公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作之我見

陳麗萍

（大興安嶺地區(qū)圖書館 黑龍江 加格達(dá)奇 165000）

檔案是作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料，它是國家機(jī)構(gòu)，社會組織和個人在社會活動中形成的。圖書館業(yè)務(wù)檔案是指圖書館在實(shí)踐過程中形成的具有保存價值的文件材料，是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是調(diào)查了解圖書館工作的重要依據(jù)，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃，探索規(guī)律進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。圖書館業(yè)務(wù)檔案管理工作在公共圖書館管理工作中占有重要的作用，這不僅是圖書館工作業(yè)績的真實(shí)反映，也是國家對圖書館進(jìn)行整體評估的重要依據(jù)，檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到圖書館整體管理的質(zhì)量的好壞。

一、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)以及其特點(diǎn)

1、業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容。業(yè)務(wù)檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理。即，檔案實(shí)體管理，

也就是檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。二是對檔案中所包含的信息的管理，即檔案信息管理，就是對檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，以便于檔案信息的開發(fā)和利用，它是為管理工作服務(wù)并對促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供材料，屬于檔案的深層次管理。

2、業(yè)務(wù)檔案管理的性質(zhì)及特點(diǎn)。業(yè)務(wù)檔案管理屬于管理工作，對公共圖書館而言，業(yè)務(wù)檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分，例如：人事檔案是人事管理的一部分，行政管理檔案是行政管理的一部分，其特點(diǎn)具備所有檔案的一切特點(diǎn)，但其資料的原始性，及其真實(shí)性尤為突出。

二、圖書館業(yè)務(wù)檔案管理的必要性

據(jù)參加全國公共圖書館評估定級的專家介紹，在評估定級時發(fā)現(xiàn)，雖然各館都建立了職工考勤和獎懲制度、目標(biāo)管理制度、讀者借閱制度等各項(xiàng)規(guī)章制度，但對圖書館開展的各項(xiàng)活動，讀者流通人次、圖書借閱冊次、服務(wù)效果等業(yè)務(wù)檔案缺乏原始記錄或記錄不全，或者是將有關(guān)檔案隨意堆放，不便查找利用，這都是長期不重視業(yè)務(wù)檔案的結(jié)果。實(shí)際上，圖書館業(yè)務(wù)檔案在圖書館開展各項(xiàng)工作時，作用是非常巨大的，主要表現(xiàn)在：

1、有利于提高管理水平。公共圖書館業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍涵蓋了圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，通過對保存的檔案的整理、分析，便可以了解圖書館工作的全貌，從而及時地發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索出管理的規(guī)律，提出改進(jìn)工作的措施，達(dá)到提高科學(xué)管理水平和提高工作效率的目的。

2、有利于提高服務(wù)工作的質(zhì)量。圖書館業(yè)務(wù)檔案為各部門制定年度工作計(jì)劃提供了量化的可行性參考數(shù)據(jù)，在日常的服務(wù)工作中，通過對相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的歸納，研究、分析，可以了解出讀者的層次，閱讀傾向和不同時期讀者對某種文獻(xiàn)的需求及館藏文獻(xiàn)的利用率，這不僅有利于服務(wù)部門不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)讀者服務(wù)工作，提高文獻(xiàn)利用率，而且還有利于采編部門根據(jù)讀者的需求來訂購文獻(xiàn)資料，最大限度地滿足讀者的需求，充分體現(xiàn)“讀者至上，服務(wù)第一”的服務(wù)宗旨。

3、業(yè)務(wù)檔案資料是圖書館評估定級的重要依據(jù)。檔案資料在評估定級中起著非常重要的作用，對照各項(xiàng)評估標(biāo)準(zhǔn)我們不難發(fā)現(xiàn)，在這些評估標(biāo)準(zhǔn)中，每一部分的評估細(xì)則中都明確規(guī)定要求提供真實(shí)的原始材料，這些真實(shí)材料無一不與業(yè)務(wù)檔案工作息息相關(guān)。由此可見，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理是搞好評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

三、公共圖書館業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化的幾點(diǎn)意見

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，鑒于圖書館檔案管理工作中存在的一些問題，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面加以規(guī)范圖書館業(yè)務(wù)檔案的管理。

1、業(yè)務(wù)檔案收集的規(guī)范性。收集是獲取檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本途徑：圖書館業(yè)務(wù)檔案的收集一般有兩條，一是上級或相關(guān)部門下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件材料，一般定為上級文件類，這類文件基本上屬于指導(dǎo)性文件，業(yè)務(wù)性材料占的比例較少。二是在工作中直接或者間接形成的各種文檔及一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，這部分是圖書館業(yè)務(wù)檔案的主要部分，也就是說我們必須將這部分業(yè)務(wù)檔案作為規(guī)范性管理，其收集方式主要有接收和征集兩種。

2、業(yè)務(wù)檔案整理的規(guī)范性。整理檔案即是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類標(biāo)引、編目并組合排列，組成一個有序體系的過程。圖書館業(yè)務(wù)檔案整理必須要遵循檔案整理的一般原則，保持其文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用，有利于今后的資源共享建設(shè)。

3、業(yè)務(wù)檔案保管的規(guī)范。保管檔案的主要任務(wù)是防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，做好圖書館檔案資料保管應(yīng)工作。

4、業(yè)務(wù)檔案開發(fā)利用的規(guī)范。檔案管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發(fā)利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

5、對業(yè)務(wù)檔案管理員的幾點(diǎn)要求。檔案管理應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，且負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的人員必須具有大學(xué)專科以上學(xué)歷，具備摒棄名利觀念，甘當(dāng)無名英雄和“長作綠葉扶紅花，愿為蠟燭明他人”的職業(yè)道德，并且受過專門的業(yè)務(wù)檔案管理培訓(xùn)，不斷充實(shí)自己，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，才能做好這項(xiàng)工作。檔案員在收集業(yè)務(wù)檔案時應(yīng)堅(jiān)持寧多勿少、寧繁勿簡的原則，盡量使之齊全完整，切記，不要隨便丟棄或私自占有數(shù)據(jù)和資料。

總之，圖書館業(yè)務(wù)檔案的管理，可以反映圖書館的工作成績，反映圖書館各個時期的工作面貌，更重要的是，它是圖書館對社會貢獻(xiàn)大小的真實(shí)記錄，所以，規(guī)范和健全業(yè)務(wù)檔案管理有利于加速圖書館事業(yè)的發(fā)展，對評估圖書館的社會地位、正確認(rèn)識圖書館的社會價值，都有極其重要的意義。據(jù)悉，通過幾次評估定級檢查后，各館均不同程度地加強(qiáng)了檔案管理，建立健全了各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范了檔案管理工作，注重了原始資料的收集、整理和保管工作，提高了管理水平，我們相信，圖書館業(yè)務(wù)檔案工作做好了，一定會更加促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，使我們公共圖書館的管理水平更上一個新臺階，更好地服務(wù)于廣大讀者。

［1］康秀敏.圖書館評估經(jīng)驗(yàn)之我見《圖書館建設(shè)》2008.6.

［2］孟德泉等.對圖書館檔案管理的思考《理論觀察》2006.12.