辦公室工作質量管理策略分析

文/中國飛行試驗研究院 劉文佳 陳鵬

辦公室作為一個綜合與全面的辦事機構，是任何一個事業單位都不可或缺的重要組成部分。如今隨著我國社會主義市場經濟體制改革不斷完善，辦公室對促進企事業單位長遠發展起著更為重要的作用，承擔著監督指導、綜合協調、管理服務等多重功能，因而，新形勢下，辦公室工作只有不斷創新、與時俱進，才能發揮更大的作用。本文則基于此具體探討辦公室工作質量的管理。

一、現代辦公室工作管理的作用

隨著經濟全球化和社會的不斷發展，各級單位必須對內部管理工作進行必要的強化與規范，而辦公室作為引導全局的職能機構，其工作質量的好壞對其他部門產生著直接的影響，總體來講，辦公室管理主要有以下幾點作用。

（一）重要的參謀功能

現代辦公室管理需要將各種工作信息及時傳遞到各個部門，提供有效地參考，并且辦公室工作需要根據領導者的意見來對各種文稿進行處理，進行實際的調查等工作，同時也需要對重大事件提出有效地建議與意見，輔助單位領導完成重要的決策。

（二）重要的紐帶作用

辦公室是現代企事業單位中不同職能部門與員工之間的重要紐帶，起著傳達與溝通的重要作用，辦公室處在領導者與基層的中間位置，因而可以對重要事件決策進行有效地調節與權衡，促進制定的決策能夠同客觀條件互相適應。

二、辦公室工作管理中存在的問題

（一）缺乏創新觀念

如今社會高速發展，信息技術的不斷發展帶來了人們生活與工作的變化，而辦公室工作管理的內容與形式同樣需要不斷地更新，發揮其高層次與全方位的作用，但如今一些企事業單位辦公室工作管理依然固守著“治人”的傳統思想與方式，簡單地指揮、控制與監督，導致辦公室工作效率低下。

（二）服務管理水平待提升

服務管理水平的不足首先體現在服務對象不清，辦公室人員服務對象包括領導與全體職工，而許多辦公室干部認為只要將領導所交代的事情辦完就行，沒有主動了解基層職工的需求。并且在工作中過于被動，不會積極去思考一件事，有事情就做，沒有事情就等著領導吩咐，從而造成了辦公室工作效率與服務水平低。

（三）管理制度不完善

辦公室管理工作沒有明確的職責與目標規定，存在著諸多不規范的地方，造成了不必要的資源與時間的浪費，降低了工作效率，制度的不完善也導致了員工的工作目標的不明確，不清楚辦公室工作應當如何做，做到什么程度，導致員工缺乏活力激情，毫無進取之心。

三、優化辦公室工作質量管理的途徑

現代企事業單位辦公室管理工作，必須要堅持以人為本的理念，樹立起良好的服務意思、大局意識、創新意識與學習意識等，不斷提升工作質量與效率，現提出以下幾點途徑供參考。

（一）健全制度，規范管理

要完善辦公室管理，提升辦公室工作質量與效率，必須要建立起長足有效的管理制度規劃，發揮管理功能，對部門與職員進行有效地約束，管理制度的制定需要結合單位的實際情況，將原則落實到各項規章細節當中，同時流程的建立需要引導與示范，在執行上要下功夫控制，做到一視同仁，形成規范，促進辦公室工作凡事都有章可循，提升辦事效率。

（二）以人為本，樹立正確管理意識

辦公室工作管理的主體為職工，因而其管理工作的優化與實施必須要始終堅持以人為本，利用人性化的管理模式促進員工積極參與，企事業單位需要時刻為員工著想，促進員工全身心地投入到工作當中，切實提升他們的主動性與積極性，從而為辦公室各項工作的開展打好基礎。同時，作為綜合管理部門，辦公室的工作目的需要同本企事業單位整體管理目標完全一致，服從于整體利益，因此，辦公室工作人員必須要樹立起全局意識，形成大局觀，直接為實現管理目標而服務。

（三）把握基本原則，樹立服務意識

辦公室工作的基本原則需要包含準確性、高效性與保密性等特征，這些也是辦公室員工必須遵守的基本原則，因而首先要促進員工把握工作的基本原則，要求辦公室人員以一個嚴謹的態度，踏實認真去了解并完成自己的工作，進一步推進辦公室工作的制度化與規范化。同時，辦公室工作員工需要樹立起牢固的服務意識，積極適應企事業單位內部與市場現狀，轉變觀念，不斷學習知識與技能，例如領導學、管理心理學、組織行為學等，提升自身的理論實踐水平，在學習中實踐，總結經驗，制定完善的工作計劃，嚴密部署，提高服務素質和管理水平。

（四）創新管理方法模式

辦公室工作的性質與重要性決定其方法與思路必須要與時俱進，不斷地推陳出新，企事業單位需要利用有效地管理方法來調動起員工的工作熱情與主動性，利用新的思維模式為載體促進辦公室工作的高效運行。例如將辦公室管理同工作人員完成的各項工作任務有效地結合起來，以企事來單位整體辦公速度和素質提升為推進點，促進辦公室工作對企事業各項工作的保障作用，從而推進整體工作，促進辦公室工作質量的提升。

四、結束語

現代企事業單位辦公室工作日趨復雜化與重要化，在促進單位協調運轉等方面扮演者越來越重要的角色。因而辦公室工作工作必須要不斷創新，提升管理服務水平。總而言之，要提升單位的競爭力，必須要從完善辦公室工作管理機制、提升管理服務意識與創新方法等多方面入手，推動辦公室工作的健康發展，從而提升辦公室工作效率。

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