醫療檔案管理信息化的優勢以及實現方式

葉 蘋

江蘇省泰州市人民醫院，江蘇泰州 225300

醫療檔案不僅作為醫生對疾病診斷和制定治療方案的參考對象，而且也是進行醫學科學研究的重要依托依據。隨著社會各個方面的發展,醫療檔案的舉證作用日益凸顯，利用現代化的科學技術對醫療檔案進行信息化管理是醫學發展中的必然趨勢，并體現著一個國家醫學程度的發展水平。醫療檔案管理的現代化是醫學檔案管理實現便捷化的一個重要課題，為了最大限度發揮醫療檔案現代化在醫學建設發展過程中的作用，我們應當積極探索將醫療檔案管理與信息化技術相結合的新方法，促進醫療檔案管理的現代化，實現其最大化優勢。

1 醫療檔案管理過程中存在的主要問題

1.1 醫療檔案管理意識薄弱，檔案利用率沒有充分發揮

醫療檔案工作的開展對于社會各個方面的發展都具有很重要的意義，醫療檔案的最大化利用可以取得最大的社會經濟效益，對于社會管理方面有著舉足輕重的作用。雖然目前社會各個方面也加大了醫療檔案工作的宣傳，但是人們對醫療檔案管理的認識還是沒有很大的改觀，公眾對于醫療檔案的利用效益也沒有從根本上得到認識。部分醫院仍然以醫療服務為根本，忽視了醫療檔案在醫院管理及社會利用中的作用，這種現象在我國較為普遍。同時，由于經營者對檔案管理的重要性認識不夠，缺乏對于醫學檔案管理的科學合理建設與發展，導致檔案資源開發不足。

1.2 醫療檔案管理制度不健全，檔案收集率比較低

在醫院管理工作中，醫院只是制定了適合本醫院的醫院管理制度以及各級各類人員的具體職責，但是由于歷史作用以及醫院行業管理要求，在醫院里面形成多部門管理檔案的混亂局面。醫療檔案管理沒有相應的管理考核目標，形成各個部門的工作比較渙散，沒有嚴謹求實的工作作風。其次鑒于醫療檔案采集技術及存儲成本等原因，醫療檔案信息收集的范圍和層次有限。正是由于醫療檔案管理制度的不夠完善，因而出現了檔案收集率不高以及檔案收集不齊全現象，給檔案管理工作帶來不便。

1.3 醫療檔案管理人員專業技能參差不齊，達不到專業管理標準

由于部分醫院只重視主要工作職能能力，忽視了醫療檔案管理專業職能建設。醫院沒有配備專業的檔案管理人員，各層次醫療檔案管理員多是由護理、其他輔助科室人員轉行過來，缺乏醫療檔案管理的專業知識，導致醫療檔案管理人員專業技能不達標。醫院管理機構設置不夠合理，沒有專業管理人員職務，形成檔案管理混亂局面。此外，現有的部分檔案管理專業人員缺乏接受繼續教育的精神，不及時學習新知識、新方法，更不要說創新與發展了，導致檔案管理工作不能與時俱進，適應不了形勢發展的需求。

1.4 醫療檔案管理硬件設施投入不足，現代化管理水平得不到提高

醫院的經費投入重點都在于醫療器械、大型設備方面，在醫療檔案管理方面投入少之又少。一些醫院因為用房比較緊張，很多房間都作為病房使用，檔案房間做不到閱覽室、存放室、辦公室三室齊全，不符合檔案管理房間的標準。檔案庫房面積不足，不利于檔案的長久保存和方便使用。另外管理設施比較落后，醫療檔案管理停留在手工操作原始狀態，計算機技術的使用僅局限于單項管理，多數單位沒有聯網，信息資源不能共享，從而無法實現醫療檔案信息的交叉檢索和查閱。工作質量的低下，效率不高，制約了檔案管理水平的提升。

2 醫療檔案管理信息化的優勢存在

2.1 檔案信息化有利于長久保留珍貴檔案原件

隨著醫院醫療檔案信息化的發展，醫院對于珍貴的檔案原件可以進行信息化存儲，可以有效的管理檔案原件，既節省存儲空間，還能快速便捷的進行珍貴檔案原件的及時查詢和調閱，同時可以避免檔案原件因過多的調閱而引起損害及丟失的風險。檔案信息化管理對于醫院資料保存以及醫院人員及時查詢翻閱具有積極作用。

