志書數據使用瑣談

詹躍華

（江西省地方志辦公室 江西 南昌 330000）

數據是表示從數量的角度來記述本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀的資料，是志書記述中不可缺少的內容。尤其在志書的經濟部類，數據有著舉足輕重的地位。數據使用得當，可以增強志書可信度，提高志書質量。反之，就會影響志書質量，降低志書使用率。因此，數據使用是一項不可忽視的工作，編纂人員要高度重視，以科學嚴謹的態度，確保入志數據真實準確，連貫系統，具有權威性。

一、數據使用常見的錯誤

由于供稿人員、編纂人員疏忽或專業水平限制等原因，導致志書數據使用出現一些錯誤，比較常見的錯誤有五種：

1.摘抄、計算、排版數據出現錯誤。供稿人員在撰寫稿件時，把本部門、本單位的數據抄錯；編纂人員在編纂稿件時，換算數據出錯；編排人員在排版稿件時，操作不當出現數據錯誤。

2.數據出現常識性、知識性的錯誤。有些數據原本就不符合實際情況，供稿人員照抄照搬，編纂人員不加思索使用，出現常識性、知識性的錯誤。

3.數據分項之和不等于總項。有些數據的分項相加不等于總項，有些數據的分數之和不等于100%，說明數據分項或總項、分數之間必有錯誤。

4.文與表中同一項數據不一致。同一章節的表格數據與正文中的同一項數據相抵牾，表格數據增減趨勢與正文所表達的規律不一致，其中必有數據或文字表述錯誤。

5.跨部類、章節和體裁數據不一致。同一項數據在不同篇章之間、篇章與概述之間、篇章與大事記之間、概述與大事記之間、篇章內不同章節之間不一致，它們之間必有一處數據錯誤。這種錯誤較難發現，應當引起注意。

二、避免數據錯誤的方法

以上五種常見錯誤，有的是原始資料帶來的，有的是編纂人員在使用數據中計算錯誤造成的，有的是在摘抄和排版過程中出現的，有的是編纂或制表時沒有說明造成的。數據錯誤是志書的“硬傷”，事關整部志書的優劣。編纂人員要從思想上提高認識，重視數據使用工作，采取以下核校方法，避免錯誤數據出現。

1.核校志稿數據與原始稿件數據是否一致。核校志稿數據，一定要與供稿部門、單位提供的原始稿件數據進行對比，看其是否一致，如不一致，應作考證，及時糾錯。如某部志稿記述年產值5000萬元以上工業企業28家，而工業部門報送的原始稿件為26家，經核對、了解，原始稿件數據是正確的，是編纂人員在編纂過程中誤把26家寫成28家，應修正為26家。如果原始稿件數據出錯或數據來源不一時，就需對數據作必要的修正或說明。如某部志稿記述農副產品市場35個，但商業部門報送的原始稿件為36個，經了解、考證，發現36個市場有一個是工業品消費市場，故修正為35個。

2.核校志稿數據中常識性、知識性的錯誤。核校志稿數據，要看其是否符合實際情況，倘若與實際不符，應及時糾正。如某部志稿記述2005年縣財政收入138569元，很明顯不符合實際，一個縣的財政收入不可能這么少，而是志稿中少了一個“萬”字，應改為138569萬元。又如某部志稿記1990年與2000年的戶籍人口均為312356人，這也不符合實際，不妨想一想，相隔10年戶籍人口一點變化都沒有是不可能的，這兩年的戶籍人口數據必有一個錯誤，需要與公安部門核實。像這類常識性、知識性的錯誤，就要把志稿數據與實際情況聯系起來核校，糾正錯誤。

3.核校志稿數據分項之和是否等于總項。核校志稿數據，要看分項相加是否等于總項、分數之和是否等于100%，如果它們不相等，應查看原始稿件，必要時深入供稿部門、單位核實，糾正錯誤數據。一是看數據分項相加是否等于總項。數據分項相加大于或小于總項，說明分項或總項有錯。如某部志稿記述商業企業情況：“1987年全縣商業企業1010個，從業人員3267人。其中：全民所有制62個，從業人員726人；集體所有制86個，從業人員782人；個體商業860戶，從業人員1762人……”從中可以看出，商業企業總數1010個比各分項之和1008個多2個，從業人員總數3267人比各分項之和3270人少3人，其中數據分項或總項必有錯誤。二是看分數之和是否等于100%。分數的分子相加不等于100，說明分數有錯。如某部志稿經濟總情記述一、二、三次產業增加值結構比為33﹕42﹕29，三個分數之和為104%，大于100%，顯然分數有錯。檢查分項相加是否等于總項、分數之和是否等于100%，可先采用分項尾數或分數的分子尾數相加檢驗法，如其尾數相加不等于總項的尾數，則肯定有錯。

