文書檔案管理工作創新研究

文/廣州地鐵設計研究院有限公司 羅傲雪

文書檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，其本身所承載的內容對單位發展更具重要性，無論是在問題解決、科學決策還是生產管理等方面都具有很強的指導性作用。因此，加強文書檔案管理工作對單位實現持續發展具有重要意義。在時代不斷發展的背景下，開展文書檔案管理工作必須要不斷進行創新，以此來適應社會發展對檔案管理工作的高要求。

一、文書檔案管理工作創新的重要性

檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發展的見證，對問題處理、決策制定以及生產管理等方面都具有很強的指導作用，是單位實現持續健康發展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質量和效率。就文書檔案管理工作性質來看是一項服務性、技術性以及政治性比較強的工作，對研究本單位發展歷史以及制定發展策略可以起到重要指導性作用，保證單位發展在大方向上不會偏離前進道路。隨著社會快速發展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內容、手段還是在相應制度的建立上。因此，單位在進行文書檔案管理工作時必須要認清時代發展的需求，不斷進行創新，做到與時俱進，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時、準確、完整以及實用。實現文書檔案管理工作創新對促進社會經濟發展，以及實現企業持續健康發展都具有重要意義。

二、文書檔案管理工作存在的問題

時代在快速前進，傳統文書檔案管理工作機制逐漸不能滿足單位在新時代背景下發展的需求，逐漸不能滿足人們對檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現在一下幾個方面:

（一）文書檔案管理體制不完善

就我國文書檔案管理工作現狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應新時代發展腳步。現在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統黨政機關大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時，單位在進行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執行，但是往往是領導抓大頭，各小頭更細化的部分沒人重視，例如檔案規章制度的建立完善工作就很少有人關注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規范性、時效性以及實用性。另外，工作體制的不完善側面決定了工作管理人員工作態度和側重點，一般都是將重點放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業務上，忽視了文書檔案工作的服務性，降低了工作有效性。

（二）文書檔案工作手段落后

隨著信息時代的來臨，對文書檔案傳統手工工作方提出了更大的沖擊，對文書檔案管理工作進行創新，就需要運用高新技術，更近一步實現文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現狀來看，很多單位只是為應潮流影響，匆忙配備計算機，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計算機只是將檔案轉換為電子文件進行保存，然后脫網單機來編目或提供檢索，不能實現真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質。

（三）管理人員專業水平低

很多單位文書檔案管理工作不具備專業人員，工作人員通常是身兼數職，在工作上分身乏術。同時，工作人員對文書檔案的認識不夠，認為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術含量，對其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評價以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。

三、文書檔案管理工作創新策略研究

傳統的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時代發展的要求，想要增強單位競爭力，使其在市場中占據一定位置，就需要單位對文書檔案管理工作進行創新。主要可以在以下幾個方面進行創新:

（一）創新管理制度

文本檔案管理制度的創新需要結合單位實際發展需要，針對單位機制不合理地方進行改善，根據時代發展要求進行創新，以新制度彌補舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個方面:一方面是機構內部制度的確立，以領導責任為基礎建立相應制度，主要為實現電子檔案管理提供支持。另一方面針對檔案執行工作建立管理制度，為適應社會發展對檔案管理工作的需要，不斷對現行的制度及逆行那個評審，針對漏洞和不足來進行改善，保證制度的完整性和效用性。創新管理制度需要根據實際需求對現行制度橫向和縱向進行改善，保證制度行之有效。

（二）創新工作手段

信息時代的來臨對檔案管理傳統工作方式帶來了巨大的挑戰，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時代發展對檔案的需求，因此必須要對文書檔案管理工作手段進行創新。一方面是對文書檔案進行數字化管理，文書檔案在單位發展過程中具有重要作用，承載著單位發展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內容的完整性。對文書檔案進行數字化管理就是將以往紙質記載的形式轉變為信息數據庫的形式，對檔案信息進行編號管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數據信息調取時能夠更加方便。另一方面傳統文書檔案管理工作人員負責不同方面，在查取時比較麻煩，針對這一點可以對每個工作人員信息進行錄入，并與其工作內容相關聯，這樣只要輸入工作人員信息就可以調取相應檔案內容。或者是可以通過掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進而提高工作效率。

（三）創新工作人員管理制度

工作人員是保證文書檔案管理工作順利執行的關鍵因素，因此單位在加強文書檔案管理工作時必須要加強對工作人員的管理，制定相應的管理制度。一方面可以單位可以對工作人員進行工作能力的測試，針對存在的不足采取培訓等形式不斷提升工作人員的管理理念以及工作水準，增強工作人員業務知識的儲備，以此來選取高素質的管理人員。另一方面要制定相應的激勵機制，改變傳統“老大難”現狀，重視文書檔案管理部門人員的晉升問題，建立公平、公正的職稱評價系統。同時要積極引進年輕專業人才，為文書檔案管理部門帶入一股新風，保證工作的鮮活性，不斷提升工作效率。

[1]羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見[J].黑龍江生態工程職業學院學報,2011(03).

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報(社會科學版),2011(03).

[3]張信薇,沈亮.高校文書檔案管理工作的操作路徑[J].新上海檔案,2010(07).