規范檔案管理 強化民生服務 促進新農合健康發展

文/張琛

建立新型農村合作醫療制度 （簡稱“新農合”），是建設社會主義新農村，提高農民健康水平所采取的一項重大舉措，對于減輕農民就醫的經濟負擔，促進農村社會協調發展具有重要意義。作為這項制度得已建立和高效運轉的重要基礎性文件材料的檔案，正日益發揮著不可替代的重要作用。開展新農合民生檔案規范工作，科學整合新農合民生檔案資源，合理利用民生檔案，對構建誠信政府、更好服務民生具有重要意義。

一、健全新型合作醫療檔案

各相關部門應站在對歷史負責，對未來著想的高度，提高大局意識、責任意識和民生服務意識，把規范新農合檔案工作作為新農合工作的近期工作重點之一。新型農村合作醫療工作是個系統工程，其檔案工作涉及的部門多，但主要集中在縣、鄉醫療衛生部門和新農合管委會辦公室。各相關部門，尤其是新農合管理辦公室，應根據本地區的實際，制定檔案工作崗位責任制和相關的規章制度。將新農合建立和運轉過程中產生的各類檔案相互銜接，各自承擔相應的職能。確保新農合檔案的收集齊全、整理規范、保管有序、利用有效。

二、新農合檔案的構成與整理

在推進新農合過程中主要產生行政組織推進方面的公務文書檔案、參合及管理方面的業務檔案、治療方面的醫療文書檔案和待遇兌現方面的會計檔案等四類檔案。在這四類檔案中業務檔案對確定治療過程是否合理、待遇兌現是否符合政策規定起著重要的依據作用，因而處于核心地位。從當前運作實際情況看，新農合業務檔案主要包括反映基礎性和管理性兩大方面信息的文字材料。基礎性信息材料主要包括參合農民基本情況登記表、繳費登記表、戶口簿和身份證復印件等。管理性信息材料主要包括參合人員每次住院治療時產生的病志復印件、處方、出院證明等。這些材料是參合農民進行治療的真實記錄，是對其業務管理的基本依據，也是兌現待遇的權威依據。參合業務和醫療文書檔案是新農合系統檔案的主體，涵蓋了參合人員進入醫院大門直至出院的全部過程。

依據新農合運作實施的特點，其檔案應按類別分類歸檔，參合業務檔案以一個縣的全部新農合業務檔案為整體設立獨立全宗，先按鄉鎮加以分類，在每個鄉鎮內按行政村分類，在每個村內按農民家庭進行分類。這種分類符合以家庭為基本參保單元，以縣為單位統籌，縣鄉村三級負責運轉體制的模式。醫療業務類可按年，再于年內按門診、住院劃分種類，住院類又可按省、市、縣的定點醫院分類。通過整體到局部層層分解，不但分成若干類目，且形成一個具有一定平行和隸屬關系的類目體系。歸檔的業務文書材料按 《歸檔文件整理規則》 （DA/T22-2000）的規定整理。歸檔的會計文件材料按 《會計檔案管理辦法》的規定整理。業務檔案以件為單位裝訂，以問題為主進行組合并裝盒，按時間順序排列，填寫卷內文件目錄，編制專題目錄，每份文件上蓋歸檔章。

三、新農合檔案的管理與利用

新農合檔案是新型農村合作醫療工作的重要組織部分，各單位應將其納入主要負責人的目標管理責任制，納入新農合管理經辦機構職責范圍，健全制度、規范操作，明確檔案專職人員，建立新農合檔案庫房，配備檔案裝具。建檔單位應加強檔案庫房的溫濕度管理和安全衛生意識，做好檔案統計、鑒定工作，盡快實現檔案管理現代化，有條件的地區可將合作醫療相關檔案上網公布。檔案工作人員應據保管的合作醫療檔案類型編制文書檔案歸檔文件目錄、合作醫療專業檔案專題目錄、患者目錄等檢索工具，編寫全宗介紹、基礎數字匯編、發文匯集、專題檔案編研資料等。查閱檔案要填寫 “檔案查閱登記表”和 “利用檔案效果登記表”。檔案工作人員要創新服務方式，搞好咨詢服務，為農民和合作醫療事業提供優質服務。

推行新農合檔案信息化，就要以縣域為單位建立統一標準和規范，形成標準體系。在建立標準規范時，圍繞服務民生要求做起，力求簡約、合理、實用。農合辦、醫療機構要嚴格按照規范標準，做好農合檔案的歸檔、排序、裝訂，及時填制新農合檔案管理電子登記冊，完善新農合管理查詢系統，便于醫療單位即時補償，為群眾提供方便快捷的優質公共衛生服務，讓新農合檔案成為農村居民的健康守護神。

四、建立新農合檔案過程中需注意的環節

新型農村合作醫療制度涉及面廣，參合人員眾多，其檔案工作量大繁雜，做好檔案工作必須抓住以下幾個環節。

（一）抓住收集整理環節。嚴密收集，保證檔案材料齊全完整，同時科學分類整理，實現系統化、規范化，是建立完善新農合檔案的基礎工作。責任分解落實到具體承辦人員和檔案管理人員，職責分明，獎懲兌現，以確保新農合運作過程中形成的各類文件材料齊全完整地得到收集。

（二）抓住編制檢索工具環節。由于參合農民數量多，編制科學的檢索工具，對以后考查、檔案利用至關重要。首先按基本目錄分類，再按姓氏筆畫或姓氏拼音字母排列法編制檢索工具，便于有效便捷地檢索檔案。

（三）抓住鑒定銷毀環節。根據新型農村合作醫療業務檔案量大和保管期限不同的特點，必須定期對業務檔案進行鑒定，及時將其中失去保存利用價值的加以銷毀，減少空間的占用，節約管理費用成本。