4.核校文與表中的同一項數據是否一致。核校志稿數據，要看表格數據與正文中的同一項數據是否一致，表格數據的增減趨勢與正文中所表達的規律是否一致，如果它們不一致，可以確定正文或表格數據有錯。如某部志稿工業篇記述1997年工業總產值，正文是306395萬元，表格為306359萬元，兩處數據必有一處錯誤。又如某部志稿工業篇正文記述1996年始鄉鎮工業產值逐年下降，而表中數據1998年鄉鎮工業產值比1996年多，可以斷定正文表述或表中數據有一處錯誤。文與表中數據不一的情況較多，其根源是數據來源不一，或摘抄、編纂、排版過程中出現差錯，因此核對志稿數據時需要加以修正。文與表中涉及計算的數據，有必要重新計算，以增加其準確率和可靠性。

5.核校跨部類、章節、體裁數據是否一致。核校志稿數據，要看跨部類、跨章節、跨體裁的同一項數據是否一致。校對志稿同一部類、同一章節、同一體裁中數據，發現錯誤相對容易些；但對于一些不同部類、不同章節和不同體裁之間的數據錯誤，發現它就比較困難，編纂人員要采用跨部類、跨章節、跨體裁校對數據的方式，去發現和消滅錯誤。跨部類、跨章節、跨體裁的數據錯誤存在兩種情況：一是指不用進行計算就能看出的數據錯誤。它具體表現在同一項數據在不同篇章之間、篇章與概述之間、篇章與大事記之間、概述與大事記之間、篇章內不同章節之間的不一致。如某部志稿概述中記述人口出生率與計劃生育章的數據不同，水利篇所記山塘水庫1987年總數與農業篇的數據不同，大事記所記旱災作物面積與自然地理篇數據不同，等等。這說明它們相對應的同一項數據，必有一處是錯誤的。二是指不經過計算根本看不出的數據錯誤。要想發現和糾正這類數據錯誤，就要有高度的責任心和豐富的工作經驗。否則，根本發現不了，更別說去糾正錯誤。如某部志稿在自然地理篇中土地總面積3967平方公里，而在土地管理章中農用地、建設用地、未利用地面積占土地總面積的百分數，用這3個百分數和它們所對應的具體面積算出來的土地總面積不是3967平方公里。這說明土地總面積或各分項面積、分項面積所占百分數不正確，甚至總面積、各分項面積和各百分數全部錯誤。因此，凡是有可能在志稿的不同部類、不同章節和不同體裁中出現的同一項數據，一定要看其是否一致。如發現數據抵牾，應查明原因，予以糾正。

三、使用數據應注意的問題

采取以上核校方法，把好志稿數據使用關，對于提高志書質量大有益處。但是，編纂人員在使用數據過程中還必須注意以下三個問題。

1.要注意選用權威性的系統性的數據。志書使用的數據，應選取具有權威性、系統性的數據。一是選取有權威性的數據。政府主持編修的志書，其數據應客觀、真實、準確，有權威性，并符合保密規定，能在國內外公開發表。一般而言，志書的數據應首選政府統計部門的統計數據，次選各部門、各單位的統計數據。政府統計部門的統計數據是面對本行政區域全社會、全方位的統計數據，覆蓋面和覆蓋內容比其他部門、單位要廣、要深，更能反映本行政區域的宏觀情況。但是，政府統計部門每年對外公布的統計數據局限于本地國民經濟和社會發展的一些基本數據及政府組織的一些普查、抽查數據，在許多方面不能滿足各行各業的實際需要，反映不了志書各篇章的數量關系。因此，在沒有政府統計數據或政府統計缺項的情況下，只能運用各部門、各行業的宏觀統計數據。如果涉及用部門、單位數據來替代全行業數據時，要與政府統計部門及時銜接并獲得認可。二是選取有系統性的數據。志書要全面系統地反映本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀，需要全面系統的宏觀數據。當然，數據也是分層次的，各層次的數據都需要全面系統。志書使用數據，關鍵是要抓住各層次事物宏觀的基本數據，而不是隨意使用微觀的、零星而不成體系的數據。如志書記述建筑業，只記建筑業管理和幾個主要建筑業企業的指標，不記建筑業的行業發展指標、增加值及其所占比重等基本數據；記述工業園區，不記園區的宏觀經濟發展數據、主要行業的發展指標、企業構成比重等數據，只記企業數量及其產值、利稅等。這樣記述是不夠全面、不夠系統的。志書的數據不僅要全面、層層皆成體系，還要系統地反映志書上下限之間的發展軌跡，特別是反映發展主線的數據不能斷缺。如反映建筑業發展主線的主要指標是注冊企業數、施工產值、增加值及其所占比重，為使這條主線不斷，應記其上下限和中間若干年份的指標，頭尾和中間轉折點的重要年份數據缺失都是主線斷缺。

