論高校檔案館信息化建設

周江艷

（貴州師范大學檔案館 貴州 貴陽 550001）

一、高校檔案管理的現狀和發展趨向

高校檔案是師生員工在從事教育教學、教改科研、管理和開展各項活動中直接形成的過程和亮點，記載著學校發展史上的優秀成果,是學校辦學歷史的重要見證。高校檔案管理是學校提高教育質量，辦好特色學校的基礎，也是衡量一個學校辦學業績和管理水平的重要尺度。

（一）高校檔案管理工作的現狀。1.認識不足，重視不夠。長期以來，高校有相當一部分人包括部分管理干部對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是保管的事務性工作，不是高校的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查檔就行。沒有認識到檔案管理對規范學校管理，提升辦學水平的重要作用。

2.遺留問題多，整理任務重。高校精力大多集中在招生、教學和學生的就業等工作上，忽視了對檔案的管理。由于收集不及時，經常出現了丟失現象，給學校造成了損失。目前仍有辦學初期和中期的檔案待整理、歸檔和立卷，工作任務十分繁重。

3.管理人員少，管理不規范。管理力量薄弱主要有兩方面的原因，一方面學校雖然成立了檔案館，配備了專職的檔案管理員，但人員編制少，各學院（教學部）和各職能部門的兼職檔案員大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，各學院（教學部）、各部門對檔案收集意識淡薄，應收集的沒有收集，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔。另一方面年度移交檔案時各學院（教學部）、各部門不能按時上交，移交的材料用紙不一，用復印件材料存檔；排版頁面頂天立地，不留裝訂余地；用鉛筆、紅筆填寫或劃改；必須填寫的欄目沒填寫；材料內容描述不全或表達不準確。

4.設施落后。學校對檔案管理必備的設備設施配置不夠，已有設備也較為落后。檔案館面積較小，隨著檔案資料的日益增多，目前檔案室硬件設施完全不能滿足檔案規范化管理的需要。

（二）高校檔案管理工作的發展趨向。檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。認清檔案管理現代化的趨向，掌握現代管理知識，推動高校檔案管理規范化。

1.檔案虛擬化。隨著信息技術的發展和網絡技術的普及，以紙質為載體的傳統檔案管理技術將發生根本的變革。無紙化和自動化管理已成為當前的發展趨勢。報告和文件可以通過網上收發，既簡化了文檔收發流程，又使文件的傳遞更加安全、快捷。高校檔案信息共享是檔案管理的目標，這就需要大量的檔案館藏資源，檔案虛擬化就成為必然，所謂虛擬化就是通過網絡互聯實現和類檔案館際之間互借來增加館藏，如果把全國乃至全世界的高校檔案信息通過互聯網資源共享，就大大豐富了檔案資源，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點[1]。

2.檔案數字化。檔案數字化，是指通過計算機、數碼相機、掃描儀等電子手段將檔案資料轉化為電子文檔。檔案數字化后，可利用計算機等電子產品進行智能化檢索，范圍廣、速度快，從根本上解決了傳統紙質檔案給檔案空間帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的很多矛盾。特別是數碼技術、縮微技術與電腦的結合，對高校檔案管理中的圖片、照片出現的滲化和消褪，能有效使原始面貌還原，有利于影像的保存和復制，更有利于電腦檢索圖片案卷，這是高校檔案館建設發展的趨勢。

3.檔案網絡化。隨著信息技術的普及應用，使信息空間越來越大，“足不出戶知大小”已成為現實。這為推進高校檔案網絡化建設提供了客觀的條件。當前，隨著密碼技術、指紋識別技術和電子文件簽署技術的推廣應用，文件資料的安全性提高，給收、發文部門之間建立了安全信任，為高校檔案管理網絡化提供了技術保證。高校檔案管理網絡化已為期不遠。

4.檔案多元化。當前高校檔案載體除紙質、圖片等載體外，出現了磁盤、光盤等為載體的數碼音像制品。使高校檔案館藏多元化，因此，傳統的檔案管理設備必須實現信息化。

5.檔案智能化。隨著高校檔案信息化建設的推進，靠傳統的手工整理、搬運、查閱的檔案管理模式將被淘汰，在新的管理模式下，所有的檔案信息都會通過網絡被計算機自動接收，并自動地進行分類歸檔，實現文檔一體化。

