從建筑領域糾紛看城建檔案管理

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水 276400）

隨著城市建設快速發展，房地產交易數量迅速增長，城市建設以前所未有的規模和速度進行著?，建筑過程和房地產交易中也產生了不少的問題和糾紛。無論是靠政府部門出面調解還是走司法路徑，都需要城建檔案相關的資料作為依據，從而引起城建檔案的利用率上升，城建檔案管理工作也受到社會各界的廣泛關注。

一、建筑領域糾紛的解決過程中城建檔案起至關重要的憑證作用，城建檔案的重要性日益凸顯

城建檔案是城市建設各項活動的真實歷史記錄，是國家檔案的組成部分。近年來，建筑領域糾紛的不斷增多，城建檔案作為建筑領域解決各種糾紛的原始憑證，其重要性日益凸顯。如在解決工程建設項目款項支付、房地產開發企業違約產生的糾紛、物業管理單位和房產業主之間的糾紛等問題中城建檔案都可發揮重要的作用。其一，解決工程建設項目款項支付問題。在工程項目竣工投入使用后，建設單位因資金不到位拖欠支付施工單位工程款或總承包施工單位拖欠分包施工單位（材料供應商）工程款。為拿到工程款，被拖欠工程款的單位到城建檔案館調取竣工驗收檔案作為追討工程款的依據。其二，解決房地產開發企業違約產生的糾紛問題。房產業主與房地產開發企業之間的糾紛，是購房合同承諾與實際不符的問題。主要指房產業主在購房后與房地產開發企業合同承諾有明顯的差距，從而引起了糾紛。典型的例子有：本該建設的公共綠地改建后期樓房；未按合同上所規定的日期按時交房，并且房地產開發企業在交房時沒有完備案手續。其三，解決物業管理單位和房產業主之間的糾紛問題。物業管理單位和房產業主之間糾紛發生在公共設施的管理和使用問題上。例如：在房產業主不了解的情況時，物業管理單位把屬于房產業主的公共用地或建筑領域的管理用房用來盈利，將建筑領域管理用房改作商業用房，以此獲得商業利益，損害了房產業主的利益。為此，房產業主為了維護自身的權益，提供相應的證據來證明他們侵占了公共用地，這樣就需要到城建檔案館調取有關的審批資料和產權檔案等。在各種糾紛的解決過程中，城建檔案的憑證作用成為解決糾紛的關鍵因素，利益各方及政府部門、司法部門都從中感受到了城建檔案的重要性，城建檔案的科學化管理也成為檔案部門當前的首要任務之一。

二、建筑領域糾紛的檔案利用內容涉及方方面面，要求城建檔案管理進一步規范化、科學化

因為工程項目建設和房地產市場中產生問題和糾紛所涉及的情況復雜多樣，利用者根據糾紛情況，查找的檔案內容也各不相同，常見的利用檔案情況有：1.查閱利用工程前期建設管理類檔案：如建設用地規劃、建設用地審批、建設工程設計方案批復，工程規劃許可證及其附件，勘察設計、監理和施工合同等。2.查閱利用工程施工過程中關鍵性的檔案材料:如工程進度控制、圖紙會審、工程設計變更記錄、施工材料質量證明及試驗報告、隱蔽工程檢查記錄、工程質量檢驗記錄等。3.查閱利用后期工程項目竣工檔案：如竣工驗收文件、竣工圖，竣工決算及竣工決算審計以及計量支付等材料。4.查閱利用受委托公司的測繪成果資料。5.查閱利用購房合同書等。由于建筑領域糾紛的檔案利用內容涉及方方面面，這要求進一步規范城建檔案管理，做到城建檔案資料的歸檔齊全，整理規范，保管安全。

館藏是利用的基礎，只有充實的館藏才能保證檔案利用工作的順利進行。在工程建設和房地產交易活動過程中產生的大量的城建檔案，普遍存在著范圍大、數量多、種類雜的特點。各單位若在此過程中，相關文件資料整理不規范、不及時，歸檔不到位，就會造成檔案的不準確、不完整，檔案的利用更無從談起。因此，城建檔案管理部門嚴格履行城建檔案管理的職責，督查各單位、各部門歸檔文件材料形成情況，嚴格驗收歸檔的文件材料，對缺少歸檔文件材料及時補辦，保證進館的各門類及各種載體形態的檔案都能夠真實完整、準確齊全。同時要拓展檔案收集渠道，建立檔案征集網絡，對歸檔范圍以外有編研價值的文件材料進行征集，建立起內容豐富、結構合理的館藏檔案體系。