2.要注意注明數據的來源、口徑與范圍。同一項數據在志稿中多處出現，有時會有出入。究其原因主要有：一是統計部門不同時期的數據統計口徑有出入。統計數據的相關時代、社會背景發生變化，其統計口徑也隨著發生變化。新中國成立后，我國開始實行計劃經濟制度。1957～1978年，社會主義計劃經濟逐步邁向完全的計劃經濟體制，這個時期的社會背景特征是計劃高度集中，記述這一時期的首輪志書，其統計數據的使用比較簡單。中共十一屆三中全會以來，社會主義計劃經濟向社會主義市場經濟轉型，各地經濟體制的改革、多種經濟成分的涌現和企業多元化經濟的發展，統計部門關于國民經濟核算體系發生變化，1984年前采用物質產品平衡表體系，1985～1992年采用中國國民經濟核算體系與物質產品平衡表體系并存的混合體系，1993～2002年采用中國新國民經濟核算體系，2003年以來實施中國國民經濟核算體系(2002)，統計上劃分經濟成分的規定發生變化，使得第二輪志書統計數據的使用情況相對復雜，因而數據的統計口徑有出入。二是統計部門同一時期的數據統計口徑有出入。統計部門每年提供的統計數據有四套，即預計數、快報數、年報數和年鑒數。其中：預計數是統計加估計的合成數據，不公開發表，僅供領導決策參考；快報數是實際統計數，但因出臺較早，統計覆蓋時空層次會有疏漏，一旦年報數出臺，快報數的應用即告結束；年報數是嚴格按照國家統計報表制度的規定，逐級匯總出來的實際統計數，是比較準確的數據，使用時間較長；年鑒數是在年報數的基礎上進一步審定匯編的最終統計數據，一般情況下，它不會變更年報數，只會因政策或統計口徑、統計指標、折算率及計算方法發生變化時才會對年報數作補充、完善。統計部門每年統計的四套數據互有出入，特別是預計數、快報數與年報數、年鑒數的出入較大。三是統計部門與其他部門的數據統計口徑有出入。有時為了完整反映某一方面的情況，同一項數據在志稿中多處出現，有的來自統計部門，有的來自相應的業務部門。這些數據來源涉及兩個或兩個以上的部門、單位，它們之間存在出入。如某部志稿農業篇的“煙葉生產”部分，附“1987～2000年全縣煙葉生產情況”表，表中列出面積、產量、產值、稅金四項，反映了煙葉生產和效益情況，其中播種面積和產量是從統計部門獲取，而產值和稅金從煙草部門取得，數據來源涉及統計局和煙草專賣局。以上三種數據出入需要引起注意，當同一項數據在志稿中不同部類、不同章節、不同體裁使用時，盡量統一使用同一出處的數據，數據必須以政府統計部門公布的為準，不能簡單地將其他部門、單位數據作為權威數據加以使用。如果確實需要使用統計部門沒有的部門、單位數據時，必須注明數據來源。使用統計部門不同時期或同一時期不同口徑的數據，也必須注明數據來源、統計口徑與范圍。

3.要注意避免保密性的數據編入志稿。有些編纂人員把一些涉及保密或個人隱私、敏感問題的數據編入志稿，這是一個需要注意的問題，應該避免。一是避免把涉及保密不能公開的數據編入志稿。由于編纂人員缺乏保密意識，把一些保密規定范圍內的內容及統計數據編入志稿，違反了國家保密法。如軍隊的組織編制、兵力部署、重要的軍事設施、各項勤務、保障事項、預備役人員的儲備情況、戰時動員計劃及可供國家動員的人力物力情況、裝備實力及武器裝備保管辦法等，均涉及保密并有保密期限，在保密期限內不能編入志稿。否則，就是泄密，就是違法。但是，對于超出保密期限并已被解密的內容及統計數據，可以根據志書需要編入。二是避免把涉及個人隱私或敏感問題的數據編入志稿。涉及個人隱私或敏感問題的統計數據，未經個人或部門領導同意，不能編入志稿。如涉及一些外商或民營企業家的資產、收入數額，應予保密，除非個人同意；涉及維穩工作的一些統計數據，未經維穩部門領導同意，也不能公開。關于志稿的保密審查問題，《地方志工作條例》第十二條規定：“對地方志書進行審查驗收，應當組織有關保密、檔案、歷史、法律、經濟、軍事等方面的專家參加，重點審查地方志書的內容是否符合憲法和保密、檔案等法律、法規的規定”。省、市、縣三級志稿應當經過同級保密部門審查通過后方可公開出版，保密部門的審查內容包括統計數據的審查。邀請保密部門專家參與審稿，是避免涉密數據編入志書的一種有效途徑，也是《地方志工作條例》的明文規定，應該依法執行。