事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的若干問題

路晉超 賈彥敏 林建民

（北京市房山區(qū)建筑安全監(jiān)督局 北京 房山 102488）

事業(yè)單位對(duì)檔案的管理需要非常細(xì)致的工作和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，檔案管理的好壞直接關(guān)系著事業(yè)單位的綜合能力是否能夠提高。隨著高科技的信息化管理的引進(jìn)，檔案的管理也需要跟進(jìn)，為此，本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化管理提出了幾點(diǎn)個(gè)人意見和想法，希望對(duì)各界同仁有所幫助。

1.檔案管理信息化必要性

檔案管理的信息化，指的是把原有的檔案實(shí)體模式改變成將檔案實(shí)體以信息化的方式回饋給客戶，服務(wù)于社會(huì)。以最快最簡(jiǎn)潔的方式回饋并服務(wù)于社會(huì)群體，使之獲得最大的利益。檔案實(shí)體信息化的管理是否得當(dāng)，直接關(guān)系著檔案信息資源是否能夠合理的進(jìn)行分類、分析以及加工的過程，從而最終能夠提高檔案管理的效益。相比傳統(tǒng)的檔案管理資料，電子檔案管理更加快速便捷，效率更高，同時(shí)，檔案管理的成本也會(huì)大大的降低。

然而，對(duì)于目前而言,事業(yè)單位對(duì)檔案的管理還是以手工操作為主，少數(shù)單位即使安裝有人事檔案管理系統(tǒng)，也沒有合理的利用，懂得管理技術(shù)的人員有限，或者，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)的功能有限，僅限于將部分個(gè)人檔案和信息輸入到計(jì)算機(jī)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)極大的不完善，或者，當(dāng)工作人員在調(diào)動(dòng)檔案和資料檢索時(shí)，工作人員仍然是按照以前的思路進(jìn)行，對(duì)新鮮事物避而不聞，依舊按照之前的思路進(jìn)行手工操作，最終導(dǎo)致信息化技術(shù)無法得到具體的實(shí)施和開展，檔案的信息化管理也不能更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.制定檔案管理信息化總規(guī)劃

為了更好地完善檔案信息化的管理，相關(guān)的規(guī)章制度的制定是非常必要的，為此，相關(guān)的檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照事業(yè)單位的制度處理，服從其發(fā)展戰(zhàn)略部署。從本單位自身的條件及發(fā)展方向出發(fā)，更進(jìn)一步的調(diào)查，并附以科學(xué)的考證，最終制定出具有可行性的檔案管理信息化總方案，在近期規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃中，使之服務(wù)于社會(huì)，具有很強(qiáng)的管理實(shí)施價(jià)值，通過網(wǎng)絡(luò)信息化的制定，最終使檔案的管理形成一個(gè)龐大的檔案管理信息化系統(tǒng)，推動(dòng)檔案信息化管理的發(fā)展和與工作人員進(jìn)行信息化管理之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。此外，為了更好地實(shí)施信息化技術(shù)的管理，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)高度重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位的時(shí)效性、可擴(kuò)展性以及靈活性，使之獲得信息服務(wù)目標(biāo)的大力支持，制定優(yōu)秀的信息化總規(guī)劃勢(shì)在必行。

3.構(gòu)建實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

構(gòu)建實(shí)用的信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案管理至關(guān)重要，建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)的檔案網(wǎng)站，成為信息化管理中的重中之重，通過檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁發(fā)布相關(guān)的檔案信息，提供給客戶相關(guān)的檔案服務(wù)，包括：檔案信息的網(wǎng)絡(luò)咨詢、搜索、以及電子文檔的歸檔等，這些對(duì)檔案的管理都具有很好的效果。

檔案信息化構(gòu)建中，應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)歸到事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)，使之成為一體化系統(tǒng)，同時(shí)，將單位所有部門的信息統(tǒng)籌全部加進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源的共享，最終是檔案管理具有更高的系統(tǒng)綜合效益。

此外，在選擇檔案信息管理系統(tǒng)過程中，還應(yīng)該使用省級(jí)能力和開發(fā)能力較高的系統(tǒng)，因?yàn)檫@個(gè)是檔案管理系統(tǒng)中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有具有強(qiáng)大的軟件管理系統(tǒng)，才能使搜索能力更強(qiáng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)才會(huì)越發(fā)的明顯。在選擇檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)首先滿足國內(nèi)外的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前的主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外軟件、硬件實(shí)力公司的支持，保證其升級(jí)換代，沒有后顧之憂，最大程度的降低系統(tǒng)開發(fā)的成本，另外，設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡可能的考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間以及傳遞速度等。

4.實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化管理

檔案的管理，應(yīng)緊跟時(shí)代的腳步，信息資源的數(shù)字化是檔案信息化管理的重要前提，也是檔案原件保護(hù)的必要手段。實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的管理，應(yīng)使用先進(jìn)的信息手段，將檔案部門的相關(guān)物質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立成檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)可，通過網(wǎng)絡(luò)提供。

5.規(guī)范檔案信息化

檔案信息化管理的是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)檔案的信息化建設(shè)其中至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身的需求與特點(diǎn)制定適合自己內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)踐中不斷的完善。檔案的管理應(yīng)對(duì)各部門的檔案內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及格式統(tǒng)一制定規(guī)范，其次，也應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件文檔、數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)范，使得以后的電子目錄存檔更加的方便，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換等問題。

6.提高檔案工作人員素質(zhì)要求

檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)新觀念。心態(tài)調(diào)整好，根據(jù)公司的規(guī)定不斷的學(xué)習(xí)必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與技術(shù)，對(duì)紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價(jià)值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

[1]首小琴;論高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐路徑[J];學(xué)理論;2011年12期.

[2]王利國;高校檔案工作存在的問題及對(duì)策[J];蘭臺(tái)內(nèi)外;2010年04期.