運(yùn)用信息化手段整合高職院校檔案信息資源

趙云峰

（濱州職業(yè)學(xué)院，山東 濱州 256603）

高職院校的教學(xué)檔案，是在教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)中逐步形成的，無論是對(duì)社會(huì)還是學(xué)校的發(fā)展，都起到了憑證的作用，并有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考價(jià)值。依照歸檔制度和一定的立卷分類整理、保管和儲(chǔ)存的光盤、軟盤、錄音帶、錄像帶、影片、照片、圖表、文字，通過不同的形式和載體進(jìn)行儲(chǔ)存和記錄的歷史總和。高職院校檔案管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家教育部和檔案局的相關(guān)檔案管理規(guī)定，對(duì)本學(xué)院的保管期限和歸檔范圍進(jìn)行擬定，按照周期對(duì)各類教學(xué)檔案進(jìn)行定期搜集和鑒定，使教學(xué)文件材料保證真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。

1 高職院校檔案管理信息化的意義

由于高職院校基本上是由中專學(xué)校升級(jí)合并而成，和一般本科院校相比，其檔案管理水平和實(shí)施差距非常大，有著相對(duì)落后的信息化程度。整合信息化資源，對(duì)高職院校改革和發(fā)展，具有重要的意義。

1.1 整合信息資源符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)

目前國(guó)家對(duì)職業(yè)院系已經(jīng)加大了投入和重視的程度，高職院校迎來了自己的春天，伴隨著不斷擴(kuò)大的教學(xué)規(guī)模，檔案的類型和種類也在與日俱增，僅僅依靠傳統(tǒng)的方法進(jìn)行海量的檔案信息的分類和管理，根本無法適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。所以必須加快高校檔案信息化的進(jìn)程，確立信息化建設(shè)的基本途徑和方針，提高高職院校信息化管理的水平。

1.2 整合信息資源可促進(jìn)高職院校的管理工作

在高校教育管理中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，要涉及到教師、學(xué)生、科研、教學(xué)等多項(xiàng)工作。通過提升信息化管理水平，可對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范，節(jié)省人力和物力，使工作效率得到大幅提升。新形勢(shì)下，高職院校信息化管理是大勢(shì)所趨，同時(shí)也是信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)選擇。從某種意義上來講，檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)教學(xué)、開展各項(xiàng)教學(xué)和科研活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是服務(wù)社會(huì)的重要途徑。

2 傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息資源分散，無法實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，高職院校檔案管理信息化建設(shè)也在逐步深入進(jìn)行，但是，隨之而來的矛盾逐漸顯現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)無法關(guān)聯(lián)查詢、系統(tǒng)之間相互割裂等問題困擾著我們，逐步形成了“信息孤島”，導(dǎo)致高職院校檔案信息資源管理不能滿足有效利用的需求。

2.2 沒有充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性

因?yàn)楦呗氃盒３闪⒌臅r(shí)間相對(duì)較短，管理經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重缺失，所以在檔案管理中有許多問題存在，部分教師和檔案管理者沒有樹立較強(qiáng)的意識(shí)，檔案沒有發(fā)揮重要的作用，檔案信息化程度普遍不高。很多檔案管理人員“重保管、輕利用”，在保管過程中一直沿用傳統(tǒng)做法。

3 實(shí)現(xiàn)信息化科學(xué)管理與整合，改變檔案管理現(xiàn)狀

高職院校要根據(jù)自身情況以及社會(huì)發(fā)展需求，不斷更新管理理念，要增強(qiáng)管理意識(shí)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理措施，改變傳統(tǒng)的檔案管理辦法。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)版最新檔案管理軟件，逐步完善檔案信息資源整合，進(jìn)行信息化科學(xué)管理，具體應(yīng)落實(shí)以下幾點(diǎn)：

3.1 做好歷史檔案的數(shù)字化整合

首先，做好歷史檔案的數(shù)字化整合，要將全部歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，并且按照類別做好分類，做好檔案條目的著錄以及目錄索引工作，以便于快速查找歷史檔案，更好地發(fā)揮歷史檔案的價(jià)值。其次，建設(shè)最新網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，做好網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源的整合。

