船舶登記檔案電子信息化管理初探

徐傳巧

連云港市地方海事局,江蘇省連云港市 222004

1 檔案電子信息化

傳統的檔案管理是以紙質文本為主，管理起來非常的復雜和麻煩，需要耗費大量的人力、財力和物力。隨著計算機技術的發展，檔案的管理上逐漸實現了電子信息化管理。所謂檔案的電子信息化管理，就是借助計算機技術、數字化管理、通信技術等將館藏檔案資料、紙質文檔等檔案資料以機讀的形式進行信息傳輸、收集、篩選和加工，使之轉化為微機軟件形式的文獻資源，供人們利用。

2 檔案電子信息化的優點

隨著互聯網的快速發展和計算機技術的更新換代，船舶登記檔案電子信息化管理迎來了新的發展機遇和挑戰。檔案電子信息化相較于傳統的管理要更為快捷方便、存儲量大、管理更為安全穩定。

2.1 工作效率高

在傳統的檔案管理中更多的工作是依靠管理人員的記憶、手工操作。手工操作要求管理人員既要字跡工整、清楚簡明，又要求不能漏抄、漏寫；既要資料整理齊全，又要資料分門別類；這樣下來的后果是管理人員的工作量大大增加，而且需要耗費巨大的精力去完成工作。而且，在工作中，管理人員也不能保證沒有任何的差錯和疏忽，人腦的容量總是有限的，它與計算機的容量不同，無法實現數字化、智能化。在電子信息化管理中，運用的電子計算機技術，對于穩健的收集、統計、存儲、分類都由計算機來完成。運用一定的計算機軟件對檔案資料進行管理中，使得人的工作量大大減少了，而且計算機管理中檔案資料更加的便捷、有序，提高了工作效率。另外，運用計算機技術，使得檔案資料的二次文獻加工處理更為的方便，花費的時間更少了，人們在對二次文獻資料進行利用時，也可以輕松的拷貝復制，利用起來更加的方便。

2.2 存儲量大

存儲量大這一優點很明顯的可以看出來，紙質文檔的存儲量小，而且需要大空間來進行文檔的存放管理。舉個類似的例子，在大眾傳播媒介中，網絡媒體和報紙媒體，報紙的空間是有限的，只能容納下那么多的新聞，編輯部會對新聞進行重要程度的劃分，然后進行編排；而網絡媒體是依靠內存的，它的容量要比報紙多很多，一篇幾千字的報道在報紙中需要占領很大空間，在網絡媒體中只是幾十或幾百Kb。在檔案資料的電子信息化管理中，運用計算機技術使得存儲量大大的增加了，這是計算機的一大優勢。

2.3 更加安全

在傳統的檔案管理中，如果需要翻閱資料，只能手動的去查閱、翻閱。而眾所周知的是一本書在經過多次的翻閱之后，書本就會逐漸的變舊甚至是變爛，這是由紙的特性所決定的。而電子檔案卻不存在這個問題，相較于紙質文檔而言，電子檔案的壽命更長。電子檔案因為是存儲在計算機中，它不會隨著人們的使用而出現破壞，只有說當管理系統出現故障時才有可能出現問題，這就需要不斷的更新計算機技術，及時的計算機軟件進行更新，對其中存在的漏洞進行修補管理，使得檔案電子信息化管理更加的安全。

檔案電子信息化管理更加安全還體現在信息資料的傳輸上，傳輸的速度更快，傳輸更加的安全。在傳統的檔案管理中總是不可避免的會出現一些文檔在傳遞過程中的丟失現象，文件傳遞依靠郵政系統就不可避免的會出現這樣或那樣的原因造成的檔案資料的丟失現象。而在電子信息化管理中，信息是通過網絡進行傳輸的，那么很明顯的檔案傳輸的速度就加快了很多，通過互聯網，一份文件可以在幾分鐘甚至是幾十秒鐘內就傳輸到了很遠的地方，傳輸的速度大大加快了。在通過網絡傳輸的過程中，通過一些計算機技術避免第三方截取傳遞的信息，這有利于確保安全性。另外，文檔的傳輸中很快傳輸給對方也可以保證傳輸過去的文件的完整性，這樣也提高了安全性。因為在傳統的文檔傳輸中可能會造成文件的損壞和丟失。

3 船舶登記檔案電子信息化管理中出現的問題

3.1 工作人員的業務素質偏低

在目前的船舶登記檔案電子信息化管理中，工作人員的能力普遍偏低，由于電子信息化管理中運用的計算機技術較多，這就需要工作人員要有一定的計算機能力，懂得基本的計算機維護管理知識。但是目前的現狀就是管理人員的工作水平還不能滿足創新發展的要求，管理人員需要提高技術水平，從而配合先進的設備來促進登記檔案的電子信息化管理。

3.2 缺乏標準化、規范化

檔案的電子信息化管理的前提條件是有統一的標準化、規范化的管理，但是由于各種原因使得檔案管理沒有統一的標準，在存儲上不同的文檔也沒有統一的方式，這給檔案電子信息化管理帶來了一定的困擾。

3.3 管理軟件不兼容

不同的登記機關使用的檔案電子信息化管理軟件不同，各自開發的軟件使用的平臺不一、規格不同，使得相互之間不能通用。這種情況導致的結果就是檔案電子信息化管理各行其道，相互之間的文獻資源無法實現共享，這樣也就降低了資源的使用率。

3.4 傳遞周期較長

據悉，船舶登記檔案在登記機關之間的傳輸一般為7天左右，時間相對來說較長，這樣就影響了船舶的正常營運。而且，檔案傳遞期間會存在一些不確定因素和風險，這樣一定程度上影響了船舶的正常營運。

4 解決的對策

4.1 提高工作人員的工作能力

各個機關要適時的對管理工作人員進行培訓，提高他們的計算機技術，在招聘新人時要提高要求，重在對管理人員的計算機技術、職業素質等能力的培養。提高計算機技術，促進他們不斷的改革創新現有的管理方式，提高管理軟件的能力，提高對現有的軟件、計算機的維護能力。而提高他們的職業素質是因為在信息資源的管理中不可避免的會出現一些保密性的文件信息的管理，涉密的檔案信息一旦流傳出現，可能會造成非常大的經濟損失、信譽損失，所以需要加大對管理人員職業素質的培養，樹立牢固的保密意識，促進檔案的管理。

4.2 電子文檔與紙質文檔并存

在檔案信息的管理中不能完全的拋棄以往的紙質文檔，有的時候電子文檔的輸入中會出現一些差錯，保留紙質文檔以便在需要的時候進行對照，保證檔案信息的正確性。

4.3 促進管理制度的標準化建設

電子信息化管理的標準化建設作為工作中的重中之重來進行，這樣可以促進電子信息化管理更為的便捷、安全。

結束語

隨著互聯網技術和計算機技術的發展，船舶登記檔案的電子信息化管理已經成為船舶行業發展中重要內容，電子信息化管理使得工作效率更高、存儲量更大，傳輸中更為安全。不斷的依托計算機技術、通信技術等技術對船舶登記檔案電子信息化管理進行改革創新，可以最大限度的發揮出檔案的作用，促進船舶行業的發展。

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