公路工程項(xiàng)目聲像檔案的管理與利用

陳龍民

(青萊高速公路臨沂管理處 山東省 沂水縣 276400)

公路聲像檔案資料是公路工程項(xiàng)目檔案中重要的組成部分，相對(duì)于文字檔案而言，它能夠?qū)⒐返慕ㄔO(shè)情況更加直觀、真實(shí)的再現(xiàn)出來(lái)，為日后的資料查找及內(nèi)容核對(duì)起到了非常大的作用，由于聲像檔案的特殊性，使得其在采集和保管方面也比文字檔案更加的繁瑣和困難，需要特殊的專業(yè)技能作為技術(shù)支持。目前，仍有部分承建單位對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)不足，在公路建設(shè)過(guò)程中對(duì)聲像檔案的重視程度不夠，使得聲像檔案的管理水平難以滿足工程建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。因此，加強(qiáng)承建單位聲像檔案管理，提高聲像檔案管理工作水平刻不容緩。本文中，筆者對(duì)公路聲像檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了探討。

一、公路聲像檔案管理中存在的問(wèn)題

1.聲像資料采集無(wú)計(jì)劃

聲像檔案的采集內(nèi)容是多方面的，不僅包括項(xiàng)目立項(xiàng)階段、項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目施工階段的聲像資料，還包括項(xiàng)目責(zé)任缺陷期的維護(hù)和竣工驗(yàn)收階段的聲像資料，其中以施工階段隱蔽工程情況的聲像資料最為重要，它是對(duì)工程質(zhì)量評(píng)價(jià)和事故分析的重要依據(jù)。由于許多承建單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其重要性，所以并沒(méi)有按照公路工程建設(shè)的進(jìn)度，去制定與之相對(duì)應(yīng)的聲像檔案計(jì)劃，造成聲像檔案采集隨意性過(guò)大，重要階段的聲像資料缺失等情況出現(xiàn)，為聲像檔案資料的采集留下了無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.聲像資料采集意識(shí)的缺失

在公路建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，聲像資料一般是由現(xiàn)場(chǎng)的工程人員或辦公室綜合人員進(jìn)行拍攝錄制的，這些負(fù)責(zé)攝錄的人，其中有一部分人都認(rèn)為這項(xiàng)工作屬于形式主義，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義，拍攝完畢后，并沒(méi)有及時(shí)的將聲像資料存檔，以至于聲像資料丟失，項(xiàng)目檔案管理工作人員在進(jìn)行相關(guān)記錄時(shí)，對(duì)公路的具體部位不甚了解，更沒(méi)有資料去收集和參考。同時(shí)，由于部分工作人員對(duì)聲像資料的采集要求不甚了解，技術(shù)水平也各有不同，使得資料在收集過(guò)程中不夠全面完整，難以保證聲像資料歸檔要求。

3.聲像檔案管理制度不健全

由于對(duì)聲像檔案的重視程度不夠，使得部分項(xiàng)目的承建單位在進(jìn)行聲像檔案資料的采集和保管過(guò)程中，并未對(duì)其制定系統(tǒng)的管理制度，聲像管理沒(méi)有章法；有些承建單位雖然建立起了相關(guān)的管理制度，但沒(méi)有做到真正落實(shí)，日常的歸檔制度也不規(guī)范，聲像資料的收集、整理不及時(shí)，造成了資料缺失或缺少準(zhǔn)確時(shí)間和內(nèi)容，使聲像檔案資料的利用價(jià)值大大降低了。例如現(xiàn)場(chǎng)拍攝的照片如果不及時(shí)歸檔并附以文字說(shuō)明，時(shí)間久了會(huì)影響對(duì)照片分類或文字說(shuō)明的準(zhǔn)確性，從而降低了聲像檔案的質(zhì)量。

4.保管設(shè)備及條件不能滿足要求

由于聲像檔案的特殊性，使得其保管條件比紙質(zhì)檔案的要求更加嚴(yán)格，需要恒溫、恒濕、防磁等保存要求。由于承建單位進(jìn)行公路建設(shè)期間，并不重視聲像檔案的保管工作，大多數(shù)單位未能采用專業(yè)的保管設(shè)備，導(dǎo)致底片粘連、照片褪色、磁帶消磁等問(wèn)題，使聲像檔案無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)久的保存和利用。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理的措施

1.加強(qiáng)全員的檔案意識(shí)

做好檔案管理工作，不僅需要管理員對(duì)業(yè)務(wù)精通，熟悉與公路工程檔案管理方面相關(guān)的法律、法規(guī)、各項(xiàng)管理制度，更需要增強(qiáng)公路施工單位全員的檔案意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案對(duì)公路建設(shè)的重要程度，去主動(dòng)配合、支持聲像檔案從采集、收集到保管等相關(guān)工作。公路檔案管理部門要通過(guò)單位網(wǎng)站、講座等形式來(lái)加強(qiáng)檔案重要性的知識(shí)宣傳，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，提高員工的檔案意識(shí)，努力構(gòu)建良好的聲像檔案工作氛圍。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理

