淺談中職學校檔案在評估中的作用

文/廣東省湛江衛生學校 林艷梅

為了促進中等職業教育發展，各級教育主管部門開展了一系列的評估，這對于深化中等職業教育改革，引領中職學校可持續發展具有十分重要的意義。開展教育教學評估，可以促進學校辦學質量的全面提升。實踐證明，檔案是學校評估的基礎，是衡量一所學校辦學水平和辦學質量的重要依據。學校檔案的管理水平直接影響學校的評估結果。在學校的各類評估中，如果沒有檔案作評估佐證材料，評估就會失去真實性和可借鑒性。

一、檔案在學校評估中的作用

學校檔案室保存和整理著學校各個時期的重要檔案資料，它真實地記錄著學校的發展歷程。學校檔案是學校不同歷史時期發展的見證，檔案作為學校建設和發展的基礎，在學校各項評估中有著十分重要的作用。

檔案是評估檢查的基礎。學校在迎接各類評估檢查中，都要對照評估指標體系內涵的要求，準備佐證材料。這些材料基本上以學校現有的檔案材料為基礎。檔案具有其它信息資料不可替代的作用和價值。檔案是隨著學校的建設而產生，是學校歷史活動最真實的原始記錄，是評估最可靠的第一手材料，學校檔案記錄、反映了學校教育教學及管理的真實情況，它是學校管理的歷史信息的存儲，具有評估的憑證作用。

在各級各類評估檢查中，評估專家主要是通過材料審核、師生座談會、聽課、教學實驗實訓室檢查、現場考核等方式進行。根據評估指標體系，一般評估文字等材料占了很大比重，評估組專家審核材料的依據就是檔案材料，所以檔案材料的完整性、系統性、規范性、真實性直接影響著受評學校的得分及評估結論。因此，只有檔案材料齊全完整，檔案工作管理規范，才能對受評學校進行客觀、公正、全面地評估。實踐證明，近年來我校在省示范校評估、重點專業評估、校園安全綜合治理、學生助學金、實驗室專項資金使用、檔案省特級認定復查等各項評估中，檔案資料發揮了不可替代的作用。近年來學校評估得以順利進行，學校辦學水平不斷提高，都得益于學校檔案管理規范、檔案資料完整和齊全。

二、通過評估加強學校的檔案建設

學校檔案是評估的基礎，學校要通過評估進一步加強檔案建設，重點要做好以下幾個方面：

（一）學校重視，提高認識

學校各級領導要高度重視檔案工作，把檔案管理工作納入學校發展的長效機制和學校的日常管理之中。正確認識學校檔案管理工作的地位和作用，做到組織落實、人員落實、經費落實、設備落實、場地落實。學校檔案管理人員要做到與時俱進，充分認識到檔案工作的新要求，積極探索適應新時期檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，熱心為師生服務、為社會服務，形成有利于學校檔案建設與發展的良好氛圍。

（二）加強制度建設

要建立健全學校檔案工作制度。學校檔案工作要依據《檔案法》等法規制度，結合中職學校的工作實際制定和完善學校的各項檔案管理的工作制度，以制度建設為抓手，建立健全檔案管理的各項規章制度，如制定《學校檔案室工作職責》、《學校檔案室管理制度》等。要確保學校檔案資料的收集齊全、完整，學校檔案室專職人員要負責組織和指導科室兼職檔案員做好檔案資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等工作。檔案管理要實現目標管理，向科學化、規范化、制度化、現代化方向發展。要按照學校檔案管理的科學規范，實現檔案管理工作標準化，為檔案的開發利用奠定良好的基礎。

（三）檔案管理向信息化發展

學校檔案信息化建設是適應社會發展的必然趨勢，是創新檔案服務機制、全面提升學校檔案管理手段的必然要求。學校檔案管理要以建設數字化檔案室為目標，通過文檔一體化、實物與電子文檔歸檔的方法，實現檔案管理的科學化。要加快開發檔案信息資源，建設以信息、數字化為依托的檔案館。加快基礎信息數據庫的建設，充實內容。做到館藏檔案信息全文數字化和檔案管理自動化。使用光盤系統，對館藏檔案資料和音像資料進行存儲，利用計算機進行檢索。為實現信息共享，做到檔案信息傳遞網絡化，真正做到檔案信息社會共享。

（四）全面提高檔案管理人員的綜合素質

建立一支結構合理、業務精通的檔案工作隊伍是做好學校檔案管理工作的重要保證。學校檔案管理人員直接服務于學校師生及社會，他們的素質如何直接影響學校的檔案管理水平和服務質量，因此，提高檔案人員的綜合素質尤為重要。檔案管理人員要樹立終生學習的理念，構建學習平臺，完善激勵機制，不斷激發檔案管理人員的學習熱情。隨著社會的不斷發展，檔案學作為一門獨立的學科也在不斷地發展變化，其中蘊含著豐富的學問。目前學校的檔案工作已經實行了信息化、網絡化管理，為檔案的開發利用提供了巨大的發展空間。因此，要求檔案管理人員要熟練掌握業務知識，不斷學習、更新檔案學專業知識，采取網上在線學習、函授、學術交流、參加檔案專業培訓班等形式，不斷更新專業知識結構。中等職業學校要建立和形成一套科學系統的管理方法，全面提高檔案管理人員的綜合素質，為學校檔案的開發利用提供優質服務。

（五）建立一支專兼職的檔案管理隊伍

學校要建立一支由專兼職人員組成的檔案管理隊伍。學校綜合檔案室要按規模配備專職的專業技術人員，他們是做好檔案工作的保證。要充分發揮檔案專職人員的工作積極性，積極主動參與學校的重大活動和重要會議，拓寬檔案收集的渠道，掌握檔案資料收集歸檔的主動權。

學校要加強對兼職檔案人員的管理培訓，以參加檔案主管部門的短期培訓和校本培訓相結合，結合工作實際，有針對性地開展業務技能培訓，使他們逐步掌握業務知識和專業技能。檔案資料的收集是否齊全，最為關鍵的是兼職檔案員。在檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、利用等環節中，收集和整理是檔案形成最基礎的環節，而這些最基礎的工作一般都是兼職檔案員來完成的。檔案文件的形成是否規范、真實、科學，都會影響學校檔案工作的水平。因此，兼職檔案員的素質也直接影響著學校檔案工作的質量。

檔案工作是學校管理中不可或缺的重要組成部分，要不斷深化對檔案工作重要性的認識，努力實現檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化，建立健全檔案工作的長效機制，使檔案價值得以充分體現。檔案的開發利用對學校各類評估發揮了極其重要的作用，評估對學校檔案的管理和建設也有著積極的促進作用。實踐證明，中等職業學校只有努力把檔案工作做好，才能促進學校的可持續發展。

[1]王云慶,苗壯.現代檔案管理學[M].青島:青島出版社,2002.

[2]王曉珠,袁洪.高校檔案管理探索[M].昆明:云南大學出版社,2011.

[3]鄧紹興,陳智為.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,2001.

[4]趙巧霞.淺談檔案管理工作中的創新[J].辦公室業務,2012,(15).