關(guān)于供電企業(yè)人事檔案管理工作的思考

文/國(guó)網(wǎng)湖南省電力公司懷化供電分公司 王洪

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織活動(dòng)中形成的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧⒈砀窦捌渌鞣N形式的原始記錄。在近幾年的企業(yè)管理工作中，尤其是國(guó)家電網(wǎng)公司正進(jìn)行”三集五大”改革,國(guó)網(wǎng)整體開(kāi)始集團(tuán)化運(yùn)作,要求人財(cái)物集約化。人力資源調(diào)控范圍大幅擴(kuò)大,員工數(shù)量多，員工崗位交流頻繁，上級(jí)要求快速掌握員工信息，傳統(tǒng)的檔案管理工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)現(xiàn)階段的人力資源管理與人才的開(kāi)發(fā)需求,為適應(yīng)現(xiàn)行的人力資源開(kāi)發(fā)工作，人事檔案管理有必要進(jìn)行新的改進(jìn)。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案的人員分類(lèi)仍是按身份分類(lèi)

人事檔案依據(jù)身份劃分可分為干部人事檔案管理與工人人事檔案管理。目前供電企業(yè)人力資源管理工作的現(xiàn)狀是以人為本，充分開(kāi)發(fā)與利用人才，工作制度化、規(guī)范化、法制化，提高企業(yè)效率效益。檔案管理仍按身份管理，與現(xiàn)行的管理工作理念有較大差距。

（二）人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)不同，造成干部檔案與工人檔案管理尺寸不同

供電企業(yè)檔案管理工作依據(jù)國(guó)家的《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，一直選用的規(guī)格均為16開(kāi)材料。隨著國(guó)家公文由16開(kāi)變?yōu)?A4尺寸。企業(yè)的文件以及申報(bào)材料等使用的尺寸逐漸變成了 A4紙。近年來(lái)，收集的入檔材料需要大量裁剪，加大了工作人員對(duì)材料處理的難度。2012年7月，根據(jù)中組部的相關(guān)要求，干部人事檔案材料尺寸調(diào)整為A4，又給目前檔案整理工作帶來(lái)其它問(wèn)題，干部檔案同一本內(nèi)存在兩個(gè)尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

（三）人事檔案材料重結(jié)論，輕事實(shí)，造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術(shù)水平

人事檔案一直存在重視結(jié)論性材料，缺少員工成長(zhǎng)性能力、技術(shù)特長(zhǎng)與業(yè)績(jī)材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價(jià)值。隨著人力資源管理信息化的推進(jìn)與深入，人力資源管理專(zhuān)業(yè)中的績(jī)效管理、人才開(kāi)發(fā)管理工作進(jìn)一步提升，對(duì)檔案管理工作提出了更多的要求。員工個(gè)人檔案中沒(méi)有年度績(jī)效考核材料，沒(méi)有重要的培訓(xùn)材料及員工業(yè)績(jī)論文材料，缺乏翔實(shí)的崗位變更材料，這些材料的不完整對(duì)人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱(chēng)申報(bào)已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時(shí)，對(duì)員工的資歷材料好審核，但對(duì)員工的成果、業(yè)績(jī)、貢獻(xiàn)較難審核與評(píng)價(jià)，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實(shí)性的審核難度加強(qiáng)，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績(jī)。中層干部的檔案內(nèi)無(wú)分管工作的業(yè)務(wù)記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（四）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業(yè)務(wù)已在 ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運(yùn)作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實(shí)際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒(méi)有及時(shí)更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（五）檔案管理缺少計(jì)算機(jī)處理支撐

人事檔案工作信息管理基本沒(méi)有形成完整的全面的系統(tǒng)。唯一使用計(jì)算機(jī)管理的就是人事檔案目錄管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)材料的目錄統(tǒng)計(jì)，目錄對(duì)應(yīng)的原始材料無(wú)法查閱。現(xiàn)有的人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)記錄的是員工完整的人事信息，卻沒(méi)有人事電子檔案掃描件。ERP系統(tǒng)沒(méi)有建立員工的人事檔案原始材料，造成關(guān)鍵時(shí)期還是需查閱紙質(zhì)案原始件。

