現代企業辦公室管理工作的優化與完善分析

文/西南油氣田礦區服務事業部 蔣超

企業的生存與發展離不開辦公室的有效運作，同時辦公室也是企業形象的外在表現形式。在新的國際與國內形勢之下，國有企業要想在激烈的市場競爭中取得有利的地位，就必須要強化對辦公室的管理工作，提高辦公室的工作效率。國有企業的辦公室管理就是通過辦公室的中間管理環節將企業的管理活動付諸于實踐，這其中包括國有企業工作計劃的制定、成本的管理、財政預算、人力資源的配置以及與外部的溝通等方面，從而使企業文化與精神深入人心，使企業的目標得以實現。國企辦公室的管理具有組織性、控制性、計劃性的特點。辦公室要做好預測工作，為上級主管部門的決策提供科學的依據，另外，辦公室還要做好組織工作，制定科學合理的工作計劃并指定好責任人，同時在具體的實際工作中做好監督與檢查工作，保證企業工作目標的實現。

一、加強國企辦公室管理的意義

（一）紐帶作用

在現代的國有企業中，辦公室是企業的領導、有效連接不同職能部門以及內部員工之間的橋梁，承擔著下情上達與上情下達的重要責任，與此同時，辦公室還承擔著綜合權衡以及宏觀調控的職能。辦公室是企業指揮、決策以及執行的有效協調部門。辦公室處于領導與基層之間的一個中介性的位置，在對基層部門的情況進行及時全面的了解的同時，還要保證領導的決策能夠適應客觀條件，并輔助領導進行計劃與方案的制定，在方案制定完成之后，還要輔助領導對各項工作進行布置。

（二）參謀作用

辦公室管理要及時、準確、全面的將企業的各方面的信息提供給上層領導，為領導的正確決策提供科學有效的依據；辦公室管理承擔著以企業的中心工作為核心，從而進行各種調查研究組織與開展的工作，并通過得到的結果為企業的中心工作提供有效科學可靠的依據；辦公室管理要領會領導的意圖來處理好各個重要文件的起草工作，并輔助領導順利完成各項重要決策的制定推行與各項重要工作的開展；辦公室管理還要對企業各項重大事項的處理提出具有針對性的建議。

企業辦公室的現代化管理對企業的整體運行、管理及發展有著不可忽視的推動作用。在我國的國有企業中，辦公室作為行政部門之一，承擔著協調各方關系、承上啟下、發號施令、聯系各方的重要責任，是企業的領導人進行科學決策以及有效管理的不可缺少的重要的綜合辦事機構，是任何其他部門都無法代替的。

二、加強國有企業辦公室管理的有效方法

（一）深化對辦公室管理的認識，創新管理工作

做好企業辦公室管理工作的前提，就是必須強化辦公室工作人員的責任意識、服務意識以及危機意識。只有做到這些，才能使員工在工作中居安思危、全心全意、盡職盡責的工作，提高他們工作的積極性與創造性，以達到提高辦公室工作的整體效率，促進企業效率的提高。另外，國有企業辦公室的管理工作還需改變以往落后的工作方法及思路，創新工作方法，創造性的開展辦公室的管理工作，保證辦公室的管理能夠與基層的管理工作協調一致，并為其提供有益的幫助。辦公室的管理工作必須與時俱進，不能與現代經濟社會發展步伐脫節，要做好辦公室的管理工作，就要務實求精、承上啟下，促進企業持續健康的發展。

（二）提高辦公室人員的素質，強化其工作意識

要想強化辦公室的管理工作，優秀的人才就必不可少。現代企業的競爭主要是人才的競爭，在辦公室的管理中也是如此。具體地說，要強化辦公室的管理，就要科學合理的管理與配置人才資源。國有企業辦公室人員的工作內容復雜、工作環境單一、事務繁多，這種情況往往會導致辦公室工作人員消極怠工的現象的發生。為了防止這一不利現象的發生，就必須要提高國企辦公室的工作效率，強化對辦公室的管理，就必要須有一套合理有效的激勵制度與考核制度，激勵工作人員的工作積極性，激發他們自身的工作能力，提高他們工作的熱情。人才的素質直接影響著辦公室工作效率的高低，由此，提高國有企業辦公室工作人員的綜合素質，建立并強化辦公室的人才隊伍勢在必行。為了適應新形勢與新任務，保證企業經營活動以及工作中心任務的順利開展，國有企業辦公室工作人員的整體素質要同步提高。具體來說，就是要強化辦公室的人才隊伍，首先要重視人才的引進，在企業進行招聘時，必須要將人才的質量把關好，盡最大的努力爭取引進優秀人才；其次，企業還要對辦公室的工作人員進行綜合能力的相關培訓，制定科學的培訓課程，進而提高辦公室的人員的專業化技能培訓以及職業道德素質。在這里要注意的是，決不能讓培訓工作只是流于形式，必須要讓培訓工作產生實際的意義。總之，要保障員工具有較高的工作素質，豐富的知識與工作經驗的積累，同時，還要能夠用有較高的掌控把握的能力和開拓創新的意識。

