對(duì)鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理工作的探討

梁毅珊

（中山市城建檔案館 廣東 中山 528403）

規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案是規(guī)劃行政主管部門在城市規(guī)劃編制、實(shí)施規(guī)劃行政許可及規(guī)劃監(jiān)督過程中形成的文件，是城市規(guī)劃管理工作的重要組成部分和行政執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容。《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的實(shí)施，強(qiáng)調(diào)了城鄉(xiāng)規(guī)劃的統(tǒng)籌管理。城建檔案是在城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)活動(dòng)中形成的，是進(jìn)行城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的重要基礎(chǔ)資料，對(duì)保障城鄉(xiāng)生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城鄉(xiāng)社會(huì)安全、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件具有十分重要的意義。以前，由于我市鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃管理體制等原因，導(dǎo)致規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案歸檔不夠及時(shí)、保管不夠完善、檔案質(zhì)量得不到保證等問題。因此，加強(qiáng)鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理工作刻不容緩。

一、鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案是城建檔案的重要組成部分，城建檔案是城市建設(shè)總體規(guī)劃和詳細(xì)規(guī)劃的基礎(chǔ)，也是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活動(dòng)的重要憑證和依據(jù)，更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物和地上、地下管理的真實(shí)記錄。依據(jù)這些真實(shí)記錄，可以綜合考慮城市的自然條件、歷史條件、社會(huì)條件等基本因素進(jìn)行城市規(guī)劃。管理好城建檔案有助于規(guī)劃行政審批的順利開展，但有些鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃部門的檔案意識(shí)薄弱，重審批，輕檔案，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理不到位

以前鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃管理部門歸屬鎮(zhèn)區(qū)政府管理，由市規(guī)劃主管部門下放二類工程審批權(quán)限，因此，大量二類工程檔案在鎮(zhèn)區(qū)產(chǎn)生并形成檔案存放，由于對(duì)檔案工作不夠重視，很多鎮(zhèn)區(qū)沒有設(shè)專職的檔案管理人員，而且由于人員素質(zhì)參差不齊，多數(shù)沒有受過檔案專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)收集、整理、立卷、歸檔等工作顯得力不從心，而且管理人員流動(dòng)性大，造成檔案管理不到位，加上部分鎮(zhèn)區(qū)辦公場(chǎng)所條件有限，沒有按照規(guī)范設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，很多未能按照檔案庫房“八防”要求設(shè)置相關(guān)設(shè)備，檔案保管質(zhì)量得不到保證。

（三）管理過程不完善

由于鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃部門對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，人員質(zhì)素參差，造成檔案的形成過程及管理不到位。有些鎮(zhèn)區(qū)在規(guī)劃審批手續(xù)結(jié)束后未能及時(shí)移交相關(guān)文件資料，導(dǎo)致檔案整理及保管工作不能順利開展，而且資料越積越多，加大了檔案歸檔的難度，加上如有人員變動(dòng)的情況，歸檔過程中發(fā)現(xiàn)問題也找不到當(dāng)時(shí)的審批人員了解情況或者補(bǔ)充資料，造成有問題的檔案增多，給檔案的保管及利用造成不便。

二、加強(qiáng)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理工作的必要條件

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高認(rèn)識(shí)是保障

規(guī)劃業(yè)務(wù)審批檔案是城建檔案的重要內(nèi)容，是規(guī)劃行政管理部門在實(shí)施規(guī)劃行政許可及規(guī)劃監(jiān)督過程中形成的，是城市規(guī)劃工作的重要組成部分，是規(guī)劃、建設(shè)行政主管部門依法行政重要依據(jù)。規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案類別多、數(shù)量多，利用率高，在領(lǐng)導(dǎo)決策、城市規(guī)劃建設(shè)管理以及社會(huì)生產(chǎn)生活中發(fā)揮著重要作用。因此，對(duì)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是保護(hù)檔案、提高檔案利用效率、發(fā)揮城建檔案作用的必要工作。

（二）投入足夠的設(shè)施設(shè)備是基礎(chǔ)

要完善規(guī)劃?rùn)n案的管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，必須落實(shí)滿足工作需要的辦公場(chǎng)所及辦公經(jīng)費(fèi)，按有關(guān)規(guī)定配備充足的庫房以及相關(guān)設(shè)備是必不可少的，還有，要加大檔案庫房的安全設(shè)施建設(shè)，保證檔案庫房控制在規(guī)定的溫濕度范圍，裝備安全監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全受控，同時(shí)要根據(jù)檔案保管要求，制定相關(guān)管理制度，保證檔案管理有序開展。

（三）人員配備是檔案工作的關(guān)鍵

檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上直接影響檔案工作的效果，因此，吸收具有檔案管理及建筑規(guī)劃方面專業(yè)的人才充實(shí)到城建檔案管理崗位中，并保持相對(duì)穩(wěn)定是十分有必要的。隨著社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展，需要不斷加強(qiáng)城建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過對(duì)城建檔案的法律法規(guī)、各項(xiàng)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，使檔案管理工作水平得到不斷提高。

三、加強(qiáng)鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案管理工作的措施步驟

（一）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

鎮(zhèn)區(qū)城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)管理的依據(jù)和重要組成部份，去年，我館以市城鄉(xiāng)規(guī)劃局籌建各鎮(zhèn)分局為契機(jī)，在規(guī)劃局領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，明確了市城鄉(xiāng)規(guī)劃局對(duì)全市城建檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃分局成立后，鎮(zhèn)區(qū)城建檔案由我館統(tǒng)一接收管理。

（二）及時(shí)接收

我館專門走訪了港口、板芙、坦洲等鎮(zhèn)，在對(duì)其城建檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案的歸檔整理作了詳細(xì)的指導(dǎo)，目前已初步接收了坦洲、民眾、阜沙、港口等鎮(zhèn)的檔案約2萬卷，保證了城建檔案的完整性以及城建檔案工作的延續(xù)性，今后將分批分次陸續(xù)對(duì)其它鎮(zhèn)區(qū)的歷史檔案進(jìn)行接收。

（三）加強(qiáng)指導(dǎo)

對(duì)今后新形成的規(guī)劃?rùn)n案，我館將制定鎮(zhèn)區(qū)城建檔案管理指導(dǎo)方案，定期派業(yè)務(wù)骨干到鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃管理部門進(jìn)行檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，制定檔案定期移交制度，務(wù)求使檔案得到規(guī)范的管理，保證檔案得到有效的利用，創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地服務(wù)于城鄉(xiāng)建設(shè)的發(fā)展。

隨著社會(huì)的發(fā)展，城建檔案涉及到城市建設(shè)的各個(gè)方面，與城市的發(fā)展息息相關(guān)，必須抓好城建檔案管理，保證城建檔案的完整性、延續(xù)性與規(guī)范管理，更好地發(fā)揮城建檔案的作用，為統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展、建設(shè)宜居城市提供服務(wù)和保障。