淺議文書檔案管理的特點(diǎn)及趨勢

文/吉林省延邊州體育運(yùn)動(dòng)管理中心 俞錦福

淺議文書檔案管理的特點(diǎn)及趨勢

文/吉林省延邊州體育運(yùn)動(dòng)管理中心 俞錦福

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，也相應(yīng)的促進(jìn)了我國檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作是一個(gè)較為繁瑣的工作，也是一個(gè)較為復(fù)雜的工作，尤其是文書檔案管理，更是如此，因此，作為一個(gè)檔案管理人員，需要全面的了解文書檔案管理的特點(diǎn)，了解文書檔案管理的發(fā)展趨勢，進(jìn)而采用科學(xué)有效的文書檔案管理方法，提高文書檔案管理的效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，本文針對于文書檔案管理的特點(diǎn)以及趨勢進(jìn)行了具體的分析和研究，希望通過本文的探討，能夠?yàn)橄嚓P(guān)方面的研究提供理論性的參考。

檔案；管理特點(diǎn)

文書檔案也叫管理檔案，是各個(gè)企業(yè)單位以及其他的社會(huì)組織在管理行政方面活動(dòng)中保存其有價(jià)值的總體名稱。文書檔案看似很簡單的工作，但有其重要性。現(xiàn)如今無論是企業(yè)單位還是社會(huì)組織對文書檔案管理工作都存在著或大或小的問題，所以在實(shí)際的工作當(dāng)中研究和解決的方法對于現(xiàn)實(shí)工作有著重要的意義。

一、文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案文書工作之間的相互聯(lián)系存在的問題

通常在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書工作與檔案工作兩者是存在區(qū)別的，有其統(tǒng)一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個(gè)分體式的管理系統(tǒng)①。在工作中文書與檔案實(shí)行的是分塊模式管理，是一種科學(xué)有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識(shí)薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導(dǎo)致兩者在聯(lián)系的過程中出現(xiàn)很多的問題，使之脫節(jié)，這是很多單位和企業(yè)在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當(dāng)中，公文的格式以及處理的方法出現(xiàn)了很多的不規(guī)范性，例如：辦公用紙不達(dá)標(biāo)、檔案文件裝訂的不夠規(guī)范、版記不全、相應(yīng)的附件不明確、編號(hào)和原稿不全或者不規(guī)范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲(chǔ)不細(xì)心，導(dǎo)致的資料不完整錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。

（三）領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領(lǐng)導(dǎo)的心中對檔案管理工作認(rèn)為是無關(guān)緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時(shí)候拿出來參考③。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個(gè)部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時(shí)候有時(shí)間什么時(shí)候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。

二、文書檔案的管理特點(diǎn)及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個(gè)單位各個(gè)方面真實(shí)的記錄與記載，涉及很多行政方面、會(huì)計(jì)和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯(lián)系

文書工作從開始到結(jié)束的整個(gè)過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運(yùn)行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計(jì)、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進(jìn)行完成的，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點(diǎn)：收集、保存

文書檔案就是利用紙張實(shí)質(zhì)性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個(gè)管理的過程最重要的是收集和保存，同時(shí)強(qiáng)調(diào)資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

三、結(jié)束語

檔案實(shí)質(zhì)性是很重要的，這記錄著很多關(guān)于公司和企業(yè)以及組織活動(dòng)的細(xì)節(jié)，看似微不足道的事情卻有著很重要地位。很多細(xì)致的資料的記載用心整理檔案資源，分析、研究和刪選綜合的整理不斷的推動(dòng)檔案功能信息的發(fā)揮，要把握好不同時(shí)期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)和主題，自覺性的服務(wù)于大局，豐富文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格控制文件的亂抄，亂送，合理控制文件的發(fā)文范圍，文書檔案的管理將會(huì)成為比信息化管理來的更加的真實(shí)記載著理論性的價(jià)值。

注釋：

①劉玉貞.淺析文書檔案科學(xué)化管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011(22).

②林紀(jì)華.淺議高校文書檔案管理[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2011(06).

③王麗梅.談文書檔案管理與文書處理的關(guān)系[J].黑龍江科技信息,2008(04).

④王洪卓.淺議文書檔案的庫房排架[J].蘭臺(tái)世界,2009(09).