企業檔案管理信息化建設

文/海南省建設項目規劃設計研究院 鄒玉玲

企業檔案管理信息化是網絡社會和信息社會發展的必然歷程。企業檔案管理信息化建設可以實現企業檔案管理的規范和標準，完善企業的管理。傳統檔案管理模式和方式已經無法和當前企業的快速發展相協調，在信息時代，企業應不斷提高市場競爭力，從而獲取最佳的經濟效益、社會效益和工作效率。

一、檔案管理信息化實施的必要性

檔案管理對于企業經營和生產來說是必不可少的手段之一。檔案管理是見證企業發展歷程、維護企業利益和合法權益的充足證據,同時也是反映企業發展歷程、發展、經營、資源、技術及成果的重要資料。

國家檔案局極為重視檔案的信息化建設工作，中央下達《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出建設檔案信息化的主要任務和目標，希望能夠統一標準,安全保密,分級建設,統籌規劃,加強信息化建設和電子檔案規范化管理。加快實現信息化的檔案管理，是政府對企業的要求，是企業對自身的要求，更是社會經濟發展對企業的要求。

二、當前企業檔案管理中的主要問題

企業經營管理活動繁瑣和復雜，傳統檔案管理大多使用紙質檔案，隨著時間的推移，企業各項事務增多、工作人員增加都給檔案管理帶來巨大難題，而且傳統檔案管理需要充足空間以存放檔案，也需要大量人力對檔案進行專門管理和監管，這不僅浪費人力、物力，同時也給企業的檔案建設工作帶來障礙。檔案信息化，能夠有效地解決傳統檔案所難以解決的問題。但是，信息化建設是對檔案管理革新，區別于傳統方式的優勢，信息化管理也有其獨有的缺陷。

（一）檔案管理信息化的意識薄弱

在實際情況中，部分企業僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業管理理念的轉變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統。有一些企業錯誤地認為檔案難以給企業帶來經濟效益,盲目的把資金投入到其他建設項目,對檔案事業疏于建設和管理,對檔案信息化建設所需設備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質有待提高

在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設尚未完善

隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。

除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。

三、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業內部強化檔案管理理念

檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進優秀管理人員

信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業信息化建設

企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。

四、總結

實現檔案管理信息化是企業發展的重要方向，企業的檔案和信息是企業建設和發展的見證依據和發展保障，在現如今的信息化時代，信息化建設是大勢所趨，健全的信息化檔案管理能夠給企業的發展帶來巨大的幫助。相信隨著信息化的發展，不僅是檔案管理，在更大更廣的范圍內，信息化建設都會成為企業發展的推動力。

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