企業檔案管理系統研究與實現

文/中國能源建設集團云南省火電建設公司 童慶宇

進入二十一世紀以來，我國電力企業管理現代化水平不斷地提高，作用也越來越明顯。檔案管理可以更加清晰的反映出企業自身的業績和管理水平，有利于對企業進行更加客觀的評價。但是隨著經濟的發展，以往的紙質檔案已經無法滿足實際的需要，所以對檔案管理進行進一步的完善已經是大勢所趨刻不容緩。但是電力企業檔案管理中存在著一些問題，我們必須看清問題的本質，針對這些問題，采取一些措施加以解決。

一、對電力企業的檔案進行管理的意義所在

電力企業在國民經濟經濟中的地位非常重要，是國民經濟的基礎，保證了電子設備的正常運行，電力供應對于一個國家的經濟社會以及生活都是至關重要的。我國改革開放之后，電力企業的檔案也得到了逐步的完善。檔案記載的是電力企業的企業經營活動，記載了整個企業發展的全過程，可以為企業未來的發展道路起到一定的指導借鑒作用，是電力企業真實發展的反映，檔案的作用對于一個電力企業而言是不可替代的。

電力企業檔案的管理是企業管理中非常重要的一部分，隨著企業本身的體制改革以及智能電網的不斷發展，檔案的信息量也在不斷地增加，人們也認識到其重要程度，怎樣對于這些龐大重要的信息進行管理已經成為了電力企業管理面臨的一項十分重要的任務。

二、現在大多數的電力企業檔案管理中存在的主要問題

在現在，電力企業對檔案進行管理的重視程度不斷地加深，雖然在檔案管理上已經取得了一些成效，但是由于歷史遺留、人的意識技術等方面還存在一些問題，電力企業的檔案管理并不能完全達到企業長足發展的需要。

（一）大多數人對于檔案管理重視程度不夠

電力企業的領導干部及各專業管理人員，特別是企業的檔案管理的員工，對于企業檔案的認識不夠，觀念落后，對于檔案管理投入的資金和精力都不夠，這樣直接導致了檔案管理的設施不夠用，技術手段都比較落后。大多數的電力企業對于檔案管理投入的人手比較少，意識淡薄，這樣也會對檔案管理的員工觀念造成一定的影響，會覺得這個工作不重要，檔案的管理是可有可無的。在這種心態下對檔案進行管理，檔案的質量很難得到真正的提高。

（二）大多數電力企業在進行檔案管理的時候都沒有安排專門負責的人員

現在大多數的電力企業在進行檔案的管理的時候隨意性比較強，沒有安排專門負責的人員，這樣直接導致了檔案保管歸檔的時候不統一，資料也很難及時的保存下來。由于隨意性較強專業度不夠，很多根本沒有價值的資料被長期的保存，增加了企業檔案管理的成本。此外由于沒有專門的負責人員，在對檔案進行查看的時候，提取檔案的記錄也很難被記載下來，容易造成檔案的遺失。

（三）檔案管理的時候存在滿足不了安全要求的現象

滿足不了安全的要求，便比較容易出現各種安全的隱患，在此處主要是下面幾方面的問題:首先，由于不夠重視，有的電力企業的檔案室比較潮濕，檔案可能會出現發霉的現象，很難保持檔案的完整；其次有些電力企業的檔案室在陽光直射的地方，長期的暴曬也很難保持檔案的完整；再次，有些電力企業的檔案室依然在使用玻璃的門窗安全系數比較低。

（四）電力企業在進行檔案管理的時候，信息化程度不夠并且發展速度緩慢

現如今，雖然一些企業對檔案進行了信息化的管理，但是發展速度和信息化的程度遠遠達不到企業長足發展的需要。首先，電力企業在進行檔案管理的時候并沒有十分完善的制度；其次，雖然一些企業有信息化的設備，但是對設備進行利用卻不夠，信息錄入比較少；再次，電力企業在對檔案進行管理的時候，管理人才不夠專業，大多數是“半路出家”。這些因素對于電力企業檔案的信息化程度加深都是十分不利的。

三、提高電力企業的檔案管理方面工作質量的方法

（一）必須根據時代的發展，提高檔案管理的信息化程度

在現代社會，電力事業的發展速度是十分迅速的，這對于檔案信息的要求也不斷地增加，想要跟上電力企業的發展腳步就必須對檔案工作進行科學化的管理，發揮電力企業自身的優勢，引進先進的設備，做好檔案的歸檔和分卷工作，方便檔案的統計，不斷地更新觀念，對檔案管理中不足的地方進行改進，盡快的實現信息化的管理。

（二）必須從實際出發在根本上提高檔案管理人員的水平和意識

電力企業必須加強并提高對檔案的重視程度，狠抓檔案管理工作，制定適合新時期檔案管理工作需要的新制度，聘用專業的人才對檔案進行管理，實行檔案管理專人負責的辦法，對自身嚴格要求，并更新觀念，通過專業知識技能的培養，提高服務意識，提高業務能力。別處，加強各方溝通聯絡，除嚴格遵守規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的統一，更好的進行檔案管理工作，促進檔案工作的整體水平就會有大幅度提高。

（三）在檔案管理的時候必須提高對效益的重視

在很多人的觀念中檔案工作不過是管理檔案，一般情況下想到的也多是技術方面的問題。為了檔案工作的長遠發展，不僅僅需要技術還要注重創收的工作，必須注重基礎性的工作，只有本職的工作做好了，才能夠做好創收工作。在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立建設單位檔案館網絡化協調機構，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金開發館藏資源，建設單位建立標準化的數據庫和大型文獻數據庫以及多媒體數據庫，實現有償資源共享。

（四）必須消除檔案管理的安全隱患

想要消除安全隱患在進行檔案管理的時候，電力企業必須舍得投入資金，做好防火防潮防蟲的舉措。對于那些意義重大的特別重要的檔案必須進行著重的保護，保證檔案的完整。電力企業在進行檔案管理的時候，必須緊跟時代的步伐，更新落后的觀念，建立符合企業需要的管理制度，立足企業的長遠發展。

四、結語

電力企業在進行檔案的管理的加強、促進檔案管理信息化的時候，必須立足企業的長期發展。一個企業的檔案管理是長遠而又艱巨的工作，制定合理的檔案管理制度，從實際出發認真的做好電力企業的檔案管理工作，對于企業的長遠發展有著重要的意義。

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