高職院校干部人事檔案工作現狀與研究

黃 昆

（江蘇財經職業技術學院，江蘇 淮安 223003）

0 引言

干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由干部主管部門領導與指導，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線，方針和政策，選賢舉能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。

1 高職院校干部人事檔案工作現狀

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校組織工作的重要組成部分，為了加強干部檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案，是高職院校組織人事工作的重要內容。高職院校干部人事檔案工作主要記述和反映領導和教職工個人的經歷，學習情況，工作情況，品德作風等方面原始材料記錄，以個人為單元，按歸檔制度整理、保管、以備查考的信息載體,它是各級組織正確了解和使用干部、職工的重要依據。

近年來，各高職院校根據中共中央組織部、國家檔案局印發《干部檔案工作條例》的要求，進一步加強了干部人事檔案的制度化、規范化、科學化管理，在干部隊伍和師資隊伍建設，保障干部職工的權益，促進人事制度改革等方面發揮了重要的作用。同時我們也應該注意到，目前高職院校院的干部人事檔案管理工作中仍然存在一些突出問題，有待進一步進行研究，保證得到有力解決。

2 干部檔案保管、保護工作注意要點

2.1 高職院校要設立專門的干部檔案管理部門，一般設在學院組織人事處下，要有專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

2.2 檔案放置點要設置專門的檔案庫房，配置鐵質的檔案柜。庫房要設置空調，并且保證去濕，滅火的專用設備。

2.3 庫房的溫度要求：14度－24度為宜；相對濕度45%-65%為宜。

2.4 應要求檔案管理人員每年進行一次全面的核查工作，發現問題及時解決。

3 加強高職院校干部人事檔案管理工作的幾點意見

3.1 提高高職院校全體教職工對干部人事檔案工作的重視

目前絕大多數高職院校對干部人事檔案工作重視度不夠，一些人認為干部人事檔案只是學院管理檔案工作人員的事情，就是保管工作而已，沒有什么重要的。有些學院甚至沒有配置專業放置干部檔案的庫房，沒有專職檔案管理人員。筆者認為要提高全體教職工對干部人事檔案工作的重視，學院領導重視此項工作是做好干部人事檔案工作的前提保證。要在教職工中加大宣傳力度，通過開全體會議，組織全體教職工學習相關的制度法規，學院宣傳部板報，分發材料等方式，讓他們知道這項工作是他們職業生涯息息相關的重要事情。進一步提高各級領導的重視度和廣大教職工的知曉度。還要更新觀念，深化檔案管理工作的改革需求，改變傳統的陳舊理念，積極主動地參與到干部檔案工作中來。

3.2 加強檔案管理人員隊伍建設,提高業務素質

檔案工作不但是一項艱苦細致的工作，而且又是一項默默無聞的工作。所以要切實加強檔案管理人員思想政治工作。要求從事檔案工作的人要淡泊名利，踏實工作，要有較高的政治素質和服務意識。人事檔案工作有較強的機密性，特別在高職院校中，檔案管理人員跟管檔對象日常工作中經常接觸的，要恪守自己職業道德，不能隨意泄露別人檔案情況。同時還必須具備一定的檔案業務知識，政治理論知識、人事管理知識、計算機操作技術等相關知識。還得具備較強的業務能力，扎實的檔案專業基礎知識等，學院要經常組織分管學院檔案工作的老師參加檔案員業務知識培訓工作會議和業務技能提高工作會議。不斷提高其檔案管理業務素質，以適應干部人事檔案現代化管理的需要。

3.3 注重規范干部人事檔案材料的收集工作

收集干部人事檔案，會涉及很多部門，涉及很多人，是政策性比較強的工作。筆者作為學院組織人事處專門從事干部人事檔案材料整理的基層人員，體會頗深。首先要主動加強與學校各個相關部門和各個部門負責檔案人員的聯系，及時掌握材料形成的信息，掌握各部門工作動態及活動規律。加大材料收集的力度。其次對收集到的檔案材料，認真把好鑒定關，要認真仔細審查歸檔材料是否內容完整，是否歸檔材料內容表述準確，是否要求的歸檔手續齊全，是否歸檔材料書寫工整，是否歸檔材料的內容觀點明確。再次要靈活機動，高職院校人事檔案材料雖然面廣量大，但也有一定規律性。在某些特定的時間段，材料比較集中，比如教職工職稱評審，年終教學檢查，考核考評等時間，要抓住這些時機集中收集。最后對于干部檔案材料的收集，歸檔和鑒別工作還得做到規范操作，要把好源頭，對來路不明的材料，認真做好調查核實，提高干部人事檔案的利用價值。

3.4 實行信息化管理，提高人事檔案利用率

要改變手工操作為主的傳統管理方式，利用現代化辦公設備和人事檔案管理軟件，采用科學的方法和技術來管理和利用干部人事檔案。積極進行檔案編研，按照干部隊伍和師資隊伍建設的需要，建立人事檔案自動化管理系統，通過網絡實現人事檔案信息資源共享，建立完備的干部人事檔案管理信息庫，提高人事檔案的使用價值。從而為組織人事工作提供高效、快捷、準確的服務。

4 結語

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，對高校選拔人才、培養人才提供有力的事實依據。高校應不斷完善干部人事檔案管理工作的硬件及軟件設施，努力提高檔案管理員的業務素質、管理整理檔案材料的能力，使高校的干部人事檔案做到“無丟失、無漏洞、無虛假”，為高校更好的管理干部工作提供必要的保障。

［1］張燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2008：200.

［2］中共江蘇省委組織部干部一處.干部人事檔案工作文件選編[M].

［3］劉暢.淺談高職院校干部人事檔案的管理[J].科技向導，2012（08）：83.