淺談信息化條件下城市建設檔案的管理

文/吉林省和龍市園林管理處 姜敏

一、信息化對于城市建設檔案的重要意義

社會主義中國日新月異、發展迅猛而穩健，與我們生活息息相關的城市建設作為經濟、社會發展的載體，自然要跟得上中國發展的速度，又好又快地進行城市建設工作任重道遠。城市建設以城市規劃為依據，最終服務于城市的運行，而城市規劃對于城市的發展具有指導性的意義，是城市管理的龍頭。社會主義中國發展至今，個各城市的規模、建設情況都有了較大的發展變化，所以城市的復雜系統特性決定了城市規劃是要跟隨城市的發展與運行狀況而發展，需要長期調整、不斷修訂、持續完善。如何高效管理城市建設、規劃檔案信息，對于檔案管理工作者而言是一項艱巨的任務。

我們需要采用信息化方發管理城市建設檔案信息。信息化是指廣泛使用、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。信息化是科教興國的重要手段，是實施可持續發展戰略的重要組成部分。城市建設檔案工作的重點主要包括了大量工程建設圖紙和建設施工現場影音資料，從這個角度看，城市建設檔案信息資源不同于側重文書的綜合檔案，它是城市建設活動中專業技術和行業管理信息的積淀。因此，從建立城市建設基礎性數據庫的角度出發，用信息化方法建立城市建設檔案電子信息庫，實現城市建設檔案收集、管理、利用的電子化，從而實現城市信息的廣泛共享，最大限度地實現城市建設資源信息的利用率，是我們管理城市建設檔案的最有效方法。

實踐是檢驗真理的唯一方法。目前，我國已經有200多家城市建設檔案館建立了信息化管理系統，利用信息化方法管理城市建設檔案信息，他們建立了專門的網站，提供檔案信息遠程查詢、檢索等強大的功能，信息化方法為他們提供了高效、優質的服務，為城市建設檔案管理工作提供了巨大的便利。信息化發展是一個趨勢，越來越多的城市建設檔案館利用信息化方法，正朝著數字檔案館的目標邁進。放眼全國，各市的城市建設檔案館的信息化進程明顯快于其他綜合性檔案館，這說明信息化確實為城市建設檔案信息的管理帶來了實實在在的好處。

當然，我們應當清醒地意識到，我國信息化發展水平同發達國家相比還有一定差距，城市建設檔案管理信息化的普及工作任重道遠，而如何將信息化巨大優勢發揮于城市建設檔案管理工作是我們今后工作的重中之重，需要我們深入研究、廣泛探討、反復實踐、詳細總結。

二、城市建設檔案管理模式

（一）探索城市建設檔案管理模式

當前，我國正處于計劃經濟向市場經濟轉變的重要時期，城市建設檔案管理工作要發展，就必須建立一套適應市場經濟發展的管理模式，以此推動行業創造更大的價值。經過積極探索，我們認為城市建設檔案工作要從經濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術性轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。要從過去單一的建設傳統紙質檔案館，轉變為建立一個多元化的、適應現代發展需驅動數字城市建設檔案館。我們工作的重點，要建立一個具備數字化檔案的管理能力、信息能力、信息傳輸能力的數字城市建設檔案館。對原有信息管理系統升級，加強信息查詢、檢索、數據存儲、備份等多項功能。建立一個網站，以此實現檔案管理信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務現代化。我們只有在思想適應新形式、在工作上采用新模式、在技術上使用新技術、在管理上實施新措施，才能將城市建設檔案管理工作在市場經濟發展的今天，跟上時代發展的步伐，為城市建設發展作出貢獻。

（二）實現城市建設檔案管理的對策

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員即要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理知識、科技知識、尤其是運用現代手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。以此檔案管理人員加強學習、提高素質、適應工作需要。

2.掌握現代化管理技能。以前，檔案材料的形成從文件袋起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，使文件的形成。運行、轉換等各個環節與辦公自動化銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者掌握運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者為之努力的方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注意計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

三、實現城市建設檔案管理信息化的兩個環節

（一）信息化檔案資源長期存取、安全行動問題

城市建設檔案需要長期讀取、存儲，這對檔案信息存儲介質的安全性有很高的要求。目前，無論是軟盤。光盤，還是硬盤等存儲介質都不能夠完全滿足信息安全性的要求，這就需要我們建立一套可行的信息保存方案，解決信息化檔案資源長期存取的問題，保證信息檔案保存的安全性問題。

（二）統一數字化標準格式問題

標準化與規范化是檔案信息共享的前提，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城市建設檔案數字化的進程。