試論增強新時期高校檔案工作的意識

文/史莉萍

2008年8月20日，中華人民共和國教育部和國家檔案局聯合頒布第27號令，即 《高等學校檔案管理辦法》。《辦法》規定，高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。這就再次明確了高校檔案產生的范圍以及各種載體形式的歷史記錄都屬于高校檔案。它是隨著一個學校的建立而產生，并隨著學校的逐步發展而不斷積累的，它是查找學校真實、客觀情況的第一手資料。檔案意識是指行為主體對檔案及檔案工作這一客觀存在物質由表及里由現象及本質，由靜態向動態的認識并且與社會實踐之間形成相互能力作用的反應體系總和。也就是說檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維。隨著我們跨入知識經濟高速發展的時代，我國高校檔案工作如何更好地與學校的各項工作協調發展，樹立大檔案意識，創新檔案工作，使高校檔案工作保持可持續發展的動力，這是擺在我們檔案工作者面前的重要任務。

一、增強高校檔案工作的創新意識

首先，思想觀念創新。必須要解放思想，樹立勇于創新的意識，這就要求檔案工作者，特別是檔案工作的領導者，要更新觀念，要從過去沿襲下來的舊觀念、舊模式中解脫出來，不斷增強五種意識：一是中心意識，以學校教學科研工作為中心，主動加強同教學科研等部門的聯系，加強學校教學科研工作利用檔案的研究，制定用檔規劃；二是時效意識，要適應高校檔案工作特點，建立優質高效的檔案工作服務機制，增強高校檔案工作的預見性、針對性、時效性，做到耳聰目明，保障檔案利用者的各種需求；三是質量意識，不斷提高高校檔案工作的服務質量，保證準確快捷提供檔案；四是開放意識，高校檔案工作不僅面向學校，而且還要面向社會，面向市場。掌握先進的現代化管理技術和管理知識，用現代化信息工具為市場需求服務。積極開展檔案編研工作，用高質量的編研成果做好超前服務；五是攻關意識，為提高高校檔案管理水平，對高難的管理技術要勇于探索，敢于創新，同時要加強與外部聯系，學習先進經驗，發展壯大自身的服務實力，從而提高對高校檔案工作服務能力。

其次，管理模式創新。過去在對傳統紙質檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用上，我們廣大檔案工作人員通過不斷地摸索、創新，形成了一套行之有效的方法，積累了大量的豐富經驗。21世紀是數字化、網絡化、信息化時代，計算機信息技術的迅猛發展和廣泛應用，檔案的載體也呈現出多樣化的趨勢，這就給高校檔案工作帶來了新的壓力和挑戰。高校檔案工作要適應新形勢下的工作需要，我們要勇于探索，開拓創新探索出適合現代形式下檔案管理工作的一套操作流程和方法。努力實現檔案一體化管理，實現資源共享。依靠科學技術和創新，探索出既適應電子文件歸檔要求，又發揮紙質檔案永久性保存優勢的管理模式，充分發揮高校檔案信息資源的獨特優勢，發揮檔案工作者的潛能和智慧，增強高校檔案部門的服務。還要不斷加快計算機網絡化、信息化建設的進程，提高計算機技術、網絡技術、高新技術等在檔案管理中的運用。

再次，人員素質創新。檔案干部隊伍是高校檔案工作的主體，所以搞好工作的關鍵還是要培養高素質的人才隊伍，只有不斷提高高校檔案工作者的綜合素質，高校檔案工作才能有更好更快的發展。高校檔案工作者要樹立檔案管理的新思想、新理念、新觀點，加強對各級各類業務部門與檔案工作相關的方針、政策、標準、方法的學習，掌握檔案管理知識，關注國內外檔案事業發展新趨勢、新方向，讓自己的知識視野始終保持在學科發展的最前沿。只有具備了較高的綜合業務素質，才能做到對收集到的檔案做出科學準確鑒定并進行科學有序的管理。還要通過多種形式的學習，諸如繼續教育、撰寫學術論文、參加學術會議、參觀學習等，更新知識，不斷提高自身的科學文化水平和業務技能。同時要學習計算機應用的理論和技能知識，具備計算機運用、網絡運用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進行處理的能力，要掌握檔案保護、修復技術和聲像技術，掌握計算機、光盤操作及軟件開發等科技知識和技能，使自己成為既懂檔案專業又能熟練使用現代化技術的復合型人才。只有這樣，高校檔案工作才能大步向前發展。

二、增強高校檔案工作的法律意識

依法治檔是高校檔案工作規范化的根本要求，是形成國家檔案內容體系和管理體系的根本要求，是實現高校檔案工作為學校的中心工作服務目標的根本保證。高校檔案工作必須堅持有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究。

