依托新興技術 改進檔案管理

文/劉長剛

檔案管理工作以采集、保存和利用檔案資料為主要內容。隨著檔案資料類型的日趨多樣，規?？焖僭鲩L，傳統的檔案管理方式已不能勝任各項檔案利用的現實需求。采取信息化手段加強檔案管理，能夠有效地避免傳統檔案管理中的各種缺陷，較為有效地降低了管理人員的勞動量，大大提升了檔案的管理效率和利用水平。因此，依托新興的云計算、物聯網和大數據等信息技術升級檔案資料管理的方法，有著十分重要的意義。

一、現存檔案管理方式的缺陷

（一）原始的管理方式依然存在。在一些地區和部門，仍舊沿用傳統的手工檔案管理方式。原始的檔案管理方式的缺陷十分明顯。比如，要想借閱檔案必須要到檔案室現場。特別是在檔案的審查、編目、查找、統計和歸檔等工作環節需要消耗很長的時間和大量的人工勞動。而且，對用筆規范及字跡要求高，要避免漏寫與漏抄。另外，紙質檔案保存有年限限制，其耐久性取決于紙張纖維素的性質，纖維素在高溫高濕等情況下容易受到破壞，可能發生水解和氧化反應，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。

（二）檔案數字化程度不高。近十年來，檔案信息化建設日益受到各級的關注，檔案的數字化、電子檔案管理和數字檔案室、數字檔案館建設不斷展開，目前數字化的比例還不夠高，難以滿足實際工作的需要。浩如煙海的歷史文獻資料，氣象、地質、石油、出版、傳媒和影視等以模擬信號存儲的電子資料等等，都是需要數字化的寶貴資源。當前，只有擁有資金和人才優勢的政府和企業，才有能力進行大規模的數字化工作，而多年來，這些單位也只是做到了把少量的關鍵信號進行抽取、轉換，并裝載到數據庫中。

（三）檔案數據的利用方式單一?，F有的檔案數據利用模式多是對檔案進行檢索、查閱和相關統計等。在利用方式上有諸多不足。一是在線使用存在瓶頸，單機運行的檔案管理系統，無法實現網上借閱，而網絡檔案查詢系統如不進行性能優化，閱讀排隊的情況依舊存在。二是查閱方式過于單一，目前對于數字化檔案的查閱，通常都是在計算機上查看原始檔案的電子掃描件，應實現在專用終端、移動終端等多類型設備上的查閱、展示。

二、依托新興信息技術管理檔案的優勢分析

檔案管理信息系統一般由數據庫、文檔管理程序、各個功能程序和打印系統構成。信息系統可以對數據庫進行查閱、修改以及歸檔的操作，同時還可以為權限范圍內的用戶提供界面。使得用戶和數據庫直接對話。數據庫是整個管理系統的核心，各種程序板塊主要是圍繞數據庫進行的各項操作。

概括來講，在檔案管理中采取新興的云計算、物聯網和大數據等信息化技術，能夠大大減輕工作人員的勞動強度，減少了人工查找和歸檔的手續，提升了檔案管理的質量和效率。

（一）便于數字檔案信息資源共享。云計算技術屏蔽了信息資源的格式多樣性，它將異構系統中的所有資源實施連通，可以消除信息孤島，為用戶提供“一站式跨庫”型檢索，實現信息資源的整合共享。作為十分重要的信息資源，檔案資料利用云計算的共享性，可將分布在不同地域、不同部門異構檔案信息資源集成起來，為用戶提供統一的訪問接口，實現各檔案館、各檔案部門之間檔案信息資源共享。在檔案信息資源管理中的應用云計算技術，可以提高檔案部門的管理水平和服務質量，提高數字檔案信息資源的利用效率。

（二）保障檔案信息資源的安全。基于云計算的數據集中存儲，科研更容易進行安全監測，有效提高信息系統的安全性。基于云計算的數據中心有專門的管理者對數據進行統一管理、分配資源、控制安全，并進行可靠的安全實時監測，可以有效地保證網絡計算環境的安全性和方便性。還能保證數字檔案館中的檔案信息資源的安全存取和通信，保證不同用戶對檔案信息資源的不同訪問權限，滿足檔案信息資源的特殊安全要求。

（三）增強檔案信息資源的處理能力。隨著檔案信息化進程的加快，需要處理的檔案數據越來越多，云計算能夠充分利用現有資源，更好地解決海量數據的計算處理和分析問題，云計算提供了無限大的存儲空間，為數字檔案館日益增長的海量數據提供了解決途徑。云計算具有超強的計算能力，能夠很好地計算處理和分析海量的數據，使云計算中的資源更加高速、高效地存取。通過云計算的運用，可以智能地分配和優化檔案信息資源，更快地解決檔案信息資源的數據處理和檢索利用問題，從而以更短的時間、更低的成本實現海量數字檔案信息資源的數據處理。