聲像檔案作為檔案整體的一部分，又具有其特殊性，結(jié)合當(dāng)前的聲像檔案管理方面所存在的問(wèn)題，承建單位應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，建立起完整、嚴(yán)格的檔案管理制度，形成檔案生成—收集—?dú)w檔—保存—開(kāi)發(fā)利用于一體的聲像檔案管理體系。同時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，對(duì)聲像檔案的收集、歸檔、移交、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)做相應(yīng)規(guī)定，細(xì)化工作流程，明確管理人員的責(zé)任，很抓落實(shí)，使聲像檔案管理工作變得規(guī)范有序。

3.加強(qiáng)軟硬件投入

聲像資料的專業(yè)性非常強(qiáng)，在收集過(guò)程中，如果缺少必要的硬件設(shè)備和專業(yè)人員，就會(huì)使聲像資料的價(jià)值大打折扣，因此，除了要配備必不可少的聲像檔案采集設(shè)備，在經(jīng)費(fèi)方面給予充分的保障外，還應(yīng)定期對(duì)聲像資料采集人員、檔案管理人員的專業(yè)技能及專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行再培訓(xùn)和考核，以確保其能夠熟練的掌握專業(yè)技能。有良好的專業(yè)設(shè)備，專業(yè)的業(yè)務(wù)人員，必然使收集的聲像資料質(zhì)量大幅度提高。

4.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，要順利實(shí)現(xiàn)聲像檔案的開(kāi)發(fā)和利用，就必須要跟上信息化的腳步，加強(qiáng)聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)。

公路檔案管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，接收電子形式的聲像檔案，如光盤、數(shù)碼照片等等。新型的電子聲像檔案體積小，容量大，利用起來(lái)也更為便利。對(duì)傳統(tǒng)載體的聲像檔案要進(jìn)行必要的數(shù)字化處理，比如對(duì)老照片進(jìn)行掃描或翻拍，將磁帶、錄影帶刻錄成光盤，使之轉(zhuǎn)換為易于保存和共享的數(shù)字化信息。

5.加強(qiáng)目標(biāo)考核

承建單位要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行專題檔案培訓(xùn)，拓寬檔案管理人員的視野，加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，為開(kāi)發(fā)利用聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，應(yīng)建立起卓有成效的檔案管理目標(biāo)責(zé)任的考核機(jī)制，實(shí)行績(jī)效考核，讓工作業(yè)績(jī)與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，從而調(diào)動(dòng)各方的工作主動(dòng)性和積極性，不斷提高聲像檔案的質(zhì)量。

三、公路聲像檔案的開(kāi)發(fā)與利用

聲像檔案作為檔案的一種，其存在的根本目的及價(jià)值就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公路發(fā)展提供服務(wù)。作為檔案管理人員就要多渠道、多途徑的做好聲像檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作。

1.夯實(shí)聲像檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)

做好聲像檔案的收集分類工作，是實(shí)現(xiàn)公路聲像檔案開(kāi)發(fā)和利用的基本前提和基礎(chǔ)。按照聲像檔案所形成的時(shí)間、部門、事件、原因、人物及背景等各種不同的要素，依據(jù)聲像檔案歸檔要求，對(duì)聲像檔案進(jìn)行細(xì)致的分類整理，做好聲像材料的文字說(shuō)明，使聲像檔案具有明確的利用價(jià)值，以便充分開(kāi)發(fā)公路聲像檔案的信息資源。，

2.建立公路聲像檔案查詢利用系統(tǒng)

公路聲像檔案數(shù)量大，為方便查找與利用，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下，建立完整查詢利用系統(tǒng)，以便利用者通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠查詢所需要的聲像檔案。這種建立在數(shù)字化結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上的聲像檔案利用形式，不受時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使聲像檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，同時(shí)檔案的安全也能夠得到保證，解決了聲像檔案保存和利用之間的矛盾沖突。

3.做好聲像檔案編研工作

充分發(fā)揮聲像檔案作用，讓其真正“活”起來(lái)，為公路發(fā)展提供了有力的支持。檔案管理人員除了做好工程技術(shù)聲像檔案編輯外，還要通過(guò)聲像檔案編研來(lái)做好公路宣傳工作，以印制紀(jì)念畫(huà)冊(cè)，拍攝公路文化專題片等形式，來(lái)反映公路人艱苦奮斗的如歌歲月和忠誠(chéng)服務(wù)的嶄新的精神風(fēng)貌。同時(shí)通過(guò)公路網(wǎng)站、新聞媒介宣傳戰(zhàn)斗在一線的筑路工人先進(jìn)事跡，發(fā)揮信息宣傳作用，不斷提高聲像檔案的利用價(jià)值。