首先，要有依照 《檔案法》和 《高等學校檔案管理辦法》進行檔案管理的意識。要以依法治檔的法律思維方式，認識和解決檔案管理中的問題，要以檔案法律為準繩，以本部門，本領域或者本專業的黨的中心工作的實際為根據，開展各項檔案管理工作。

其次，要有在依法治檔的實踐中，不斷研究制度創新的意識。要努力把檔案管理的理論創新，制度創新，科技創新和依法治檔緊密地結合起來，推動理論創新，制度創新，科技創新重大成果的法律化。

再次，要根據法律中內容和程序的規范化特點，加強檔案的制度化建設，提高檔案制度化的科學水平。例如，人事檔案管理在人才管理中積累了許多經驗，也存在新的問題。要建立健全相應的制度，研究直營不同性質的單位，不同社會階層人才管理的檔案管理制度，促進人才的流動。

三、增強高校檔案工作的服務意識

檔案工作作為維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業,是一項社會性、服務性、政治性、文化性、系統性、效益性的工作。檔案服務工作是檔案工作的重要內容之一,也是檔案工作的一項具體內容,它是檔案部門與外界發生聯系的主要環節,又帶有其他業務環節所不具有的特點。當前,如何走出傳統檔案工作狹小的服務范圍、工作圈子,用十八大精神統領高校檔案工作，圍繞 “五位一體”的總體部署， 如何結合高校檔案工作實際找準檔案工作服務點，為建設小康社會服務,實現檔案工作與社會的共同進步,實現為社會廣泛提供服務的工作,是當今檔案工作者應該思考的問題。那么,怎樣開展檔案服務工作， 一是要解決思想認識問題，改變觀念，增強高校檔案工作的服務意識、創新意識。二是向現代化技術轉化，提升高校檔案工作科技進步，加快檔案信息資源數據庫建設，實行電子文件的適時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、檔案信息服務利用網絡化和檔案管理工作自動化，最大限度地滿足高校和社會獲取檔案信息的需求。檔案工作者應以高校檔案館 （室）網站為基礎，加強電子文件檔案管理，開展在線服務，實現服務手段現代化，改變傳統檔案服務手段。利用計算機進行檢索、編目、登記、借閱，使讀者借助于網絡實現快速方便的檔案信息檢索，為用戶提供科學的能夠適時查詢的檔案信息資源，建立起信息高速公路，使利用者快速、準確、便捷地查找檔案信息。三是注重檔案開發利用的針對性,加強檔案編研工作。檔案是原始記錄,是信息資源的一次文獻。如何通過編研使它成為信息含量大、利用價值高、針對性強的二次文獻或三次文獻,是檔案發揮作用的重要環節。檔案部門應針對社會的需要和改革的難點、熱點問題,利用檔案資料編研出有價值的精品，為領導決策服務、為學校的中心工作服務。如，高等學校的檔案工作要自覺地為教育教學質量評估服務，要研究怎樣實現檔案的價值。要在實踐中結合高等教育教學的實際，研究檔案工作的新內容，新途徑，新形式，一方面，知道學校二級機構圍繞評估的內容設置和形成檔案，做好教育教學質量評估材料的檔案資料地位的確定，收集，整理，編目工作；另一方面，通過有關檔案的設置和形成，記錄學校專業設置，教學改革，教學成果等方面的有保存價值的事件，發現教育教學工作的經驗和需要改正或者完善的方面。這是互相滲透，互相促進的一個問題的兩個方面。實際上，就是檔案為教育教學質量評估服務，這種服務不是狹義地為上級評估服務，而是要貫穿在教育教學工作的始終，不僅為當前的教育教學服務，而且為長遠的教育教學服務；不僅是為某個部門和某個人服務，而是為教育教學的全局和廣大師生員工服務。

四、增強高校檔案工作的宣傳意識

一是把開展宣傳貫穿到高校檔案工作的始終。高校檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使高校工作與宣傳同步進行。

二是抓重點，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據高校檔案工作的規律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。形式上不應僅搞搞展覽，應考慮利用報紙、校園網等宣傳面廣的宣傳形式。

三是抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。

四是高瞻遠矚，檔案濃縮著歷史，積淀著文化，是廣大師生接受教育、增長見識、陶冶情操的良好素材。因此，檔案工作在為師生員工服務、以史育人方面，應起到重要的作用。校史教育是一個影響大學生的育人工程，加強這方面的工作是十分必要的。舉辦檔案展覽，增強高校校史館的開放性、公益性、開展多種形式的適合高校學生的宣傳教育活動，是把高校檔案辦成對大學生校史和優良傳統教育課堂的重要內容。

高校檔案工作能否適應新時期發展需要，檔案意識是關鍵。作為當代檔案人要與時俱進、改革創新，扎實推進實施高校檔案工作的科學發展，全面提升高校檔案服務學校和社會的能力與水平，開創高等學校檔案管理、服務與建設的新局面，這是我們義不容辭的歷史責任。