三、建筑領域糾紛的檔案利用對象大多不了解建筑業務和檔案業務，要求城建檔案工作者提供更專業、更系統的查檔咨詢和利用服務

建筑領域糾紛的檔案利用對象來自各個領域，概括來說主要有以下幾種：工程項目的開發建設單位，工程項目的施工單位，房地產開發企業、物業管理服務中心、國家公務機關、受糾紛當事人各方委托的律師等等。需要說明的是，在以上利用對象中，較大工程項目的施工單位又包括施工總包單位和各分包單位;建筑材料和安裝設備的供應商等。就建筑材料供應商來說，又分為鋼筋、水泥、砂、石、磚等供應商。國家公務機關有城市管理行政執法局、信訪局、檢察院、法院、稅務局等。以上檔案利用對象大多不懂建筑專業和檔案專業的相關知識，提不出明確的查檔范圍，這就要依靠城建檔案工作者提供更專業、更系統的查檔咨詢和利用服務。

要實現查檔咨詢和提供利用的專業化、系統化，就必須著力提高城建檔案工作者的業務素質和接待能力。一是要熟悉檔案業務。要掌握各門類城建檔案的形成時間、規律、移交情況及整理分類情況等。如城建檔案按照接收來源渠道的不同，又可分為城市建設管理檔案和工程項目竣工檔案。城市建設管理類由市土地房產管理局和市規劃局定期移交給城建檔案館；工程項目竣工類檔案由各建設單位工程驗收完畢后，將按規定歸檔的檔案報送至城建檔案館。城建檔案管理人員要對每一類檔案的具體內容有全面、深入的掌握，只有做到將館藏檔案熟稔于心，如數家珍，才能為利用者提供準確檔案。二是要了解建筑業相關知識。為進一步提高利用檔案水平，做好檔案利用工作，要結合檔案工作，了解建筑行業的相關知識，提高為民服務能力。三是要提升服務理念。城建檔案管理人員要做到耐心細致地接待查檔者，尤其查檔者不懂建筑專業知識和檔案專業知識，沒有明確的查檔范圍時，城建檔案管理人員要認真傾聽查檔者描述其問題糾紛以及查檔目的，提供給查檔者一定查檔方向和數據分析，從中幫助分析通過查閱哪類檔案、哪一案卷是解決問題和糾紛的可靠憑證。

四、建筑領域糾紛的檔案利用需求增長迅速，要求城建檔案管理加快信息化步伐

近年來，建筑領域糾紛不斷攀升，城建檔案利用需求增長迅速，傳統的手工檔案管理模式已遠遠不斷滿足利用的迫切需求，這就要求城建檔案管理加快信息化建設步伐。一是要加強信息資源庫建設。對數字化的檔案數據進行采集、存儲、管理，形成一個社會綜合信息資源庫，并能從海量信息數據庫中提取有價值的信息，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需要。根據《城市建設檔案著錄規范》，將館藏所有城建檔案進行逐卷著錄，將傳統城建檔案館的館藏、立檔單位檔案文件材料、專題信息資源庫和互聯網上與城建、規劃相關的具有檔案價值的信息等收錄其中，包括ASCII的文本文件、專業圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數據形式，并分別建立存貯在數據庫中，以增加信息資源。二是以網絡化的技術手段支持檔案咨詢服務。利用網站實現大量館藏信息資源的的廣泛共享，可在網站上進行檔案查詢、信息發布、網上辦公等，從而更加快速地完成檔案信息服務于社會的職能，而且可以直接迅速地獲取反饋信息，準確掌握用戶的需求，提高服務質量，密切與社會公眾的聯系，提高自身的形象。

五、結語

城建檔案是城市建設各項活動的的原始憑證，是解決建筑領域各種糾紛的有力證據，城建檔案的管理部門要認真做好城建檔案的管理工作，及時為廣大人民群眾提供準確的檔案利用，促進社會和諧發展。