二、推進高校檔案信息化管理是學校事業快速發展的需要

（一）高校檔案信息化管理是推動電子政務發展的需要。目前，高校應歸檔的公務文件絕大多數由計算機打印而成，即先數字化，而后，根據需要轉化成紙質公文的，這為電子政務的實施提供了先決條件。為有效地推動電子政務建設的發展，有必要也有條件對高校檔案管理進行完善和改革，因此高校檔案信息資源是調節、引導電子政務全面發展的需要[2]。

（二）高校檔案信息化管理是基建檔案管理工作的創新的需要了。隨著我國高等教育的快速發展，招生規模不斷擴大，高校的基本建設進入了高速發展時期，高校園區、大學城、新校區建設如雨后春筍蜂擁而上，每個建設新校區的高校要花幾個億或幾十個億投入到學校的征地、建設、原校區舊房的維修與改造等一系列基本建設。高校投入大量的資金建設教學、實驗、辦公、生活輔助用房及配套基礎設施道路、地下管道和環境綠化等等，產生了大量有保存價值的基建檔案資料，這些基建檔案中設計單位提供的設計成果除紙質的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更是直接在電子圖紙上修改、標志，且交存了電子版竣工圖紙；建筑項目的相關信息如工程名稱、立項批文文件、工程規劃建設許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱、合同價、審計決算價、交付使用時間、竣工面積等內容，都以建筑物為單位，逐一形成了電子表格。?因此高校基建檔案管理工作，必須從傳統手工作業方式向信息化管理過渡。

（三）高校檔案信息化管理是學生檔案管理的需要。學生檔案“不僅是人才工程的核心部分，也是積極貯備人才素質材料的信息載體”[3],真實記錄著教育教學的全過程，體現著高等教育改革與發展的整體風貌，從高校角度來看，學生檔案管理工作體現著學校的辦學水平。如果說學生是高校的“產品”，那么學生檔案就是“產品說明書”，是高校展示學校校風學風、綜合實力乃至辦學特色的窗口。從學生角度來看，檔案證明學生在正式進入社會之前的學習經歷、政治面貌、社會關系、品德素養、心理人格、學術水平、綜合能力、實踐技能、身體狀況等，是學生未來人事檔案的重要組成部分和人生履歷的堅實支撐，具有原始性、唯一性特征。“隨著高校教學改革和科學技術的發展，傳統的檔案載體正面臨著更新換代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。”[4]64因此學生檔案管理需要加快信息化建設。

（四）高校檔案信息化管理是教學檔案管理工作的需要。目前隨著高校學生成績管理系統、學生學籍管理系統等系統的建立，原有的教學檔案管理模式已不能適應教學檔案管理工作的需要，這就需要在教學檔案管理工作中逐步引進先進的檔案管理技術，建立網上教學資料的檢索和查詢平臺，實現教學檔案管理的信息化。

（五）高校檔案信息化管理是崗位績效工資實施的需要。人事檔案來源于人力資源管理活動，又反過來為人力資源管理服務，它是國家機構、社會組織在人事、人力資源管理活動中形成的記錄和反映教師學習經歷、工作經歷、社會活動、個人信用等內容，以教師個人為單位保存備查的原始記錄。隨著新的形勢下工資制度的改革，現有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、三年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數據分層按類輸入，使有效數據隨著歷次變動，作出時效分析、培訓分析、獎懲分析等。發揮檔案管理信息管理的功效。

（六）高校檔案信息化管理是科技檔案管理工作的需要。隨著現代信息化技術突飛猛進的發展，對于高校科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，提高高校的綜合運作能力，增強高校的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為高校必須樹立起強烈的創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立高校檔案信息網絡，實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

（七）高校檔案信息化管理是辦公室檔案管理工作的需要。高校不僅是信息的源頭和集散地，而且也是最大信息用戶群和信息價值的實踐者。隨著教學管理信息的普遍化和高度化，原有的管理方式正在發生變化，這就決定了高校整個管理過程都需要大量的信息才能做出準確的預測和決策，才能使管理者在教學管理中實行科學決策。正因為如此，管理信息化在辦公室檔案管理活動中，具有舉足輕重的地位。

