醫院安全保衛工作中的檔案管理

崔永亮

（牡丹江市第二人民醫院 黑龍江 牡丹江 157000）

一、安全保衛工作檔案的特點

（一）多樣性

安全保衛工作檔案類別多，內容多，數量多，既有案件檔案、調查檔案、重大事故檔案、重要項目安全保衛檔案，又有監督、改造檔案，治安處罰檔案，文書檔案。

（二）現實性

醫院安全保衛檔案來源于醫院的現實工作，在醫院現實的安全保衛中不斷積累，并及時為現實的安全保衛工作直接服務。

（三）動態性

醫院安全保衛檔案要隨著問題性質的變化和工作手段的改變而轉化。

（四）機密性

安全保衛工作在實施各項業務活動中往往涉及很多黨和國家的機密文件和保密事件。因此，所形成的檔案也有很強的機密性的特點。

二、醫院檔案管理的標準化、信息化

醫院綜合檔案部門是醫院保存和管理本單位各種門類檔案的獨立部門，要建立健全歸檔工作體系，實行文件處理部門立卷制度。辦理完畢應當歸檔的各種形式和載體的文件材料，由文件材料承辦部門負責收集和整理后，送交醫院綜合檔案管理部門或檔案工作人員進行歸檔保存。檔案管理部門或檔案工作人員負責檔案質量檢查和驗收。檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，包括組卷的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規范化，對計算機等現代化技術的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院檔案管理工作的需要。醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，成為醫院檔案管理工作的重要議題。這要求醫院盡快建立檔案數據庫，特別是醫院安全檔案，要使安全檔案的管理實現數字化；有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的應用管理；充分利用局域網及辦公自動化網絡系統，實現檔案（電子版）管理系統網絡化。

三、安全保衛工作檔案的作用

醫院安全保衛工作檔案是為現實的安全保衛工作服務的。

（一）憑證作用

檔案是歷史的真實憑證，它客觀記載著歷史情況，可以成為查考、處理問題的依據，為現實工作服務。

（二）參考作用

檔案記錄了在進行各項安全保衛業務活動時的思想發展、形勢變化、工作成果和經驗教訓等情況，為現實中考查以往歷史，借鑒歷史經驗，更好地做好現實工作，提供了很好的參考作用。

（三）服務作用

安全保衛工作檔案中包含了大量豐富的內容，可以為安全保衛組織機構進行宣傳教育、科學研究、教學和現實工作等服務。

四、醫院安全保衛工作檔案的分類

醫院安全保衛工作檔案一般可分為二類：

（一）文書檔案

有關領導部門下發的重要文件，按系統立卷歸檔；安全保衛組織機構在工作中形成的計劃、總結、報告、通報、紀要、簡報、統計報表和會議記錄等文書材料，辦理完畢具有查考價值的經整理應立卷歸檔；安全保衛工作中制定的規章制度、工作條例、評選先進集體、先進工作者、積極分子的登記表和事跡材料；內部辦公用財產、設備等的登記和賬目。

（二）業務檔案

1.治安工作檔案。各要害部位及重點部位確定的根據、報告、批準文件，防護設備、措施；報案材料；刑事、治安案件立案、調查、偵破處理材料；各類監控人員名單、具體情況。

2.消防工作檔案。要害部位及重點防護部位確立依據、報告、批準文件、防范設備、措施，火情、火災事故發生情況記錄、調查、結論報告，火災隱患及治理整改；消防設備、設施時間、種類、設置部位。

3.政保工作檔案。年度穩定工作方案，突發事件及處理，對特殊人員的監控情況，信息工作檔案、秘密力量、信息來源、處理和作用，醫院內部政治案件的偵察、調查、處分結論材料。

五、提高醫院檔案管理人員的綜合素質

醫院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業的人員，人員素質參差不齊。檔案管理水平高低、檔案服務質量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；有較強的應變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質，筆者認為，應從以下幾個方面入手：首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質好，社會關系較簡單、檔案管理專業技能較強的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對穩定。其次，對現有檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次，舉辦各種檔案專業技能培訓，請檔案局專家或本系統中有豐富實踐經驗的專業人才授課，傳授檔案專業知識；定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗；要求撐握計算機方面專業知識和英語的讀寫聽能力。經考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開招聘，實行公平競爭，優勝劣汰，能者上，庸者下。

總之，安全保衛工作大事記是對醫院安全保衛工作中發生、出現、遇到的種種大事，以供查考的記載；大事記內容為醫院安全保衛工作的各個方面；醫院安全保衛大事記應遵循檔案形成的規律，是安全保衛工作的歷史記錄，是醫院安全保衛工作實踐的產物，不能隨意編寫。

[1]夏勁松.淺談醫院檔案管理[J].中國基層醫藥，1995（S1）.

[2]狄新怡.加強檔案工作促進醫院發展[J].國際醫藥衛生導報，2002（Z1）.