3.2 充分運(yùn)用信息化手段

還有，高職院校檔案運(yùn)用信息化手段進(jìn)行科學(xué)管理整合，還要將各類應(yīng)用系統(tǒng)一體化，定制開發(fā)一體化歸檔接口，有效整合各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，逐步完善現(xiàn)有的各應(yīng)用系統(tǒng)無縫銜接，使得各應(yīng)用系統(tǒng)信息資源快速及時(shí)歸檔。高職院校運(yùn)用信息化手段進(jìn)行科學(xué)管理之后，還方便了檔案的管理與使用。網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，極大地方便了相關(guān)查閱者的查找與利用，并且相關(guān)人員可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱，減少了借閱手續(xù)，行政管理成本大大降低。

3.3 整合檔案信息資源，增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值

檔案信息資源實(shí)現(xiàn)信息化科學(xué)管理與整合，不但提高了檔案的管理效率，同時(shí)，也增強(qiáng)了檔案的利用價(jià)值。檔案管理成效顯著。

3.3.1 在線查詢，全文檢索，數(shù)字化整合大大提高了調(diào)閱效率

檔案信息資源數(shù)字化整合以后，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案全文檢索功能，大大提高了調(diào)閱效率。對(duì)歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化整合以后，不但實(shí)現(xiàn)了歷史檔案的輔助辦案功能，還大大提高了辦公效率。同時(shí)，通過全文檢索引擎，可以實(shí)現(xiàn)終端電腦在線查詢，提升了檢索功能，降低了行政管理成本，10秒之內(nèi)就可以快速查找到百萬級(jí)全文數(shù)據(jù)結(jié)果。大大提高了調(diào)閱效率。同時(shí)，為了保證一些機(jī)密檔案的使用安全，我們還可以設(shè)置訪問權(quán)限，根據(jù)調(diào)閱者身份設(shè)置不同等級(jí)的訪問權(quán)限，以免造成一些重要文件泄露。

3.3.2 檔案立卷，即時(shí)歸檔，網(wǎng)絡(luò)化整合提高了檔案利用效率

檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化整合以后，不但增強(qiáng)了檔案管理的時(shí)效性，而且大大提高了檔案歸檔工作效率。理順了工作流程，減少了檔案管理人員檔案收集歸檔的時(shí)間。使得檔案管理員能夠抽出更多的時(shí)間進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、利用與分析，有效利用工作時(shí)間逐步實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變，檔案管理的工作重點(diǎn)向著檔案深層次利用管理方向發(fā)展。即時(shí)歸檔的實(shí)現(xiàn)，不但增強(qiáng)了檔案管理的時(shí)效性，而且使學(xué)校教師和學(xué)生與社會(huì)利用者更加方便快捷的調(diào)閱檔案資料，滿足了各方快速調(diào)閱需求。

3.3.3 系統(tǒng)化整合提升了檔案管理的深度，為教學(xué)提供了更多的幫助

加強(qiáng)各類檔案資源系統(tǒng)化整合。將各類檔案信息資源逐步完善，并且進(jìn)行全面管理與利用。不管是文書類檔案，還是音頻檔案，視頻檔案，各種類型檔案統(tǒng)一管理，所有的檔案類型全部覆蓋，不但增強(qiáng)了檔案管理的廣度，同時(shí)，為檔案管理向著更深層次的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。逐步實(shí)現(xiàn)了重要檔案的四級(jí)管理，為教育工作者提供了更多的幫助。

3.3.4 一體化整合實(shí)現(xiàn)無縫銜接，實(shí)現(xiàn)電子案卷的快速歸檔

建立XML標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)一體化整合無縫銜接，使得應(yīng)用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)一體化整合更加快捷，實(shí)現(xiàn)一體化整合無縫銜接，使閱讀人員能夠快速的通過終端電腦進(jìn)行查詢，如果查詢內(nèi)容屬于查詢權(quán)限范圍，10秒之內(nèi)就可以快速查找到百萬級(jí)全文數(shù)據(jù)結(jié)果。如果超出查詢權(quán)限，可以申請(qǐng)管理人員授權(quán)，未經(jīng)管理人員授權(quán)不能查找。

4 結(jié)語

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，高職院校檔案管理信息化建設(shè)也在逐步深入進(jìn)行，在信息化建設(shè)中一些問題也逐步顯現(xiàn)，例如“信息孤島”現(xiàn)象以及檔案的存儲(chǔ)形式不一致等問題，導(dǎo)致高職信息資源管理不能滿足有效利用的需求。利用科學(xué)手段，有效整合檔案信息資源，不但提高了檔案的管理效率，同時(shí)，也增強(qiáng)了檔案的利用價(jià)值，使檔案管理成效顯著。

［1］馮登峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的制約因素與對(duì)策[D].安徽大學(xué),2010.

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［3］吳建新.淺議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011（26）.