對我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個舊市委黨校 楊園

對我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個舊市委黨校 楊園

檔案保密管理工作做得好壞與否，直接影響單位的安全和利益，因此在檔案的利用過程中，應該做到既能利用檔案又能保證檔案的安全與完整。

檔案保密；利用；思考

保密工作是檔案保管利用工作中的重要環節，是保證檔案在利用過程中安全的手段，二者具有相輔相成的關系，筆者對如何做好我校的檔案保密工作及利用，確保檔案安全與利用闡述幾點粗淺的認識。

一、強化檔案保密意識

我校十分重視和不斷強化檔案保密工作，利用每周五的政治學習時間組織全校教職工認真學習《檔案法》、《云南省檔案條例》、新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關檔案法規、標準規范，通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座，多渠道地宣傳檔案的保密工作，強化保密法制的觀念，自覺履行保守國家秘密的義務。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣,在工作中要嚴于律己，隨時做到警鐘長鳴。

二、加強檔案庫房的安全建設

我校專門設立綜合檔案室,做到了庫房與辦公室分開，庫房與查閱室分開。閱覽室靠近庫房，這樣既方便及時調卷，以確保檔案材料的保護。檔案室按照檔案管理的相關要求進行裝修，配備了密集柜、計算機、打印機、數碼相機等設，購置了檔案管理軟件，實現了電子文件歸檔功能和檔案管理功能，建成了全部檔案的文件級目錄數據庫，并根據《檔案法》《中華人民共和國消防法》及國家有關規定，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,嚴格執行安全用電制度，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范，并隨時做好各項設施設備的維護工作。其次，綜合檔案室指定專人負責管理，制定有嚴格的檔案室管理制度，無關人員一律禁止入內。其三，堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期進行全面細致的安全檢查，認真清點核對檔案數目，每日認真填寫《溫濕度觀測登記表》，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效的防范措施。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案的保密工作、維護檔案安全的基本保障。

三、提高檔案管理人員的素質

檔案保密工作的好與壞，與檔案管理人員的素質有重要關系。檔案管理人員需要有良好的工作作風和扎實的業務基本功。在工作中既要主動熱情，急利用者之所需，幫利用者之所需，又要熟悉政策和檔案法律法規，同時還要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風和高度的保密意識，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，嚴防秘密的泄露。檔案管理人員無論在什么場合，都應該做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家的秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

其次，檔案工作是一項知識性、專業性、科學性很強的工作，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。我校積極選派檔案管理人員參加檔案業務工作培訓，學習檔案的專業知識理論。我校于2010年4月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了對《檔案法律知識》《國家檔案局八號令》《歸檔文件整理規則》《會計檔案管理》《文檔一體化管理》《檔案信息開發利用》等專業知識的學習；于2012年5月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了全省檔案專業技術人員繼續教育培訓班，學習了《檔案資源建設》、《檔案管理安全因素與措施》、《檔案利用與檔案文化產品的開發》及《電子文件安全管理》等專業知識，使我校的檔案管理工作人員通過省檔案局系統的培訓，不斷提高業務水平，為做好檔案工作打下堅實基礎。

四、完善保密檔案借閱及銷毀管理

我校制定有完善的檔案查借閱制度、復制制度等。對于學校檔案信息資源開發與利用，我們堅持按規章制度辦事，檔案員在利用檔案為我校工作提供服務時，能迅速準確調出相關文件，建有《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》，《收進移出登記表》，各項內容填寫齊全。檔案的借閱、移出、銷毀等嚴格按規定手續辦理，認真履行登記、簽字手續，認真如實填寫《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》。借閱人手續齊全后方可借閱，且要遵守保密制度。查借閱檔案使用完畢后要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被查閱的文件，不能私自涂改，更不得缺頁少項，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，及時向分管領導及檔案部門報告，進行補救，挽回損失。其次，我校對檔案的外借使用，也建有嚴格的外借制度。如有學校教師因工作的特殊需要，需將檔案暫時借出時，須經分管領導簽字，并經過審批后方能外借。借出時間、數量也有嚴格限制，借用人須負責檔案的安全，不能將檔案轉借和私自翻印，更不能遺失、拆散、調換和污染檔案材料，并保證按期歸還。銷毀方面，每年檔案歸檔結束后，認真履行清點、登記手續，經單位主管領導審核批準后，送至市交銷毀中心銷毀。

五、完善檔案保密工作制度

檔案管理人員應該根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度要在實踐中認真總結，不斷完善，有效地規范和約束檔案建設及檔案使用管理中的工作行為，使檔案管理及利用始終沿著健康的軌道發展。

[1]中華人民共和國保守國家秘密法釋義[M].金城出版社,2010,5(第1版).

[2]黃鳳平.檔案工作崗位培訓教程(上)(下) [M].云南民族出版社,2010,5(2).