對(duì)我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個(gè)舊市委黨校 楊園

對(duì)我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個(gè)舊市委黨校 楊園

檔案保密管理工作做得好壞與否，直接影響單位的安全和利益，因此在檔案的利用過(guò)程中，應(yīng)該做到既能利用檔案又能保證檔案的安全與完整。

檔案保密；利用；思考

保密工作是檔案保管利用工作中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過(guò)程中安全的手段，二者具有相輔相成的關(guān)系，筆者對(duì)如何做好我校的檔案保密工作及利用，確保檔案安全與利用闡述幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、強(qiáng)化檔案保密意識(shí)

我校十分重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作，利用每周五的政治學(xué)習(xí)時(shí)間組織全校教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《云南省檔案條例》、新修訂的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座，多渠道地宣傳檔案的保密工作，強(qiáng)化保密法制的觀念，自覺(jué)履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)。檔案工作者必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣,在工作中要嚴(yán)于律己，隨時(shí)做到警鐘長(zhǎng)鳴。

二、加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全建設(shè)

我校專(zhuān)門(mén)設(shè)立綜合檔案室,做到了庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與查閱室分開(kāi)。閱覽室靠近庫(kù)房，這樣既方便及時(shí)調(diào)卷，以確保檔案材料的保護(hù)。檔案室按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行裝修，配備了密集柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔功能和檔案管理功能，建成了全部檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)《檔案法》《中華人民共和國(guó)消防法》及國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵措施,嚴(yán)格執(zhí)行安全用電制度，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范，并隨時(shí)做好各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)工作。其次，綜合檔案室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定有嚴(yán)格的檔案室管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，堅(jiān)持日常監(jiān)督與重點(diǎn)檢查相結(jié)合，不定期進(jìn)行全面細(xì)致的安全檢查，認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)目，每日認(rèn)真填寫(xiě)《溫濕度觀測(cè)登記表》，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫(kù)房的安全隱患，做到及時(shí)檢查、及時(shí)清理，采取切實(shí)的有效的防范措施。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案的保密工作、維護(hù)檔案安全的基本保障。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案保密工作的好與壞，與檔案管理人員的素質(zhì)有重要關(guān)系。檔案管理人員需要有良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。在工作中既要主動(dòng)熱情，急利用者之所需，幫利用者之所需，又要熟悉政策和檔案法律法規(guī)，同時(shí)還要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識(shí)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，嚴(yán)防秘密的泄露。檔案管理人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)該做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家的秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

其次，檔案工作是一項(xiàng)知識(shí)性、專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性很強(qiáng)的工作，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。我校積極選派檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)理論。我校于2010年4月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了對(duì)《檔案法律知識(shí)》《國(guó)家檔案局八號(hào)令》《歸檔文件整理規(guī)則》《會(huì)計(jì)檔案管理》《文檔一體化管理》《檔案信息開(kāi)發(fā)利用》等專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)；于2012年5月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了全省檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)了《檔案資源建設(shè)》、《檔案管理安全因素與措施》、《檔案利用與檔案文化產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)》及《電子文件安全管理》等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使我校的檔案管理工作人員通過(guò)省檔案局系統(tǒng)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、完善保密檔案借閱及銷(xiāo)毀管理

我校制定有完善的檔案查借閱制度、復(fù)制制度等。對(duì)于學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用，我們堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，檔案員在利用檔案為我校工作提供服務(wù)時(shí)，能迅速準(zhǔn)確調(diào)出相關(guān)文件，建有《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》，《收進(jìn)移出登記表》，各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)齊全。檔案的借閱、移出、銷(xiāo)毀等嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，認(rèn)真如實(shí)填寫(xiě)《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》。借閱人手續(xù)齊全后方可借閱，且要遵守保密制度。查借閱檔案使用完畢后要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被查閱的文件，不能私自涂改，更不得缺頁(yè)少項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門(mén)報(bào)告，進(jìn)行補(bǔ)救，挽回?fù)p失。其次，我校對(duì)檔案的外借使用，也建有嚴(yán)格的外借制度。如有學(xué)校教師因工作的特殊需要，需將檔案暫時(shí)借出時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并經(jīng)過(guò)審批后方能外借。借出時(shí)間、數(shù)量也有嚴(yán)格限制，借用人須負(fù)責(zé)檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自翻印，更不能遺失、拆散、調(diào)換和污染檔案材料，并保證按期歸還。銷(xiāo)毀方面，每年檔案歸檔結(jié)束后，認(rèn)真履行清點(diǎn)、登記手續(xù)，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，送至市交銷(xiāo)毀中心銷(xiāo)毀。

五、完善檔案保密工作制度

檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度要在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)，不斷完善，有效地規(guī)范和約束檔案建設(shè)及檔案使用管理中的工作行為，使檔案管理及利用始終沿著健康的軌道發(fā)展。

[1]中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法釋義[M].金城出版社,2010,5(第1版).

[2]黃鳳平.檔案工作崗位培訓(xùn)教程(上)(下) [M].云南民族出版社,2010,5(2).