信息化時(shí)代高校行政工作的一些思考

文/清華大學(xué)熱能工程系 占麗萍 鄭軼 莫莉

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。行政工作信息化的實(shí)質(zhì)是利用科學(xué)的理論和方法對(duì)行政工作在改進(jìn)流程的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化,形成智能化集成的信息管理系統(tǒng)。

高等院校在整個(gè)社會(huì)中，是信息化集成程度比較高的場(chǎng)所。高校的行政管理,是高校為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育工作的目標(biāo),依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度,采用一定的措施和手段，帶領(lǐng)和引導(dǎo)廣大師生、員工,充分利用各種資源,有效地完成學(xué)校工作任務(wù),實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的組織活動(dòng)。①

一、信息化的必要性

進(jìn)入新世紀(jì)以來，科技進(jìn)步日新月異，各種思想文化相互激蕩，高等教育面臨著新的挑戰(zhàn)。高校行政是為高校人才培養(yǎng)、科技研發(fā)提供服務(wù)的支柱系統(tǒng)，自身也要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。高校承擔(dān)的工作內(nèi)容不斷更新與增加，作為服務(wù)主體的各個(gè)部門，如果還按照過去傳統(tǒng)的依靠人工傳遞、單獨(dú)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的辦法，必然會(huì)使行政管理工作成為學(xué)校發(fā)展建設(shè)的“瓶頸”。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，高校行政管理實(shí)現(xiàn)信息化已成為高校發(fā)展建設(shè)的自身訴求。

另一方面，信息技術(shù)的發(fā)展為高校行政信息化提供了技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，使得大規(guī)模的數(shù)據(jù)交換和共享成為現(xiàn)實(shí)，新型實(shí)用軟件的不斷開發(fā)，也可以滿足高校行政管理的各種需求；隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們工作生活中獲得信息、與人交流溝通不可或缺的手段，人際交往方式也隨著飛信、微博、微信等工具的出現(xiàn)發(fā)生了新變化。比如飛信作為一種現(xiàn)代化的交流工具，筆者在工作中與近400名同學(xué)共同使用，極大的提高了工作效率。

要解決“學(xué)校和院系發(fā)展需要高水平的管理效率與行政工作效率和服務(wù)質(zhì)量不高”這對(duì)矛盾，必須實(shí)現(xiàn)高校行政工作的信息化。建立高校行政管理職能部門的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、數(shù)字化等信息化模塊是必然發(fā)展趨勢(shì)。

二、存在的問題

高校基層行政工作信息化建設(shè)已經(jīng)推行了十幾年，但是依然存在一些不容忽視的問題，信息技術(shù)的發(fā)展也使得這種問題不斷處于發(fā)展之中，因此也有必要進(jìn)行適時(shí)的創(chuàng)新，以符合時(shí)代發(fā)展的要求。②

首先，工作理念、方法落后。高校行政工作者特別是院系基層的工作人員，把自己定位為上級(jí)部門政策的執(zhí)行者，工作主動(dòng)性不高，把信息化簡(jiǎn)單的理解為使用信息設(shè)備；只注意當(dāng)前數(shù)據(jù)信息的采集，沒有及時(shí)整理歷史數(shù)據(jù)，建立完整的數(shù)據(jù)庫。如果不轉(zhuǎn)變觀念，必然會(huì)影響學(xué)校和院系發(fā)展，使得上面提到的矛盾越來越突出。

其次，共享性不強(qiáng)。高校的人事、科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)、宣傳、安全、組織等職能部門都有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，各個(gè)部門也都建立自己的系統(tǒng)，對(duì)本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，有了完善的記錄和統(tǒng)計(jì)，但是跨部門的數(shù)據(jù)之間難以實(shí)現(xiàn)共享。筆者所在的教學(xué)部門，每年要花費(fèi)大量時(shí)間和精力為人事、科研評(píng)估等提供支持?jǐn)?shù)據(jù)，究其根本就是因?yàn)檫@些需要支持的部門沒有途徑獲得自身需要的數(shù)據(jù)。

