公共圖書館業(yè)務檔案管理工作之我見

陳麗萍

（大興安嶺地區(qū)圖書館 黑龍江 加格達奇 165000）

檔案是作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料，它是國家機構，社會組織和個人在社會活動中形成的。圖書館業(yè)務檔案是指圖書館在實踐過程中形成的具有保存價值的文件材料，是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是調(diào)查了解圖書館工作的重要依據(jù)，是總結經(jīng)驗、制定計劃，探索規(guī)律進行科學決策的重要參考依據(jù)。圖書館業(yè)務檔案管理工作在公共圖書館管理工作中占有重要的作用，這不僅是圖書館工作業(yè)績的真實反映，也是國家對圖書館進行整體評估的重要依據(jù)，檔案管理工作的優(yōu)劣直接關系到圖書館整體管理的質(zhì)量的好壞。

一、公共圖書館業(yè)務檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)以及其特點

1、業(yè)務檔案管理的內(nèi)容。業(yè)務檔案管理主要包括兩方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理。即，檔案實體管理，

也就是檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。二是對檔案中所包含的信息的管理，即檔案信息管理，就是對檔案中的信息內(nèi)容進行揭示、加工和存貯，形成二次文獻，以便于檔案信息的開發(fā)和利用，它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供材料，屬于檔案的深層次管理。

2、業(yè)務檔案管理的性質(zhì)及特點。業(yè)務檔案管理屬于管理工作，對公共圖書館而言，業(yè)務檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分，例如：人事檔案是人事管理的一部分，行政管理檔案是行政管理的一部分，其特點具備所有檔案的一切特點，但其資料的原始性，及其真實性尤為突出。

二、圖書館業(yè)務檔案管理的必要性

據(jù)參加全國公共圖書館評估定級的專家介紹，在評估定級時發(fā)現(xiàn)，雖然各館都建立了職工考勤和獎懲制度、目標管理制度、讀者借閱制度等各項規(guī)章制度，但對圖書館開展的各項活動，讀者流通人次、圖書借閱冊次、服務效果等業(yè)務檔案缺乏原始記錄或記錄不全，或者是將有關檔案隨意堆放，不便查找利用，這都是長期不重視業(yè)務檔案的結果。實際上，圖書館業(yè)務檔案在圖書館開展各項工作時，作用是非常巨大的，主要表現(xiàn)在：

1、有利于提高管理水平。公共圖書館業(yè)務檔案歸檔范圍涵蓋了圖書館的各項業(yè)務活動，通過對保存的檔案的整理、分析，便可以了解圖書館工作的全貌，從而及時地發(fā)現(xiàn)問題，總結經(jīng)驗，摸索出管理的規(guī)律，提出改進工作的措施，達到提高科學管理水平和提高工作效率的目的。

2、有利于提高服務工作的質(zhì)量。圖書館業(yè)務檔案為各部門制定年度工作計劃提供了量化的可行性參考數(shù)據(jù)，在日常的服務工作中，通過對相關業(yè)務檔案的歸納，研究、分析，可以了解出讀者的層次，閱讀傾向和不同時期讀者對某種文獻的需求及館藏文獻的利用率，這不僅有利于服務部門不斷總結工作經(jīng)驗，改進讀者服務工作，提高文獻利用率，而且還有利于采編部門根據(jù)讀者的需求來訂購文獻資料，最大限度地滿足讀者的需求，充分體現(xiàn)“讀者至上，服務第一”的服務宗旨。

3、業(yè)務檔案資料是圖書館評估定級的重要依據(jù)。檔案資料在評估定級中起著非常重要的作用，對照各項評估標準我們不難發(fā)現(xiàn)，在這些評估標準中，每一部分的評估細則中都明確規(guī)定要求提供真實的原始材料，這些真實材料無一不與業(yè)務檔案工作息息相關。由此可見，科學、規(guī)范的檔案管理是搞好評估的基礎和依據(jù)。

三、公共圖書館業(yè)務檔案規(guī)范化的幾點意見

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，鑒于圖書館檔案管理工作中存在的一些問題，我認為應從以下幾方面加以規(guī)范圖書館業(yè)務檔案的管理。

1、業(yè)務檔案收集的規(guī)范性。收集是獲取檔案，實現(xiàn)檔案管理的基本途徑：圖書館業(yè)務檔案的收集一般有兩條，一是上級或相關部門下發(fā)、轉發(fā)的文件材料，一般定為上級文件類，這類文件基本上屬于指導性文件，業(yè)務性材料占的比例較少。二是在工作中直接或者間接形成的各種文檔及一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這部分是圖書館業(yè)務檔案的主要部分，也就是說我們必須將這部分業(yè)務檔案作為規(guī)范性管理，其收集方式主要有接收和征集兩種。

2、業(yè)務檔案整理的規(guī)范性。整理檔案即是將零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類標引、編目并組合排列，組成一個有序體系的過程。圖書館業(yè)務檔案整理必須要遵循檔案整理的一般原則，保持其文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用，有利于今后的資源共享建設。

3、業(yè)務檔案保管的規(guī)范。保管檔案的主要任務是防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，做好圖書館檔案資料保管應工作。

4、業(yè)務檔案開發(fā)利用的規(guī)范。檔案管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發(fā)利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項工作服務。

5、對業(yè)務檔案管理員的幾點要求。檔案管理應有專人負責，且負責業(yè)務檔案的人員必須具有大學專科以上學歷，具備摒棄名利觀念，甘當無名英雄和“長作綠葉扶紅花，愿為蠟燭明他人”的職業(yè)道德，并且受過專門的業(yè)務檔案管理培訓，不斷充實自己，不斷學習專業(yè)知識，才能做好這項工作。檔案員在收集業(yè)務檔案時應堅持寧多勿少、寧繁勿簡的原則，盡量使之齊全完整，切記，不要隨便丟棄或私自占有數(shù)據(jù)和資料。

總之，圖書館業(yè)務檔案的管理，可以反映圖書館的工作成績，反映圖書館各個時期的工作面貌，更重要的是，它是圖書館對社會貢獻大小的真實記錄，所以，規(guī)范和健全業(yè)務檔案管理有利于加速圖書館事業(yè)的發(fā)展，對評估圖書館的社會地位、正確認識圖書館的社會價值，都有極其重要的意義。據(jù)悉，通過幾次評估定級檢查后，各館均不同程度地加強了檔案管理，建立健全了各項規(guī)章制度，規(guī)范了檔案管理工作，注重了原始資料的收集、整理和保管工作，提高了管理水平，我們相信，圖書館業(yè)務檔案工作做好了，一定會更加促進圖書館事業(yè)的發(fā)展，使我們公共圖書館的管理水平更上一個新臺階，更好地服務于廣大讀者。

［1］康秀敏.圖書館評估經(jīng)驗之我見《圖書館建設》2008.6.

［2］孟德泉等.對圖書館檔案管理的思考《理論觀察》2006.12.