淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理

文/吉林省九臺市房屋產(chǎn)權管理中心 宣冬柏

本文就從檔案工作數(shù)字化管理的特點、房產(chǎn)檔案工作數(shù)字化管理的必要性以及房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的對策對該問題進行了分析和探討。

一、檔案工作數(shù)字化管理的特點

簡而言之，檔案工作數(shù)字化管理的特點表現(xiàn)為以下幾點：

（一）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡化

眾所周知，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理是以人工操作為主，這樣僅僅能夠滿足基本的查詢需求，無法達到及時收集、及時應用的效果，而且也不利于對檔案信息進行深入的開發(fā)和應用。然而，將計算機網(wǎng)絡技術應用在房產(chǎn)檔案管理中，就實現(xiàn)了計算機對檔案信息的整理、歸檔、檢索、查詢等，極大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率。

（二）房產(chǎn)檔案服務多樣化

一般而言，房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡化服務是指實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化，這樣人們憑借自己的身份，利用互聯(lián)網(wǎng)就能夠查找出所需的房產(chǎn)檔案信息。由于當前很多房產(chǎn)網(wǎng)絡還處于信息公布的發(fā)展階段，無法到達信息的交互利用，從而就需要實施服務的多樣化，以便更好地為用戶服務。

（三）房產(chǎn)檔案信息管理的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化是基于固有房產(chǎn)檔案內(nèi)容基礎之上，對房產(chǎn)檔案管理的對象、載體等進行了改變。縱觀傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理，檔案的內(nèi)容和檔案的載體密切聯(lián)系。然而，數(shù)字化檔案管理就通過應用計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫等有機地將檔案的實體和服務相互分離，檔案實體作為原始憑證進行入庫，而日常服務則通過計算機中的集圖、文為一體的數(shù)字化信息即可實現(xiàn)。

二、房產(chǎn)檔案工作數(shù)字化管理的必要性

簡而言之，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是指通過計算機、多媒體等技術對數(shù)據(jù)進行整理及存儲，有機地將房產(chǎn)檔案的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，通過數(shù)字化的形式來實現(xiàn)對檔案的管理，從而組成檔案數(shù)據(jù)庫，及時提供給用戶使用，以便達到資源的共享。

近年來，隨著人們生活水不斷提高，房地產(chǎn)市場交易頻繁，伴隨而來的房產(chǎn)檔案也不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于占據(jù)空間大、消耗資源多等，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。對房產(chǎn)檔案管理進行數(shù)字化管理迫在眉睫。一般而言，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理呈現(xiàn)出以下優(yōu)勢：第一，房產(chǎn)信息獲得途徑更加廣闊，信息獲取速度更快；第二，房產(chǎn)檔案管理中有機地將圖形和文字結(jié)合在一起；第三，廣泛應用了計算機信息技術，極大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率，改變了傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理的工作形式；第四，數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理具備更強的信息存儲能力。這些都有力地提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率，促使房產(chǎn)檔案管理向著科學化、正規(guī)化方向發(fā)展。

三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的對策

由于房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為順應時代發(fā)展的必然趨勢，如何實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，可以從以下幾方面入手：

（一）建立起高質(zhì)量的檔案管理信息庫

一般而言，檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫是檔案計算機數(shù)據(jù)庫常見類型。具體來講，檢索性數(shù)據(jù)庫是依據(jù)提示的檔案內(nèi)容，說明檔案的目錄、范圍以及檢索的途徑，；而文件性數(shù)據(jù)庫通過完整地載入檔案文件，憑借網(wǎng)絡幫助人們更容易地獲得檔案信息。實行檔案信息數(shù)字化之后，就可以通過數(shù)據(jù)的形式對數(shù)據(jù)庫進行整合，從根本上改變檔案的信息組織形式，而且智能化信息管理技術的應用，提供一系列的人工自助服務，將更加高效、快捷的服務提供給用戶。

（二）建立房產(chǎn)檔案信息傳輸平臺

要想實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立起檔案管理信息庫是不夠的，還需要將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顜臁薄Ｒ簿褪钦f，只有在傳遞的過程在，檔案信息才能夠真正實現(xiàn)自身價值。在過去，檔案信息往往只存在于檔案原件或者是處理過的二次文獻內(nèi)，倘若人們需要相關信息時，就需要去檔案館，憑借摘要、拍攝等方法來得到所需要的信息。然而，房產(chǎn)檔案實施數(shù)字化管理后，數(shù)字網(wǎng)絡系統(tǒng)演變?yōu)閭鬏斝畔⒌闹匾脚_，極大程度上促進了檔案信息的流動。與此同時，檔案信息數(shù)字化具備多向傳遞的功能，組建成傳遞網(wǎng)絡，這樣就可以不受時空限制，促進遠程運輸。因此，檔案信息要實現(xiàn)傳輸平臺，一個重要前提就是建立起局域網(wǎng)，基于遵循統(tǒng)一通信協(xié)議基礎之上，憑借網(wǎng)絡有機地將計算機資源進行整合，結(jié)合具體應用要求設置相應的服務器，從而個體計算機借助網(wǎng)絡就可以實現(xiàn)信息資源的共享。

（三）切實提高檔案工作人員的素質(zhì)，打造出一支專業(yè)化隊伍

首先，具備夯實的專業(yè)知識是很有必要的。從而就要求加強檔案工作人員檔案管理工作專業(yè)知識的培訓，如《檔案法》等；其次，具備必要的業(yè)務知識。在當前的知識經(jīng)濟形勢下，要想更好地適應房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，就需要不斷提高檔案工作人員的業(yè)務技能，定期對他們進行管理學、計算機信息技術等培訓，切實提高他們的業(yè)務素質(zhì)；再次，建立健全考核激勵機制。對崗位進行科學劃分，明確職責，完善考核機制，充分調(diào)動員工工作的積極性和主動性。

在當前的知識經(jīng)濟時代，數(shù)字化管理已經(jīng)發(fā)展成為房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，從而就需要加快對檔案事業(yè)的革新，采取切實可行的措施，促進房產(chǎn)檔案向著數(shù)字化管理方向發(fā)展，以便為建設數(shù)字城市奠定基礎。

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