再次，行政工作人員的信息素養(yǎng)不高。信息素養(yǎng)指利用大量的信息工具及主要信息資源使問題得到解答時(shí)利用信息的技術(shù)和技能③。目前高校行政人員特別是院系基層行政人員，更多的是將信息化硬件設(shè)備當(dāng)作完成工作的輔助手段，忽略了自身信息水平的提高，主要表現(xiàn)在信息敏感性不強(qiáng)，信息能力較弱等。比如他們對(duì)已有軟件的潛力開發(fā)不主動(dòng)，常用的Excel軟件很多行政人員只會(huì)用來做各種表格和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，但是忽略了編程、數(shù)據(jù)調(diào)用等其他功能的應(yīng)用。在日常工作中一些信息該積累、收集而沒有注意到，等到需要用時(shí)又要重新再梳理一遍，耗費(fèi)了不必要的時(shí)間和精力。

三、提高舉措

高校行政管理信息化建設(shè)是高校發(fā)展建設(shè)的重要組成部分，良好的行政管理系統(tǒng)才能有效保障學(xué)校的教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)等各方面工作的順利進(jìn)行。針對(duì)高校信息化建設(shè)過程中存在的上述問題，筆者提出了提高信息化的相應(yīng)措施。

第一，轉(zhuǎn)變觀念。作為行政工作人員不僅要將思想從“管理”轉(zhuǎn)變到“服務(wù)”上來，在日常工作中做到規(guī)范化，把科學(xué)的行政程序固化到應(yīng)用軟件和管理應(yīng)用系統(tǒng)中，同時(shí)還要增強(qiáng)信息素養(yǎng)，信息素養(yǎng)包括信息意識(shí)、信息能力、信息知識(shí)等幾個(gè)方面。行政人員具備了信息意識(shí)，就會(huì)在工作中積極主動(dòng)的去搜集、整理各類信息，極大的提高工作效率；具備了信息知識(shí)才能夠掌握一些檢索工具，有效獲取信息，擴(kuò)大獲得信息的途徑；具備了信息能力，才能去分析和挖掘隱藏在數(shù)據(jù)之下的有效信息，運(yùn)用資源分析為院系決策提供有效、準(zhǔn)確、完整的信息。

第二，提高信息平臺(tái)的共享性。特別是院系基層行政部門，可以開發(fā)出有利于數(shù)據(jù)共享的軟件，每個(gè)部門的工作人員只要及時(shí)維護(hù)本部門信息，其他人員可以根據(jù)各自部門需要提取有用數(shù)據(jù)，大大減少重復(fù)勞動(dòng)，也減輕諸如評(píng)估、考核等非常規(guī)事件給工作人員帶來的心理壓力。當(dāng)然在數(shù)據(jù)共享的同時(shí)，也要注意保護(hù)數(shù)據(jù)的安全，對(duì)于一些不宜共享或者有限范圍內(nèi)可共享的數(shù)據(jù)，可以采用加密或者設(shè)置權(quán)限的方式來處理一下。

第三，加強(qiáng)工作人員信息化培訓(xùn)。從硬件方面來說，盡管很多高校投入了資金，配置了必要設(shè)備，但是信息化時(shí)代設(shè)備更新非常快，學(xué)校和院系要根據(jù)工作人員的需要配備或升級(jí)他們使用的設(shè)備，并給與一定的指導(dǎo)。從軟件方面來說，要增加行政人員常用軟件的培訓(xùn)，以及信息處理和信息應(yīng)用能力的培訓(xùn)。目前我國(guó)高校大多數(shù)還是實(shí)行的“校-院或系”層級(jí)式管理模式，工作特點(diǎn)變化給高校行政管理人員信息化提出了要求，學(xué)校和院系都有責(zé)任針對(duì)管理人員的崗位特點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員的信息化能力的培訓(xùn)。

四、小結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展，在為高校行政工作信息化建設(shè)提供支持的同時(shí)，也對(duì)高校行政管理提出新的要求。高校行政工作信息化是高校發(fā)展建設(shè)的重要組成。從事行政工作的人員應(yīng)該有信息化意識(shí)，提高自身信息化能力，為高校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

注釋：

①余軍.我國(guó)高校行政管理淺談[J].中國(guó)成人教育,2010,(5):53-54.

②林蕓.淺談高校辦公室信息化管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,(12):95-96.

③李萍.論高校行政秘書的信息素養(yǎng)[J].文教資料,2006,(8):31-32.