（八）高校檔案信息化管理是財務檔案管理工作的需要。在電子與信息技術高度發展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。“由會計電算化產生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財務電子檔案。”[5]它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行“有效地保管、維護與利用，充分發揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。[6]”

三、推進高校檔案館信息化建設的策略

（一）確立原則。隨著現代信息技術在高校檔案管理中的運用，新的檔案管理理論不斷涌現，出現一系列檔案學理論中沒有遇到過的新問題。對這些因新技術而引發的理論問題，必須重新確立高校檔案管理的原則、理論與方法。[7]

（二）頂層設計，試點先行。高校檔案信息化建設是一個復雜的系統工程，沒有現成的、完整的理論體系支撐，也沒有完整的統一指標體系。《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出“，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規、標準為保障的綜合體系，”是一個很復雜的系統工程。要按照頂層設計，統一部署，試點先行，有序推進的原則，分批分階段地實現。

（三）結合實際，突出重點。目前，高校檔案信息化建設要立足學校的實際，重點要放在電子文檔管理上。國家檔案局局長毛福民指出：“檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把高校檔案信息化建設前移至文件形成的各學院（教學部）各部門。對現有庫藏檔案的信息化建設不要急于求成，要立足學校的實際，做好辦公軟件的數據接口對接工作，積極探索高校檔案信息化建設的新路。

（四）循序漸進，規范流程。高校檔案信息化建設要循序漸進，逐步規范自身的流程。要結合學校實際工作，對現有檔案管理進行一次梳理，對于不適應、不符合工作的流程，予以整改。要轉變工作理念，引進國內外檔案管理的先進方法，轉變傳統的“保管”理念上升到“服務”理念。

（五）建立標準、規范體系。根據各高校的管理機制，要建立一個通用性強、兼容性好的文件信息存儲、交換格式標準,確保檔案系統與校園網、校際網之間的檔案信息順利存儲和交換。要充分利用校園網絡資源共享的功能,實現文檔一體化管理,順利將上級來文及各學院（教學部）、各部門形成的文件直接轉換,進入檔案館數據庫,避免檔案人員的重復錄入,保證檔案信息的完整性。

（六）建設專網，強化利用。檔案的真正價值在于利用,檔案信息化建設將有助于推動檔案的廣泛利用。在校園網上建立檔案信息網站,實現信息網上發布、遠程檢索服務、電子郵件服務和公共目錄查詢，同時為學校師生員工提供定向、定題的交互式信息咨詢,根據師生員工的需求對學校檔案信息進行提煉、加工和深層次開發,拓展檔案館的服務功能,提高檔案服務質量。

（七）多措并舉，加強保障。1.制度保障。高校要將檔案館信息化建設作為學校信息化建設的重要議題，要把檔案信息化工作作為各學院（教學部）、各單位業務建設的重要內容，各方齊抓共管，共同推進。

2.資金保障。高校要在每年學校資金預算中，確定一定的資金投入檔案信息化建設工作，確保檔案信息化建設工作健康、穩定的推進。

3.人才保障。高校要優化檔案隊伍整體結構，要為檔案館信息化建設配備專業的計算機人才，要加強檔案管理人員的在職培訓工作，為創建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。[8]

高校檔案館信息化管理是我國高等教育快速發展和適應社會信息化發展的必然趨勢，也是高校服務地方經濟，提升為社會服務能力不可缺少的手段。但這是一個長期的、艱苦的、循序漸進的過程，高校要以檔案信息化為契機，夯實基礎，改革管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

[1]曲衛華,王海英.檔案管理的現代化趨向[J].中醫藥管理雜志,2006-02-28

[2]薛四新.電子校務推動高校檔案管理創新[J].行業,2003,(3).

[3]周冀,孫碧燕.高校學生檔案管理要轉變觀念[J].蘭臺內外,2005(2).

[4]于立華.對高校畢業生電子檔案管理的思考［J］.云南檔案,2010年(5).

[5]姚健萍,葉慧敏.關于會計電算化檔案管理[J].農村財務會計2005,(10)

[6]李銀素,會計檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案天地,2006,(01).