nèi)容輸進(jìn)計算機中，形成信息數(shù)據(jù)庫。這樣節(jié)約了時間，檢索也較為方便。二是對檔案載體進(jìn)行不斷創(chuàng)新。新時期科技的進(jìn)步，出現(xiàn)了膠片、光盤、磁盤、感光材料等新型的檔案載體。它們有著很多的優(yōu)點，比如攜帶方便、儲存量大、便于查找。

傳統(tǒng)紙質(zhì)性材料將逐步被現(xiàn)代化檔案所取代。現(xiàn)代化檔案載體形式，能夠提高信息服務(wù)管理效率，加快檔案信息服務(wù)建設(shè)，增強醫(yī)院綜合競爭力，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

（二）提高全院醫(yī)護(hù)人員檔案意識

醫(yī)院應(yīng)不斷加強醫(yī)護(hù)人員檔案意識，做好檔案的宣傳和建設(shè)。利用部分檔案資料在網(wǎng)站、醫(yī)院院報上進(jìn)行宣傳工作，向醫(yī)護(hù)人員宣傳檔案部門工作職能和性質(zhì)，宣傳檔案工作在科研、醫(yī)療、教學(xué)方面的積極作用。讓廣大職工了解醫(yī)院檔案的工作，增強檔案意識，提高工作積極性。醫(yī)護(hù)人員的檔案意識，決定著他們檔案管理工作的能力。在網(wǎng)絡(luò)時代下，如果醫(yī)護(hù)人員依舊是傳統(tǒng)的思想和工作方式，那么就會制約檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

在醫(yī)院檔案信息服務(wù)中，基礎(chǔ)設(shè)施約占5%、信息資源約占20%、管理人員約占75%。醫(yī)院若想提升檔案信息服務(wù)管理水平，就要擁有熟悉專業(yè)知識，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的管理人員。醫(yī)院檔案信息管理人員有較高的素質(zhì)，才能更好的開展檔案服務(wù)工作。現(xiàn)階段，檔案管理工作已經(jīng)步入網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展時期。管理人員要改變以往的陳舊思想，轉(zhuǎn)變成為具有現(xiàn)代化思維的管理意識。

（四）建立專業(yè)網(wǎng)站

檔案管理工作可利用醫(yī)院局域網(wǎng)來組建網(wǎng)站。有了數(shù)據(jù)庫的支持，網(wǎng)站可以及時的報道醫(yī)療、科研信息，并可以為科研咨詢所服務(wù)。醫(yī)院檔案管理部門利用網(wǎng)站及時擴充數(shù)據(jù)庫，將檔案資源信息快速的處理，安全的保存。同時，網(wǎng)上咨詢能夠為開發(fā)和推廣成果提供便利。網(wǎng)上查詢功能，還可以查找到醫(yī)院患者信息。而社會中的病患者也可以通過網(wǎng)站發(fā)布自己的病情。醫(yī)院檔案管理部門能夠獲得需要的病患信息，進(jìn)行醫(yī)療科研和檔案管理工作。

（五）深層次開發(fā)信息資源

隨著檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化的逐步普及，檔案實體管理漸漸弱化。檔案信息資源利用將成為檔案工作中的主要內(nèi)容。現(xiàn)階段，利用者不僅需要單份原始資料，更需要專題性的、有序的、系統(tǒng)的檔案信息。比如利用者為寫總結(jié)報告，在檔案室查找醫(yī)院科研獲獎資料。倘若是一份份查檔案，花的時間比較多，而且容易疏忽查不全。檔案管理員將這些信息資料匯總，利用者需要時則將科研信息交予利用者。不僅節(jié)省時間，而且檔案利用率也較高。檔案管理員應(yīng)及時運用檔案做好追蹤性服務(wù)，收集反饋信息，研究和調(diào)查用戶的需求情況。這樣，便能夠深層次開發(fā)檔案信息資源，為用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理中，管理人員應(yīng)明確管理的內(nèi)容，依據(jù)管理內(nèi)容提升醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理水平。以此更好的服務(wù)于廣大醫(yī)護(hù)工作者、患者和科研人員。檔案管理人員需更新觀念，適應(yīng)醫(yī)學(xué)的快速發(fā)展，改變檔案管理的提取服務(wù)方式，增強管理意識，疏通管理渠道，開拓管理的新形式。

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