（六）人事檔案的利用率低，領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足

目前人事檔案的利用主要表現(xiàn)在以下方面：退休手續(xù)的辦理、調(diào)動(dòng)調(diào)檔查閱兩個(gè)方面，檔案利用率極低，企業(yè)內(nèi)部的檔案利用與選人用人基本搭不上關(guān)系。這就造成領(lǐng)導(dǎo)與員工的對(duì)檔案的知曉程度低，重視程度更低。由于領(lǐng)導(dǎo)及員工重視程度低，同時(shí)又造成別的問(wèn)題。近兩年，隨地方電力企業(yè)的改制工作加快，在檔案的接管工作中，存在著一些普遍問(wèn)題。一是檔案材料不完整，長(zhǎng)期不收集案材料，大部分員工基本信息都不準(zhǔn)確；二檔案材料檔案長(zhǎng)期不整理，檔案雜亂無(wú)章；三是地方人事檔案管理部門(mén)人手不夠，要盡到檔案管理工作的職責(zé)有難度，只能保證檔案在，起到保管員作用，保證退休有依據(jù)就行了。這些問(wèn)題的形成與企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案工作的重視程度息息相關(guān)。

二、改進(jìn)人事檔案管理工作的措施

（一）改變?nèi)耸聶n案的分類(lèi)管理

根據(jù)供電企業(yè)的現(xiàn)狀，人事檔案采用崗位分類(lèi)。隨國(guó)網(wǎng)對(duì)崗位管理工作的加強(qiáng)，供電企業(yè)的所有崗位按性質(zhì)分為核心、常規(guī)、一般、輔助四類(lèi)。建議人事檔案按崗位性質(zhì)分類(lèi)，即按員工從事崗位的重要性來(lái)分類(lèi)。可分類(lèi)為本層級(jí)公司負(fù)責(zé)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、其它核心崗位人員、常規(guī)崗位人員、一般崗位人員、輔助崗位人員。按崗位層級(jí)管理人事檔案更有利于企業(yè)的人力資源管理。

（二）規(guī)范人事檔案材料入檔尺寸

檔案材料入檔尺寸采用“新人新辦法，老人老辦法”。對(duì)于依據(jù)傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行且已經(jīng)入檔的檔案材料，仍按老標(biāo)準(zhǔn)尺寸整理。從2012年7月起，新員工的檔案按照新標(biāo)準(zhǔn)的A4規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔。

（三）加強(qiáng)收集人事檔案動(dòng)態(tài)性變化材料

加強(qiáng)收集有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集整理企業(yè)所需要的檔案資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地提供給企業(yè)。為便于企業(yè)對(duì)任用，調(diào)崗，人事檔案需及時(shí)準(zhǔn)確的提供員工的基本信息、能力、業(yè)績(jī)材料，建議補(bǔ)充員工的個(gè)人的基本信息材料、績(jī)效考核材料、培訓(xùn)材料、重大業(yè)績(jī)材料。一是基本信息材料：?jiǎn)T工的身份證復(fù)印件材料、員工的職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件，畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件、教育部電子學(xué)歷證書(shū)備案表。二是能動(dòng)態(tài)反映員工能力與績(jī)效的材料：?jiǎn)T工的年度績(jī)效考核結(jié)果、年度的積分統(tǒng)計(jì)、員工的各級(jí)科技活動(dòng)、創(chuàng)新成果等。三是員工提升個(gè)人能力的材料：?jiǎn)T工發(fā)表的重要論文、員工參加的重要專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、員工參加重要考試的成績(jī)，能級(jí)考核結(jié)果等。為何要收集員工證書(shū)的掃描件或復(fù)印件，原因是國(guó)網(wǎng)實(shí)行“四化”管理后，員工在ERP信息系統(tǒng)中對(duì)員工的證書(shū)記錄的身份信息、證書(shū)號(hào)等信息要登記錄入系統(tǒng)，只有在檔案內(nèi)存放了員工的證書(shū)復(fù)印件，才能保證對(duì)員工的信息的及時(shí)錄入與核實(shí)。

