公路工程項目聲像檔案的管理與利用

陳龍民

(青萊高速公路臨沂管理處 山東省 沂水縣 276400)

公路聲像檔案資料是公路工程項目檔案中重要的組成部分，相對于文字檔案而言，它能夠將公路的建設情況更加直觀、真實的再現出來，為日后的資料查找及內容核對起到了非常大的作用，由于聲像檔案的特殊性，使得其在采集和保管方面也比文字檔案更加的繁瑣和困難，需要特殊的專業技能作為技術支持。目前，仍有部分承建單位對聲像檔案的認識不足，在公路建設過程中對聲像檔案的重視程度不夠，使得聲像檔案的管理水平難以滿足工程建設檔案管理標準化的要求。因此，加強承建單位聲像檔案管理，提高聲像檔案管理工作水平刻不容緩。本文中，筆者對公路聲像檔案管理存在的問題及應對措施進行了探討。

一、公路聲像檔案管理中存在的問題

1.聲像資料采集無計劃

聲像檔案的采集內容是多方面的，不僅包括項目立項階段、項目設計階段、項目施工階段的聲像資料，還包括項目責任缺陷期的維護和竣工驗收階段的聲像資料，其中以施工階段隱蔽工程情況的聲像資料最為重要，它是對工程質量評價和事故分析的重要依據。由于許多承建單位沒有認識到其重要性，所以并沒有按照公路工程建設的進度，去制定與之相對應的聲像檔案計劃，造成聲像檔案采集隨意性過大，重要階段的聲像資料缺失等情況出現，為聲像檔案資料的采集留下了無法彌補的損失。

2.聲像資料采集意識的缺失

在公路建設過程當中，聲像資料一般是由現場的工程人員或辦公室綜合人員進行拍攝錄制的，這些負責攝錄的人，其中有一部分人都認為這項工作屬于形式主義，并沒有實質意義，拍攝完畢后，并沒有及時的將聲像資料存檔，以至于聲像資料丟失，項目檔案管理工作人員在進行相關記錄時，對公路的具體部位不甚了解，更沒有資料去收集和參考。同時，由于部分工作人員對聲像資料的采集要求不甚了解，技術水平也各有不同，使得資料在收集過程中不夠全面完整，難以保證聲像資料歸檔要求。

3.聲像檔案管理制度不健全

由于對聲像檔案的重視程度不夠，使得部分項目的承建單位在進行聲像檔案資料的采集和保管過程中，并未對其制定系統的管理制度，聲像管理沒有章法；有些承建單位雖然建立起了相關的管理制度，但沒有做到真正落實，日常的歸檔制度也不規范，聲像資料的收集、整理不及時，造成了資料缺失或缺少準確時間和內容，使聲像檔案資料的利用價值大大降低了。例如現場拍攝的照片如果不及時歸檔并附以文字說明，時間久了會影響對照片分類或文字說明的準確性，從而降低了聲像檔案的質量。

4.保管設備及條件不能滿足要求

由于聲像檔案的特殊性，使得其保管條件比紙質檔案的要求更加嚴格，需要恒溫、恒濕、防磁等保存要求。由于承建單位進行公路建設期間，并不重視聲像檔案的保管工作，大多數單位未能采用專業的保管設備，導致底片粘連、照片褪色、磁帶消磁等問題，使聲像檔案無法進行長久的保存和利用。

二、加強聲像檔案管理的措施

1.加強全員的檔案意識

做好檔案管理工作，不僅需要管理員對業務精通，熟悉與公路工程檔案管理方面相關的法律、法規、各項管理制度，更需要增強公路施工單位全員的檔案意識，讓他們充分認識到聲像檔案對公路建設的重要程度，去主動配合、支持聲像檔案從采集、收集到保管等相關工作。公路檔案管理部門要通過單位網站、講座等形式來加強檔案重要性的知識宣傳，積極爭取領導重視和支持，提高員工的檔案意識，努力構建良好的聲像檔案工作氛圍。

