事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施

文/和龍市房屋產(chǎn)權管理中心 楊敏華

檔案是在社會活動時間中直接形成的，客觀記錄了歷史的原始材料。對事業(yè)單位而言，檔案是單位發(fā)展的真實記錄，是第一手參考資料，是單位中最基礎、最重要、最集中的資料管理環(huán)節(jié)，為此，加強事業(yè)單位檔案管理有著重要意義。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理當中存在的弊端

（一）單位領導者對檔案工作重視度不夠

只有當事業(yè)單位當中的領導者與決策層開始重視檔案管理工作，同時下達對應的指標任務以后，檔案管理機構的工作人員才會積極履行自身職責，切實提升檔案管理工作的效率。然而反觀國內部分事業(yè)單位當中的領導對于檔案管理工作不夠重視，從而致使檔案管理工作沒有發(fā)揮其社會服務職能。

（二）檔案管理硬件條件欠佳

事業(yè)單位檔案硬件設備采購一般采用事業(yè)撥款方式，當前多數(shù)事業(yè)單位的檔案設備要么是使用過許多年的設施，要么是其他機構所淘汰的設施，硬件設施的欠缺，導致檔案管理難以改革創(chuàng)新。

（三）檔案檢索效率不高，服務能力差

在事業(yè)單位檔案檢索工作當中，手工檢索方式仍然是單位進行的主要檔案信息檢索方式，傳統(tǒng)手工檢索方式不僅過程繁雜，會給檔案管理人員增加巨大的工作量，并且這種檢索的準確度與效率都遠遠低于自動檢索的方式，嚴重影響了檔案信息的服務功能。

（四）檔案管理人員的素質參差不齊

從整體上而言，當前事業(yè)單位中的檔案人員大部分都存在著缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，業(yè)務素質良莠不齊的情況，此外，因為缺少專業(yè)的教育培訓工作，部分事業(yè)單位當中的檔案管理工作人員目前所掌握的檔案管理知識都屬于較為傳統(tǒng)且陳舊的專業(yè)知識。這些傳統(tǒng)的管理與管理模式應用到現(xiàn)階段全新的管理體系當中，不僅不能體現(xiàn)檔案管理工作的社會服務職能，同時也無法提升檔案管理工作的效率，甚至會導致檔案管理工作出現(xiàn)重大的差錯。

二、加強事業(yè)單位檔案管理舉措

事業(yè)單位檔案管理工作必須要引起高度重視，并且要聯(lián)系檔案管理工作的現(xiàn)實情況來進行對應的改革與創(chuàng)新，以此來加強事業(yè)單位的檔案管理工作。

（一）加強事檔案管理人員認知和工作能力

提升事業(yè)單位當中領導層對于檔案管理工作的重視程度是加強事業(yè)單位檔案管理工作的先決條件，與此同時必須要明確檔案管理工作人員自身的職責，切實加強檔案管理的宣傳工作。在實施的進程中，要定期組織安排檔案管理方面的教育培訓工作，通過這種方式提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識，從而提升其工作的能力；此外，必須要檔案管理工作人員正確認知檔案的重要性，從而激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，進而加強事業(yè)單位的檔案管理工作。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位應當積極向地方政府申請檔案方面的經(jīng)費支出，完善檔案管理部門的硬件設施，加快推動檔案管理工作實施檔案管理信息化管理的需求。此外，相關檔案管理機構還應當進行統(tǒng)一協(xié)調，選擇一款符合事業(yè)單位檔案管理工作的軟件，實施統(tǒng)一設計、統(tǒng)一規(guī)劃，從而有效節(jié)約財力、物力、人力與時間，進而提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

（三）樹立法制意識，建立健全管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關檔案規(guī)章制度必須要具備規(guī)范性、合理性與科學性，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的實際要求，研究制定對應的規(guī)章制度。規(guī)章制度的制定必須要堅持“便捷、使用、可操作、高效率”的基本原則，實現(xiàn)規(guī)章制度實現(xiàn)良好的實用性與便捷性。此外，制度要得到落實，就必須要堅持獎懲分明，從而要保證制度的公正性、嚴肅性、平衡性與公平性。

（四）解放思想，大力開發(fā)檔案信息資源

樹立正確工作方法、積極開發(fā)利用檔案信息資源，打破傳統(tǒng)檔案思想及管理模式是當前事業(yè)單位檔案管理、發(fā)揮檔案價值的必然趨勢。事業(yè)單位應結合單位需求，加大開展檔案應用，編寫單位事記匯編、先進集體、組織沿革及個人匯編等，圍繞單位中心工作宣傳、總結單位改革經(jīng)驗，為領導做好資料好參謀，提供有效的信息服務。

（五）加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設

信息化時代，事業(yè)單位檔案管理部門必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強檔案管理工作人員的計算機使用能力，將微縮、光盤以及互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等各方面的技術運用到檔案管理工作中去，將網(wǎng)絡化與數(shù)字化作為檔案管理工作的主旋律，從而持續(xù)提升檔案管理工作的整體水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設的步伐，滿足信息化社會發(fā)展的各種需求。

（六）增強保密意識，加強事業(yè)單位檔案保密工作

事業(yè)單位檔案工作涉及國家經(jīng)濟、政治等重要信息，加強檔案保密意識及保密設施建設是把好國家機密之門。一是在檔案庫房選址建造上要按照國家相關規(guī)定設計、建造，把庫房與閱覽區(qū)、辦公區(qū)分開；二是在確定管理人員上要制定專人看護，且要加強看護人的責任意識和保密意識，要正確區(qū)分保管檔案與保密檔案。保管檔案是單位需要和國家歷史文化財務需要而保存的；保密檔案是一定時間內如被泄露會造成國家安全利益?zhèn)Φ南拗萍墮n案。

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