（四）滿足檔案利用的個性化服務。 提供個性化服務是現代信息服務工作的基本內容之一，云計算模式在改善檔案信息資源個性化服務方面具有明顯的優勢。一方面，在云計算模式下，運用云計算強大的計算能力和幾乎無限的帶寬可以為檔案信息資源共享提供一個良好的交互環境，有助于檔案部門及時了解用戶要求，有的放矢地提供個性化服務;另一方面，云計算還是一種開放式的環境，在這一環境下，可以運用云計算平臺的強大功能整合播客、博客、維基百科等服務技術和模式，提升檔案信息資源個性化服務的能力，從而有效滿足用戶的個性化需求。

（五）降低檔案利用者的應用門檻。云計算提供統一的信息資源平臺，檔案利用者既不需要在固定的時間和空間獲取資源，也不需要在個人終端上安裝各種各樣的軟件。隨著 3G時代的到來，通過手機接入云計算服務已成為可能。不管用戶在何時何地，只要能連入互聯網，就能享受到數字檔案館的服務。作為網格運算模式的發展和改進，云計算提供了更強的管理機制、自動化的部署功能和高層次的虛擬化技術，將實現網絡虛擬環境下最大化的資源共享和協同?；谠朴嬎闫脚_，用戶可將一個實時動態的全社會數據庫與應用完美結合，享受云計算服務帶來的美好體驗。

（六）提供強大的網絡服務功能。云計算這種信息服務模式在數字檔案館中并不是簡單應用，而是建立一種全新的服務理念。它既是一種技術實踐也是一種全新的管理理念，這不僅需要檔案工作工作人員掌握相關知識和技能。更需要樹立服務意識和學習意識，更新知識、轉變觀念。數字檔案館的工作人員不再是以往檔案館的檔案管理員，而是被賦予了 “檔案信息導航員”、 “知識創新與創造者”的新角色。

云計算為檔案信息用戶提供了強大的網絡服務功能，這對數字檔案館的信息人員的服務能力提出了更高的要求。由于云計算提供全方位的高效交互平臺，能有效滿足檔案信息資源的個性化需求，因此檔案館應該提供 “服務主導型”方式來滿足信息用戶個性化的信息需求。數字檔案館把用戶的個性化信息需求擺在首要地位，注重用戶的反饋情況，不斷調整服務策略與方式。通過與用戶的交互，對用戶需求作出更加敏捷的反應，從而使數字檔案館信息服務的實用性增強。同時云計算提供的強大的計算功能和網絡服務，有利于數字檔案館的信息人員采用新技術進行知識管理，有利于信息人員創新服務、檔案信息人員以知識的搜尋、組織、分析和重組的能力為基礎，融入到用戶解決問題的過程之中，提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。

（七）提高實物檔案的管理效率。物聯網技術可以實現通過網絡來查詢所需要借閱的實物檔案的實時動態和準確位置，可以在很大程度上提升工作效率。應用RFID的檔案管理應用可以實現無接觸識別，一次可識別多個對象，讀寫速度快，標簽容量大，可反復使用，不受玻璃、塑料等非金屬材質限制。

可以實現自主借還檔案。RFID標簽支持批量處理，可以輕易實現同時處理上百個標簽。借助外圍設備，如自主借檔機、自主還檔機，讀者一次性即可完成借閱歸還多本檔案，且標簽根據實際情況自動注記已借或者已還，免除了諸多人工工作，既簡化了流通過程、提高了流通速度和人員效率，又減少了集中排隊等候的窘狀。

可以實現快速盤點，實現及時、準確整架。如果去找一本沒有放在規定位置的檔案，對工作人員來說經常要花費大量的時間和精力。物聯網技術可以對檔案進行定位。工作人員只需通過手持式讀寫器掃過檔案架或檔案庫，含有檔案信息的標簽就能被檢測到，并輔以動畫圖示的方式顯示檔案位置，實現了館藏管理模式的精確化、實時化和高效率，促進了館藏盤點成為一項經常性工作。

三、推進檔案信息化管理的策略

（一）規范檔案管理的標準體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，導致信息系統數據結構有較大差異，難以共享。所以需要制定統一的標準規范體系，特別是對云計算的體系結構，新興技術的運用模式進行規范，以切實推動檔案管理的標準化、規范化、信息化及科學化進程。

（二）健全檔案管理的規章制度。建立檔案工作制度必須遵循一定的規章和制度。檔案管理規章制度要體現合理性和科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以不斷適應單位檔案管理的需要。另外要堅持簡明實用及可操作性原則，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

（三）提高新興技術的支撐作用。技術革新是檔案信息化建設的推動力，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。要配備質量可靠性能優良的硬件設備，設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與各類辦公系統實現信息融合貫通。還要建立集成系統，不斷豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。