2.2 檔案管理信息化對于檔案歸檔方式進行了很大改善

以前檔案管理靠的是純手工勞作，任務繁瑣而且在歸檔過程中容易出現錯誤，檔案管理實現信息化無疑對于醫院信息檔案歸檔存儲工作來說具有很大改觀。利用現代信息技術進行信息存儲以及歸檔，可以保證期間不會出現問題。不但改善了工作條件，保證了工作質量，同時也大大提高了工作效率。

2.3 檔案管理信息化有利于檔案資源整理與社會共享

檔案資源整理主要體現檔案信息的有效性、系統性和共享性，其中根本目的是更有效的擴大檔案資源的適用范圍，讓檔案管理工作順應社會信息化的發展趨勢。電子文件在計算機上面更容易翻閱，可加強對原有檔案的應用程度范圍；同時有利于醫院人員進行瀏覽，隨機存取，提高了檔案的利用率，最大范圍地實現檔案信息資源的社會共享。

2.4 檔案管理信息化使檔案的檢索方式更加便捷

將醫學信息檔案進行信息化管理后，借助電子文檔歸檔和電子目錄，使用便捷的電子信息檢索方式，用戶需要時只需要輸入關鍵詞，相關信息資料就可馬上呈現在電腦屏幕上。在檔案的利用反饋上，信息化使得用戶感受到便捷。另外，醫院各部門只要有需要，就可以準確及時地獲取相關信息。

2.5 檔案信息化突破了傳統的檔案管理模式

傳統的檔案管理模式中，檔案資料存儲大多是紙質的存儲形式。隨著時間的推進，檔案資料數量越來越多，不僅大量占用儲存空間，增加里調閱的難度，另外還需要做好紙質檔案的保管工作，導致檔案信息管理成本很高，使用效率比較低下的問題。電子檔案的使用加速了病人信息的流通，提供了紙質病案所不能提供的服務，其保存時間上也是紙質檔案所不能比擬的。

3 實現醫療檔案管理現代化優勢的途徑

3.1 加大基礎設施投入

一方面引進先進檔案保管設備，實現保管庫房溫濕度自動控制化，營造一個安全合適的檔案信息管理環境。另一方面，引進當今先進信息檔案管理、數字化存儲技術，網絡通訊技術、縮微技術等現代的高科技技術；建立相應檔案信息數據庫，使用高效的管理軟件，提高醫療檔案工作的技術含量和水平，實現檔案管理現代化，促進醫院醫療檔案工作的可持續發展。

3.2 組織培訓檔案信息管理的專業人才

建立相應的技術培訓平臺提高檔案管理人員的信息化水平以及職業道德水平，由被動服務向主動服務轉變，保證信息的真實與完整，培養造就一支專業的適合現代信息時代的檔案信息管理人才隊伍。讓檔案管理人員主動參與醫院管理，這就需要在日常工作中善于發現問題，總結經驗，把握規律，為管理者提出合理的建議，讓信息成為醫院發展的動力，促進醫院的科學發展。

3.3 實現個人疾病信息和治療信息的信息化管理

建立相應的個人疾病信息和治療信息的信息化管理的系統，根據相關的法律法規和醫療檔案管理的規章制度，為服務對象快速，及時地調閱所需要的信息，從更深層次上增強衛生信息的功能服務性，從而提高工作效率和衛生信息效益。

4 結語

隨著現代化技術的發展和人們對醫療檔案信息需求的日益增強，傳統的檔案管理模式越來越顯示出勞動強度高、效率低、信息利用差、檔案占用空間大等缺點。醫療檔案管理信息化對于檔案的保管、改善檔案歸檔效率以及充分發揮醫療檔案價值都具有很重要的作用。在全社會逐步推進信息化的同時，加快實施醫療檔案管理信息化不僅是醫院系統建設的內在要求和必然選擇，也是一項值得重視研究探討的重要課題。

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