2.加強標準化管理

聲像檔案作為檔案整體的一部分，又具有其特殊性，結合當前的聲像檔案管理方面所存在的問題，承建單位應根據檔案管理部門的相關規定，建立起完整、嚴格的檔案管理制度，形成檔案生成—收集—歸檔—保存—開發利用于一體的聲像檔案管理體系。同時對檔案管理制度進行補充和完善，對聲像檔案的收集、歸檔、移交、保管和利用等各個環節做相應規定，細化工作流程，明確管理人員的責任，很抓落實，使聲像檔案管理工作變得規范有序。

3.加強軟硬件投入

聲像資料的專業性非常強，在收集過程中，如果缺少必要的硬件設備和專業人員，就會使聲像資料的價值大打折扣，因此，除了要配備必不可少的聲像檔案采集設備，在經費方面給予充分的保障外，還應定期對聲像資料采集人員、檔案管理人員的專業技能及專業素養進行再培訓和考核，以確保其能夠熟練的掌握專業技能。有良好的專業設備，專業的業務人員，必然使收集的聲像資料質量大幅度提高。

4.加強數字化建設

當今社會是一個計算機網絡技術突飛猛進的時代，要順利實現聲像檔案的開發和利用，就必須要跟上信息化的腳步，加強聲像檔案的數字化建設。

公路檔案管理部門應及時調整館藏結構，接收電子形式的聲像檔案，如光盤、數碼照片等等。新型的電子聲像檔案體積小，容量大，利用起來也更為便利。對傳統載體的聲像檔案要進行必要的數字化處理，比如對老照片進行掃描或翻拍，將磁帶、錄影帶刻錄成光盤，使之轉換為易于保存和共享的數字化信息。

5.加強目標考核

承建單位要加強檔案業務培訓，定期組織檔案管理人員進行專題檔案培訓，拓寬檔案管理人員的視野，加強學習交流，努力提高檔案管理人員的業務水平，為開發利用聲像檔案奠定良好的基礎。與此同時，應建立起卓有成效的檔案管理目標責任的考核機制，實行績效考核，讓工作業績與經濟效益掛鉤，從而調動各方的工作主動性和積極性，不斷提高聲像檔案的質量。

三、公路聲像檔案的開發與利用

聲像檔案作為檔案的一種，其存在的根本目的及價值就是開發檔案信息資源，為公路發展提供服務。作為檔案管理人員就要多渠道、多途徑的做好聲像檔案的開發和利用工作。

1.夯實聲像檔案開發利用的基礎

做好聲像檔案的收集分類工作，是實現公路聲像檔案開發和利用的基本前提和基礎。按照聲像檔案所形成的時間、部門、事件、原因、人物及背景等各種不同的要素，依據聲像檔案歸檔要求，對聲像檔案進行細致的分類整理，做好聲像材料的文字說明，使聲像檔案具有明確的利用價值，以便充分開發公路聲像檔案的信息資源。，

2.建立公路聲像檔案查詢利用系統

公路聲像檔案數量大，為方便查找與利用，需要在計算機網絡技術的幫助下，建立完整查詢利用系統，以便利用者通過計算機網絡能夠查詢所需要的聲像檔案。這種建立在數字化結構基礎上的聲像檔案利用形式，不受時間和空間的限制，實現檔案信息資源的共享，使聲像檔案的價值得到充分的發揮，同時檔案的安全也能夠得到保證，解決了聲像檔案保存和利用之間的矛盾沖突。

3.做好聲像檔案編研工作

充分發揮聲像檔案作用，讓其真正“活”起來，為公路發展提供了有力的支持。檔案管理人員除了做好工程技術聲像檔案編輯外，還要通過聲像檔案編研來做好公路宣傳工作，以印制紀念畫冊，拍攝公路文化專題片等形式，來反映公路人艱苦奮斗的如歌歲月和忠誠服務的嶄新的精神風貌。同時通過公路網站、新聞媒介宣傳戰斗在一線的筑路工人先進事跡，發揮信息宣傳作用，不斷提高聲像檔案的利用價值。