（四）加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)進(jìn)行管理

供電企業(yè)中人力資源管理過(guò)程采用了人力資源管控與ERP系統(tǒng)進(jìn)行人員信息收集，因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案需要同時(shí)進(jìn)行管理，并按照相應(yīng)的流程管理制度進(jìn)行操作與運(yùn)行。完善ERP信息系統(tǒng)內(nèi)人事信息調(diào)整的流程管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)行同步管理，應(yīng)具備健全的制度與操作流程，并嚴(yán)格按照有關(guān)要求操作。紙質(zhì)檔案與ERP信息系統(tǒng)維護(hù)要嚴(yán)格一致。檔案信息收集有助于相關(guān)檔案內(nèi)容完善，并保持檔案內(nèi)容及時(shí)更新。ERP系統(tǒng)可對(duì)檔案基礎(chǔ)信息進(jìn)行多種多樣分析與處理，便于人力資源管理工作的數(shù)據(jù)處理。日常工作中，應(yīng)做到及時(shí)ERP系統(tǒng)信息維護(hù)，保證人事檔案材料與ERP信息系統(tǒng)材料準(zhǔn)確一致。

（五）ERP信息系統(tǒng)內(nèi)建立員工人事檔案電子版的原始材料

供電企業(yè)人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，人力資源管控系統(tǒng)通過(guò)ERP信息系統(tǒng)定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。在ERP系統(tǒng)中，員工的所有基本信息的變更都按照上級(jí)的流程從員工所屬單位專(zhuān)業(yè)人員提出申請(qǐng)（附有變更材料的有效證據(jù)及電子版檔案材料）→上報(bào)市級(jí)專(zhuān)業(yè)部門(mén)審核→上報(bào)省公司專(zhuān)業(yè)部門(mén)審核→審核同意后變更員工基本信息。在ERP信息系統(tǒng)的人力資源專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，已收集到大量的員工電子版的歸檔材料，如學(xué)歷證書(shū)掃描件、學(xué)歷電子注冊(cè)備案表、職業(yè)資格證書(shū)掃描件、身份證掃描件，還有部分學(xué)歷檔案。根據(jù)現(xiàn)有條件，文書(shū)檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)做到了所有數(shù)據(jù)電子化，如對(duì)ERP進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，在ERP內(nèi)建立完整的人事檔案電子版數(shù)據(jù)是可行的，這將記錄性質(zhì)的員工信息與員工的人事檔案材料完全對(duì)應(yīng)，將對(duì)人事檔案管理工作是跨躍式的進(jìn)步。

（六）宣傳人事檔案工作的重要性

隨著人力資源管理走向法制化與制度化，人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)與利用的作用越來(lái)越大。人事檔案只有做到通過(guò)審閱檔案記錄，能發(fā)現(xiàn)哪些候選人現(xiàn)在所從事的工作是低于他們所具有的知識(shí)水平和能力水平的，可以發(fā)現(xiàn)哪些人具有發(fā)展?jié)摿Γ瞬判枰男┓矫娴呐嘤?xùn)；可以發(fā)現(xiàn)哪些人已經(jīng)具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫(kù)，當(dāng)某一部門(mén)有空缺時(shí)，即將接受過(guò)該部門(mén)技能培訓(xùn)或者具這種能力的人都列出來(lái)，然后由人事部門(mén)直接與這些人對(duì)接，征求他們對(duì)該部門(mén)的意見(jiàn)和建議，并適時(shí)選出恰當(dāng)?shù)娜诉x。在提高人事檔案在企業(yè)內(nèi)部的利用率的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工人事檔案重要性的宣傳，灌輸人事檔案材料與ERP信息系統(tǒng)材料一致的意識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)ERP信息系統(tǒng)與人事檔案數(shù)據(jù)電子化，將是人力資源管理工作的又一重大提升。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，改變過(guò)去傳統(tǒng)的觀念，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展與改革，真正起到人才的開(kāi)發(fā)與利用的作用。

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