（三）優化辦公室的工作環境，完善辦公基礎設施

目前，隨著科學技術的快速發展以及計算機技術的迅速普及，辦公室的工作環境就十分有必要進行改善。國有企業要想在激烈的市場競爭中取得主動地位，強化辦公室的管理十分重要。在科技迅猛發展的今天，辦公室工作的主要特點已經表現在：辦公室工作的信息化、科學化、系統化以及自動化，而這些都離不開辦現代化的公室環境。完善辦公室的硬件設施建設，配備相應的計算機處理設備、掃描設備、復印設備、數碼設備、計算機系統及網絡、檔案文件管理設備等工作必需品，就是要為辦公室的工作人員提供一個優良的工作環境。

（四）嚴格辦公室的工作紀律，完善工作責任制

在我國的許多國有企業中，普遍存在辦公室的工作人員比較多，辦公室的管理較為松散的現象，這十分不利于辦公室工作的順利開展，落后的工作方式已經不能滿足國有企業健康快速發展的需要了。基于此，就需要根據企業科學發展的需要以及市場的現狀，建立一套健全的完善工作責任機制。對辦公室的工作進行明確的分工，把復雜的辦公室工作分配細化到各個部門、各個人員。之后要嚴格落實各個部門，各個人員工作的實施，務必讓辦公室的每一個工作人員都明確自己的工作職責與工作要求，在自己的工作崗位上做好自己應做的工作，為企業負起自己應負的責任。除此之外辦公室的工作人員還要嚴格遵守企業的工作紀律，保證辦公室人員在工作過程中以企業的利益為首要目標，堅決杜絕以權謀私、公物私用、以公肥私等現象的出現。嚴格按照企業的各項制度及規定執行工作。只有做好這些工作，國有企業的辦公室才能真正的提高工作的效率，為企業的健康發展發揮好紐帶作用與參謀作用。另外，強化辦公室的管理時，企業一定要注意不要打擊工作人員的工作激情，還要注重培養并增強員工對企業的責任感和紀律性，凝聚企業的向心力。

（五）完善辦公室的組織結構，提高工作效率

要促進國有企業的健康發展，強化辦公室管理，提高辦公室的工作效率，就必須要對企業的組織結構進行完善與優化。辦公室的組織結構與企業的人才隊伍建設有直接的關系，而且還關系到企業生產與經營活動的各個方面。因此，完善國有企業辦公室的組織結構，對國有企業辦公室工作效率的整體提高有著至關重要的作用。而要完善辦公室的組織結構，就必須保證處于這個組織結構中的各個部門、小組的信息傳遞以及信息處理工作能夠及時、準確、高效、全面的開展，只有做到這樣，才能保障不斷地向辦公室輸送新的信息量，從而保證辦公室工作的有效運行與發展。辦公室必須進行科學的組織結構優化，堅持高效、統一、精簡的原則，對辦公室的內部機構設置以及職位設置進行科學有效的調整，對職能、機構及編制進行規范，使其能夠更好地的滿足新時期里對辦公室工作的實際要求，并遵循市場的客觀規律。在對辦公室的組織機構進行完善與優化時，國有企業必須做到一切從實際出發，實事求是，一方面要考慮到我國的具體國情以及國有企業自身的具體情況，另一方面還要考慮到辦公室的具體情況以及其自身的工作特點，理順各方關系，協調好結構內部的系統以及與外部結構的關系。在對辦公室的組織機構進行了科學的完善與優化之后，才能保障辦公室信息的暢通以及運轉的協調，才能辦證辦公室工作的順利開展，才能促進辦公室的工作效率的提高。

三、結語

總而言之，在目前的市場大環境下，我國的國有企業必須認識到辦公室管理工作的重要意義。強化對辦公室工作的管理，對于我國的國有企業的運營、管理以及發展都有著非常重要的推動作用。基于此，要想提高企業內部的管理水平與整體質量，有效地促進企業各項管理的推動及業務的有序開展，我國的企業尤其是國有企業就必須重視辦公室的管理，并采取科學合理的方式對企業的辦公室管理工作進行優化與完善，從而提高辦公室的工作效能，提高企業整體的工作效率，促進企業的可持續發展。

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